我們知道辦公軟件的創(chuàng)新是為了辦公更加便捷，項目管理軟件亦是如此。但要將軟件功能發(fā)揮最大效用，還得了解項目軟件在管理公司中的真正作用。所謂知己知彼百戰(zhàn)不殆，了解作用也能更好幫助管理者，做出更有利于企業(yè)發(fā)展的決策。

　　一、上行下效 團結(jié)一致

　　一根筷子易斷，一把則難度大的多，這是世人都明了的道理;項目要成功，首先，是要整個團隊的團結(jié)一新，向著一個目標方向努力使勁。

　　工作中，大家都各有想法，有時未必存在對錯之分，只是大家看待問題的觀點不同，這樣可能因集思廣益而得到更棒的點子;也可能會讓大家產(chǎn)生不必要的爭論，影響項目工作整體進度。

　　因此，自上而下，建立一定的流程規(guī)范，讓大家都清楚一致的任務目標，不朝令夕改，確保大家能統(tǒng)一的都是為同樣結(jié)果做事，那么只要公司人員都在使用軟件，就可以保持團結(jié)性。

　　二、及時溝通 積極反饋

　　許多問題的產(chǎn)生通常只是話沒有說清楚，在人多的團隊合作時更是如此。因次，在公司開展項目活動時，個人主觀行動各有差異，與人交流溝通和反饋消息未必及時，這是項目管理軟件就很有用了。

　　軟件“強迫”似的讓大家必須及時關注、知道消息，加強必要溝通;同時，任務對應的負責人需要批示和完成的事項會給與直接提示，避免個人忘記回復慢而影響他人工作，甚至項目進程。

　　三、領導全局 輕松管理

　　領導者看似手上直接操作的工作最少，但確可能時最耗腦力的，時刻需要關注全局，做關鍵性決策，項目管理也是如此。

　　而使用項目軟件后，管領者可以借用軟件自定計劃，將任務量化展現(xiàn)，劃分給成員;通過軟件直接觀察所有人的工作情況進度，不用耗腦力去記事情進展時間線;需要自己批示、審核的工作內(nèi)容、流程，也可直接線上操作，不耽誤時間。

　　四、線上統(tǒng)計 規(guī)避誤差

　　線上工具與手動一個最明顯的的區(qū)別就是數(shù)據(jù)統(tǒng)計上的優(yōu)勢。公司管理者需要做冷靜分析，前提是有事實依據(jù)，如此，以前項目的行為記錄，各類信息的統(tǒng)計分析，就是做客觀的存在。

　　人直接的猜測會有多面性結(jié)果，但項目軟件展現(xiàn)的數(shù)據(jù)就是直接事實，比任何人為分析都有說服力，因此基本不會有誤差的項目軟件統(tǒng)計在公司決策上是最有意義的參考因素之一。

　　軟件是為人服務，掌握它，發(fā)揮優(yōu)勢，為企業(yè)帶來利益才是我們項目管理軟件最大的用處。