單靠控制是不容易應對風險的,最有用的還是應該在威脅發生前進行預防。那么首先需要做的就是風險的識別。究竟如何可以快速識別項目風險呢?
文檔審查
對項目文檔(包括各種計劃、假設條件、以往的項目文檔、協議和其他信息)進行結構化審查。項目計劃的質量,以及這些計劃與項目需求和假設之間的匹配程度,都可能是項目的風險指示器。
當項目經理獲得了以上提到的文檔后,應當開始進行文檔審查,找出各文檔之間是否有矛盾、紕漏之處。
信息收集技術
頭腦風暴
這是項目團隊常見的信息收集技術,但PM需要注意組織過程。長時間無組織的頭腦風暴只會浪費時間,并不能得到解決問題的方法,甚至會衍生更多的問題。當我們獲得多種方案時,需要在最終確定一個方案,其他人員可以持反對意見,但要保證對結果的服從。
德爾菲技術
德爾菲技術是組織專家達成一致意見的一種方法。項目風險專家匿名參與其中。組織者使用調查問卷就重要的項目風險征詢意見,然后對專家的答卷進行歸納,并把結果反饋給專家做進一步評論。這個過程反復幾輪后,就可能達成一致意見。德爾菲技術有助于減輕數據的偏倚,防止任何個人對結果產生不恰當的影響。
訪談
訪談有經驗的項目參與者、干系人或相關主題專家,有助于識別風險。
核對單分析
可以根據以往類似項目和其他來源的歷史信息與知識編制風險識別核對單。在項目收尾過程中,應對核對單進行審查,并根據新的經驗教訓改進核對單,供未來項目使用。
假設分析
假設分析是檢驗假設條件在項目中的有效性,并識別因其中的不準確、不穩定、不一致或不完整而導致的項目風險。
圖解技術
因果圖,又稱石川圖或魚骨圖,用于識別風險的起因;系統或過程流程圖。顯示系統各要素之間的相互聯系及因果傳導機制;影響圖,用圖形方式表示變量與結果之間的因果關系、事件時間順序及其他關系。
SWOT 分析
這種技術從項目的每個優勢、劣勢、機會和威脅出發,對項目進行考察,把產生于內部的風險都包括在內,從而更全面地考慮風險。
每個項目都并非完美無缺,PM了解項目自身的劣勢和威脅才能及時規避風險。
專家判斷。擁有類似項目或業務領域經驗的專家,可以直接識別風險。項目經理應該選擇相關專家,邀請他們根據以往經驗和專業知識指出可能的風險。需要注意專家的偏見。
當然項目經理并不需要將整個風險管理過程都應用與一個項目,PM可根據項目的實際情況進行調整,將不必要的文檔資料剔除。