大家曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況：上級領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是自己需要了解一些細節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會是一項要花費大量的時間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會議能夠使時間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。

　　如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會議上浪費不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。

　　要通過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。通過對會議目標、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會者對會議內(nèi)容有更好的了解，更好的進行準備，這樣有利于節(jié)省會議時間。

　　員工會議應(yīng)該定期舉行，但是這些會議對時間的浪費有時會令人覺得難以置信。時間評定通常能夠使這種狀況得到改善。

　　對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時間、預(yù)計工期、實際工期以及備注的隨時記錄可以為員工會議的準備和管理提供一個非常有效的工具。通常，要指定專人對會議內(nèi)容進行記錄，適當更新小組工作計劃，并且在下一次會議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時糾正問題，及時對工作計劃進行更新，并且為接下來的會議做好準備。

　　已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計劃當中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到一個獨立的區(qū)域當中。計劃主要是列出現(xiàn)在正在進行的工作任務(wù)，作為小組時間管理的工具。同時，計劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項目的詳細資料。

　　了解項目持續(xù)的實際時間與預(yù)計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J為一個項目要持續(xù)的時間同實際持續(xù)的時間的對比有一個清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時間的預(yù)計得到改進。項目持續(xù)時間的預(yù)計將變得更加實際，從時間、成本及范圍等多個方面來看，公司的項目計劃也將因此而得到極大的改善。

　　同樣，隨著這一過程的不斷改進，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項任務(wù)的時間預(yù)計也將更為準確。由于對無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項目持續(xù)的實際時間與預(yù)計時間的對比的了解不僅能夠使對項目持續(xù)時間的預(yù)計變的更為準確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。　　通過對項目持續(xù)時間預(yù)計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務(wù)預(yù)計工期時將更為準確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計劃或是調(diào)整時也能夠有所意識，并且不會由于不合理的時間預(yù)期而引起時間管理上的問題。