許多公司仍然依靠紙筆或無休止的電子郵件對話來交流項目重要的最新資訊，標記需要立即采取行動的關鍵問題。這可能導致重大的故障停機時間和昂貴的項目中斷。

　　最重要的是，許多利害關系人可能不會一次性分享所有必要的信息，因為他們擔心要負責最初計劃的阻礙問題。這無疑使得試圖確保項目在預算內按時交付的項目主管和領班的處境更加困難。

　　如果選擇依賴Excel或者微信、QQ等工具，項目經理和項目主管最終會犯重大錯誤，因為他們會在沒有準確了解短期計劃和總體計劃的情況下倉促做出決定。

　　換句話說，項目主管需要一種工具，該工具能讓他們充分了解項目，并對每次與他們合作的人保持不同程度的透明度。這是Excel或者微信、QQ等工具不能做到的。

　　你的項目群應反映現實。大多數情況下，錯誤和延誤最終會將你的項目置于極端壓力之下。報告進度的方式似乎是主要的痛點領域之一，因為現場所發生的事和項目群所反映的事之間聯系很差。

　　這種不匹配會導致許多問題，將嚴重損害你的項目：

　　1、延誤管理不善。如果項目團隊沒有意識到現場最嚴重的問題，就不可能及時行動并控制損失。這就是為什么快速標記問題會是項目的力挽狂瀾者。因為在一天結束時，如果你克服了延誤問題，你的預算就是安全的。

　　2. 關鍵信息沒有及時共享。問題總在現場出現。最重要的是，報告和處理的速度有多快，確保不同項目代理之間透明有效的溝通能為項目節省時間和資源。

　　3. 分包商到達現場徒勞無獲。這是前一點的自然延續。為了讓項目按預期發展，所有的團隊都需要達成共識。即便是最輕微的誤解，你的3-6周計劃也會大大滯后。

　　4. 材料丟失或放錯地方。論及材料，對計劃的清晰概述最為重要。如果對接下來發生的事以及當前的項目需求缺乏良好的理解，就可能導致材料受損、丟失或放錯地方。此外，這抹殺了建立標準化材料訂購流程的可能性，該流程有助于減少建筑成本和浪費。

　　5. 沒完沒了的會議和電話。“按照計劃我們做得怎么樣了?”這個問題會在每天的現場會議中引發沒完沒了的討論。用清晰簡單的方式裝備團隊并報告進度，使用正確的數字工具，所有的團隊成員都能實時看到他們在項目計劃進度上的位置。

　　一個典型的億元項目平均每年經歷600次中斷，考慮到所有這些因素，這一點都不奇怪。更為糟糕的是，這些中斷可能需要長達7天才能解決，而25%的中斷從未收到過回復。

　　綜上，如果你想讓項目保持進展，你的項目群就需要反映現實。但要清楚的是，所有建設項目都需要團隊的努力和清晰的溝通，這樣才能成功。