一、編寫項(xiàng)目任務(wù)書的步驟與批準(zhǔn)參與者
實(shí)踐中，最好先盡早任命項(xiàng)目經(jīng)理，由項(xiàng)目經(jīng)理召集聯(lián)席會(huì)議來(lái)起草項(xiàng)目任務(wù)書。參與會(huì)議的人員有：客戶代表、項(xiàng)目發(fā)起人、項(xiàng)目經(jīng)理、已經(jīng)確定的關(guān)鍵項(xiàng)目成員。編寫項(xiàng)目任務(wù)書的關(guān)鍵在于對(duì)需求達(dá)成早期概念層次的共識(shí)，并對(duì)需求做出回應(yīng)。直到所有人都表示認(rèn)可。一旦項(xiàng)目任務(wù)書完成，就將會(huì)被提交給管理層批準(zhǔn)，這個(gè)批準(zhǔn)過(guò)程是一個(gè)縝密的決策過(guò)程。
批準(zhǔn)過(guò)程的參與者應(yīng)該包括：
1.高級(jí)管理層。管理層的支持，能起到至關(guān)重要的作用，意味著“可以做詳細(xì)的計(jì)劃，授權(quán)的項(xiàng)目可以使用所需的資源。”
2.客戶。客戶在項(xiàng)目管理中也起到重要的作用。
3.職能部門經(jīng)理。項(xiàng)目的可交付成果不是虛無(wú)縹緲的，總是需要有一些部門對(duì)項(xiàng)目的產(chǎn)品或者服務(wù)提供輸入或者從中獲得輸出的。應(yīng)該征求職能部門經(jīng)理的意見(jiàn)和建議，使得他們?cè)谧畛蹼A段就了解項(xiàng)目并對(duì)項(xiàng)目做出承諾。
4.項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理最好能夠在最初階段就確定下來(lái)，并參與起草項(xiàng)目任務(wù)書，這樣他將會(huì)在項(xiàng)目定義和項(xiàng)目批準(zhǔn)過(guò)程中發(fā)揮重要作用。
5.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)核心成員。這里主要指的是團(tuán)隊(duì)內(nèi)的專家們，他們將會(huì)留在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，直到項(xiàng)目最后結(jié)束，讓他們參與到批準(zhǔn)過(guò)程中，可以加強(qiáng)其對(duì)項(xiàng)目的主人翁責(zé)任感。
二、項(xiàng)目任務(wù)書的主要內(nèi)容
項(xiàng)目任務(wù)書并不需要回答項(xiàng)目目的中的所有問(wèn)題，因?yàn)轫?xiàng)目任務(wù)書不是項(xiàng)目可行性研究報(bào)告的替代品。項(xiàng)目任務(wù)書一般包含9方面的要點(diǎn):
1.可測(cè)量的項(xiàng)目目標(biāo)和相關(guān)的成功標(biāo)準(zhǔn)
2.項(xiàng)目的總體要求
3.概括性的項(xiàng)目描述
4.項(xiàng)目的主要風(fēng)險(xiǎn)
5.總體里程碑進(jìn)度計(jì)劃
6.總體預(yù)算
7.項(xiàng)目審批要求
8.委派的項(xiàng)目經(jīng)理以及其職責(zé)和職權(quán)
9.發(fā)起人或者其他批準(zhǔn)項(xiàng)目任務(wù)書的人員的姓名和職權(quán)
三、項(xiàng)目任務(wù)書的注意事項(xiàng)
1.項(xiàng)目任務(wù)書相當(dāng)于項(xiàng)目的憲法，非常重要，具有約束力，它的發(fā)布意味著項(xiàng)目的正式啟動(dòng)。
2.項(xiàng)目任務(wù)書應(yīng)該由高級(jí)管理層編制，或者授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理代為編制，但必須由高級(jí)管理層簽字，以表明高級(jí)管理層為項(xiàng)目提供支持的態(tài)度。
3.項(xiàng)目任務(wù)書必須指定一位項(xiàng)目經(jīng)理，并且明確其責(zé)任和權(quán)力。
4.項(xiàng)目任務(wù)書應(yīng)該分發(fā)給與項(xiàng)目有關(guān)的部門和人員，因?yàn)樵擁?xiàng)目任務(wù)書將會(huì)授權(quán)項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目活動(dòng)中使用組織資源。
5.項(xiàng)目任務(wù)書盡量不出現(xiàn)難懂的技術(shù)術(shù)語(yǔ)。
6.如果有超出項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限外的問(wèn)題，項(xiàng)目任務(wù)書必須明確處理問(wèn)題和升級(jí)問(wèn)題的機(jī)制，并且讓相關(guān)人員知悉。
7.項(xiàng)目任務(wù)書要對(duì)項(xiàng)目的可交付成果進(jìn)行概括性描述，以便于團(tuán)隊(duì)成員了解所做的工作是什么。
8.項(xiàng)目目標(biāo)主要是指項(xiàng)目的績(jī)效目標(biāo)。
9.在范圍說(shuō)明中，要指出項(xiàng)目不能提供的東西，尤其是可能被誤以為已經(jīng)包括在項(xiàng)目范圍內(nèi)的東西。
10.項(xiàng)目任務(wù)書應(yīng)該清晰定義項(xiàng)目的關(guān)鍵里程碑，以此檢查確保項(xiàng)目取得令人滿意的進(jìn)展。
11.項(xiàng)目任務(wù)書不時(shí)一成不變的，如果發(fā)生了重大的變更，就該重新簽發(fā)新的任務(wù)書。
12.對(duì)于外部項(xiàng)目，應(yīng)該先有合同再有項(xiàng)目任務(wù)書。

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