項(xiàng)目文檔管理，是指在一個(gè)軟件項(xiàng)目開發(fā)進(jìn)程中將提交的文檔進(jìn)行收集管理的過(guò)程。通常，文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不是很受重視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)其重要性時(shí)，往往為時(shí)已晚。整個(gè)項(xiàng)目可能因此變得管理混亂，問(wèn)題產(chǎn)生后無(wú)據(jù)可查。文檔管理對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行有著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵性不容忽視。

在項(xiàng)目過(guò)程中，項(xiàng)目保存的文檔會(huì)涵蓋項(xiàng)目管理、項(xiàng)目調(diào)研、項(xiàng)目開發(fā)、項(xiàng)目應(yīng)用、系統(tǒng)管理、系統(tǒng)測(cè)試驗(yàn)收、項(xiàng)目培訓(xùn)、版本控制、數(shù)據(jù)質(zhì)量管理、用戶手冊(cè)、系統(tǒng)上線等整個(gè)項(xiàng)目周期。如果沒(méi)有文檔管理，這些文檔的保存往往是混亂無(wú)序，無(wú)法快捷的獲得所需信息。沒(méi)有文檔管理，會(huì)使文檔歸檔沒(méi)有正式的管理要求，缺少文檔提交的依據(jù)和規(guī)則。沒(méi)有文檔管理，項(xiàng)目經(jīng)理根本無(wú)法從項(xiàng)目文檔把握項(xiàng)目進(jìn)展情況。通過(guò)文檔管理可以更好的收集整個(gè)項(xiàng)目組成員的各類文檔，通過(guò)合理規(guī)劃管理，能將文檔按目錄保存并同時(shí)提供給整個(gè)項(xiàng)目組的不同成員使用。同時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理還可以很清晰地透過(guò)項(xiàng)目文檔把握項(xiàng)目進(jìn)展情況。
所以，為什么要使用項(xiàng)目文檔管理呢？其重要作用有以下六點(diǎn)。
第一，它是項(xiàng)目管理者了解開發(fā)進(jìn)度、存在的問(wèn)題和預(yù)期目標(biāo)的管理依據(jù)。
第二，大多數(shù)軟件開發(fā)項(xiàng)目會(huì)被劃分成若干個(gè)任務(wù)，并由不同的組去完成。文檔管理則是不同小組任務(wù)之間聯(lián)系的重要憑證。
第三，可提供完整的文檔，保證了項(xiàng)目開發(fā)的質(zhì)量。
第四，項(xiàng)目文檔是系統(tǒng)管理員、操作員、用戶、管理者和其他相關(guān)人員了解系統(tǒng)如何工作的培訓(xùn)與參考資料；
第五，項(xiàng)目文檔將為系統(tǒng)維護(hù)人員提供維護(hù)支持；
第六，項(xiàng)目文檔作為重要的歷史檔案將成為新項(xiàng)目的開發(fā)資源。

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