企業之所以進行項目管理最主要的目的之一就是為了保障項目進度的順利落實。而項目組為了對項目進度實施有效控制,是需要有一定的前提條件的。同時,對進度的控制也有不少專業的管理手段。
項目進度控制的前提
項目進度控制的前提是有效地項目計劃和充分掌握第一手實際信息,在此前提下,通過實際值與計劃值進行比較,檢查、分析、評價項目進度。通過溝通、肯定、批評、獎勵、懲罰、經濟等不同手段,對項目進度進行監督、督促、影響、制約。及時發現偏差,及時予以糾正;提前預測偏差,提前予以預防
在進行項目進度控制時,必須落實項目團隊之內或之外進度控制人員的組成,明確具體的控制任務和管理職責。要制定進度控制的方法,要選擇適用的進度預測分析和進度統計技術或工具。要明確項目進度信息的報告、溝通、反饋、以及信息管理制度。
項目進度控制應該由部門經理和項目監控人員共同進行,之所以需要部門經理參與,是因為部門經理負責項目一般要負責一定人事行政的責任,如成員的考核、升遷、發展等。他們只有通過軟件開發項目才能更好地了解項目成員,項目也只用通過對他們有切身利益的管理者參與管理才會更加有效。
項目進度控制主要手段
項目計劃書:作為項目進度控制的基準和依據,項目負責人負責制作項目計劃書。項目進度監控人員根據項目計劃書對項目的階段成果完成情況進行監控,如果由于某些原因階段成果提前或延后完成,項目負責人應提前申請并做好開發計劃的變更。對于項目進度延后的,應當分析產生進度延后的原因、確定糾正偏差的對策、采取糾正偏差的措施,在確定的期限內消除項目進度與項目計劃之間的偏差。項目計劃書應當根據項目的進展情況進行調整,以保證基準和依據的新鮮性、有效性。
項目階段情況匯報與計劃:項目負責人按照預定的每個階段點(根據項目的實際情況可以是每周、每雙周、每月、每雙月、每季、每旬等等)定期在與項目成員和其他相關人員充分溝通后,向相關管理人員和管理部門提交一份書面項目階段工作匯報與計劃,內容包括:
對上一階段計劃執行情況的描述;
下一階段的工作計劃安排;
已經解決的問題和遺留的問題;
資源申請、需要協調的事情及其人員;
其他需要處理的問題。
這些匯報將存檔,作為對項目進行考核的重要材料。
在計劃制定時就要確定項目總進度目標與分進度目標;在項目進展的全過程中,進行計劃進度與實際進度的比較,及時發現偏離,及時采取措施糾正或者預防;協調項目參與人員之間的進度關系。
在項目計劃執行中,做好這樣幾個方面的工作:
檢查并掌握項目實際進度信息。對反映實際進度的各種數據進行記載并作為檢查和調整項目計劃的依據,積累資料,總結分析,不斷提高計劃編制、項目管理、進度控制水平。
做好項目計劃執行中的檢查與分析。通過檢查,分析計劃提前或拖后的主要原因。項目計劃的定期檢查是監督計劃執行的最有效的方法。
及時制定實施調整與補救措施。調整的目的是根據實際進度情況,對項目計劃作必要的修正,使之符合變化的實際情況,以保證項目目標其順利實現。由于初期編制項目計劃時考慮不周,或因其他原因需要增加某些工作時就需要重新調整項目計劃中的網絡邏輯,計算調整后的各時間參數、關鍵線路和工期。