我們知道在進行項目計劃制定時，有一項重點是關于對風險的管理，風險存在的不可控變數致使風險一旦預防等準備工作不足就會可能隨時發生變動。所以下面就說說項目管理軟件怎樣做好風險預防”后勤“相關工作。

　　完成文件編制

　　不能充分編制文件的項目團隊對自己的項目所知甚少，就會承受更大的風險。此外，如果你缺乏數據，就很少有機會影響項目進行必要的變動，因為你的提議和協商沒有賴以支撐的足夠事實。bbs.mypm.net

　　細致的項目文件讓你具備確認項目計劃的基礎。本步驟的最終目的是設立并記錄項目計劃，使之符合項目目標并切實可行。

　　項目文件分為三類：定義文件、規劃文件和階段性項目溝通文件。定義文件通常是最早編制的，它們包括高層項目評審、范圍陳述、項目建議書、項目資助、人員配備和組織信息以及項目方法。規劃文件，比如項目工作細分結構和項目資源計劃，也在項目的最早階段編制，并在整個項目過程中，隨著變動的批準和新信息的出現而不斷得到補充。階段性項目溝通文件是在整個項目過程中積累起來的，它們包括狀態報告、會議記錄以及項目回顧。

　　項目文件具備統一、易讀的格式才最有用，因此，你應該采取適當的格式并持之以恒。要找到專人負責文件的創建、保存和分發，確定如何及何時可以并應該改動文件。

　　只有當需要文件的人員隨時可接觸到文件，文件才有價值。在網上存儲文件(附加適當的訪問安全控制)是確保所有團隊成員能接觸并依靠相同信息開展工作的有效途徑。

　　闡明變動控制程序

　　項目計劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細考慮所有變動再加以最后確定。決策者簽署項目文件后，讓項目再出現未經審核的變動是非常冒險的。雖然新信息始終圍繞技術項目流動，保持要求的穩定性對項目成功至關重要。

　　未經管理的變動會導致日程偏離和預算問題。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風險。有效的變動管理流程中，所有變動都被認為是不必要的，除非能證明必須變動。

　　有效控制變動的另一項要求是確保負責變動流程的人員有權推行自己的決定。變動評審者必須在項目中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產生的積極和消極影響。

　　信息是成功管理項目的核心。有關工作和潛在風險的知識是防范問題和項目延遲的首要和最佳手段。對項目風險的總體測評提供了項目目標必要變動的充足理由，因此，它是保護困難項目免遭失敗的最有力的工具之一。

　　當資源不足或日程過緊時，項目風險會增大，知曉項目風險才能為項目成果和所需的工作正確地設定期望。