軟件工具其實也如“人”一樣，人的工作能力有強弱之分，軟件也優劣好壞，這也是為什么大家在挑選軟件前會大肆對比的原因。

　　一款優秀的軟件不只是基本功能齊全，讓大家的工作操作更便捷、不失誤，更應該可以窺見其內里優異的項目管理理念，提供給大家更優質的思路，讓大家更受啟發，然后讓管理流程更優化。

　　一、階段目標互相關聯，保障進度

　　雖然實現項目的目標通常需要不斷完成一些階段目標來得以實現，但這些階段目標絕不是獨立存在的，各階段任務是不可能彼此分開的，這就是為什么所有的優秀工具都提供任務關聯功能。

　　絕大多數的工具允許你通過幾次點擊和拖放來實現關聯功能，重要事件功能用于沿著時間線在項目中標記重要的或其他特定的點。如果一個里程碑項目(重要事件)臨近，那么攻克這個重要事件將使你的項目朝著正確的方向前進。

　　二、資源管理設置，便于成本分配

　　資源可以是物質(如設備)或者勞動力(你的團隊)，也可以是支出(每個資源的成本)。因此，當項目管理工具提供資源管理功能時，它是非常方便和有效的。這個功能的價值在于能夠幫助項目管理者分配任務，還能計算支出。

　　每個項目經理在設置資源的時候都會考慮到成本問題，他會意識到整個項目的成本和各部分占用的資源是否恰當。因此，在項目管理過程中使用工具軟件的資源管理功能是利于整個企業成本的節省。

　　三、風險管理機制，提前預警防范

　　沒有一個項目不存在風險，不可預見的情況會發生在發展的各個階段。通常，不可預見的發展產生的是消極的影響，但是有時候也會出現積極影響。

　　無論如何，不可預見的情況和風險影響任務的持續時間、進度、期限、預算、參與者等等。如果你從事一個長期而復雜的項目，風險管理這個功能是必須的。

　　因此，為了避免不可預見的支出、項目占用時間太長、業績質量下降，任何管理者都應提前計算所有風險，這個功能是你的項目管理工具必須要有的。

　　四、工作評估功能，公平監督回溯反省

　　工作評估功能可以提供項目經理計劃工作進度和實際工作進度之間的評估和分析。有些項目管理工具有這樣的功能，但這個評估不是自動計算的，所以項目經理必須手動完成這個操作。

　　其中一些可以量化的工作量或指標，可以直接通過系統進行核驗;而大家具體的工作表現和一些不可量化的工作內容，就需要管理者自己根據具體去公平判決了。

　　選擇一個帶有評估功能的軟件會對整個項目團隊有監督作用。這樣直接的評估系統，既可以讓大家看到自己的錯誤與不足，也讓自己對已經做過的事有一個回溯，吸取其中的經驗或教訓。

　　五、信息溝通共享，保證大家實時同步

　　項目的開展就是一個團隊共同完成的一個目標的過程，適時、順暢的溝通，在項目實施或開發的過程中是必須的。

　　那么，項目管理工具除了提供交流能力外，還可以附加文件，沒有人想在外部工具中丟失重要信息。還有一些其他的協作功能，如把你的項目進度用圖表的方式導出。參與項目的任何人可能都需要共享功能，以獲得相關指示或訊息。

　　這些功能讓團隊成員之間，更好的互通信息，彼此保持在一個信息頻道，不會各干各的，不了解互相進度。

　　優秀的項目管理軟件就如一把利器，是項目管理人員手中可以將能力大大加持的“武器”，不但讓大家的工作效率更高，還能幫助解決項目進程可能出現的各種疑難問題。所以，項目軟件現在被運用的愈加廣泛也是情理之中。同時好的軟件也需要好的使用者，我們的思考能力越強，越能將軟件工具最大化利用，功能的作用也會被放大。