為了項目有序的順利開展，大家對于任務需求制定、規劃、實時跟蹤、成本控制等知識掌握的越來越純熟。但對于大型項目而言，在實施過程中若沒有適配的項目管理軟件輔助使用，靠員工線下處理只會愈加繁瑣、讓項目進度受阻。因此，隨著職場需求增大、科技進步發展，項目管理軟件大量涌入市場。

　　1、需求規劃 職能劃分

　　項目參與人員在明確需求后，運用項目管理軟件制定項目計劃，將任務依據輕重緩急，制定完成的時間順序;軟件會根據使用者習慣可選擇各種圖表展現任務時間軸，管理者也可將任務分派給相應負責人員。同時，根據直觀的時間線展示，大家可以隨時看到任務完成度，根據實際情況調整項目進度安排。

　　2、分類細致 快速查找

　　現在行業越來越多，很多企業客戶的分類也越來越廣泛，為了方便項目管理軟件使用者隨時找到需要的客戶信息，軟件在分類、篩選等功能上也格外便捷化;使用者可以通過選擇或搜索各類關鍵字找到相關客戶，看到關聯的所有信息。

　　3、實時跟蹤 進度把控

　　實時跟進了解項目進度是每款項目管理軟件必不可少的功能。一個項目在進行過程中可能會遇到各種各樣的狀況，及時知曉，分析原因，才能對錯誤原因采取正確措施避免產生損失或對項目完成度產生影響。如：工廠企業在生產過程中因設備老化讓生產速度變慢，及時發現后，更換設備，雖有一定成本投入，但會令整個工時加快，另以后的項目同時受益。

　　4、資料歸檔 圖表換算

　　以前傳統的辦公模式項目需求文檔等信息的交流，通過聊天軟件等，長時間文檔易忘記缺失，分散雜亂。項目管理軟件內，大家需將每個進度的文檔等實時上傳，軟件自會歸檔保存，員工隨時都可查看;同時一些資料數據，還可生成需要的表格、甘特圖等展現形式，信息一目了然。

　　5、項目拆分 團隊協作

　　一些大型項目有著較復雜的工序與較長的時間周期，不能僅僅依靠一個單項目單一時間線去完成它，因此就需要項目管理軟件能具有分配子項目與團隊人員的功能。根據項目進程分為不同時間段設里程碑，建立一個個子任務，子任務也可建立成為單項目，配備專門的項目團隊去完成。

　　6、數據分析 科學管理

　　項目管理軟件實時掌握了所有相關信息后，其數據功能是很強大的，可以根據各種行為進行數據分析，讓企業管理者清晰了解公司發展狀況;在管理者做項目調整決策時，這些數據就可做為科學的論據支撐。