隨著技術的發展，工具能做的事情越來越多，其有著人工無法做到的優勢。在項目管理過程中，越來越不必可少項目管理軟件的身影，軟件貫穿項目整個從計劃、執行、監督、交付等各個環節，發揮出至關重要的作用。那么在項目管理過程中，大家都運用軟件工具做些什么呢?

　　1、制定整體規劃

　　有了工具后，項目管理者在前期可以運用工具進行項目的整體規劃。可以在軟件上定義項目范圍、羅列可分配的資源、建立時間周期內的日程表單;同時，還可以制定執行計劃、溝通流程方案、測試和維護所需的步驟等。

　　軟件與人工不同，有了軟件的幫助，我們可以設立一定明確的規章制度和預警措施，讓軟件在成員們觸及這些時會出現自動提醒，這樣避免了人為的忽略和忘記，保障了項目執行力。

　　2、組建職能團隊

　　我們知道項目團隊的組成需要各種職能崗位人員的加入，因此，在匹配相應成員前可以運用軟件工具根據項目任務劃分出項目組所需要的具體職能和領導崗位。

　　一個團隊里可能有開發人員、分析人員、測試人員、平面設計師和文案等，通過軟件的WBS進行曾今劃分，就可以清晰知道每個任務大概需要多少人多長時間完成，如此就可以清楚知道需要多少人力資源。管理者還可以詳細羅列出每個崗位的詳細技能要求等，讓公司的人事部門配合協作參照推薦合適人員。

　　3、實時監督進度

　　項目管理進行中，項目經理會參與和監督項目各階段的成功執行，包括監督進度、頻繁的團隊登記和創建工作進度表。這個監督過程純依靠人力自己不定時去查看或記錄是一個較大的工作量，并容易出現誤差的。

　　而項目軟件在這方面的功能是很強大的，它可以實時記錄大家的工作進度，方便管理者直接隨時想看就看，進度細節一目了然。同時各類數據信息都可以在軟件系統內自動生成不同樣式的表單圖標，讓項目經理可以隨時通過總結的數據對項目情況進行分析，規避風險。

　　4、計劃時間預警

　　我們都希望所有項目可以完全按計劃被執行，但隨著項目的發展，對原始計劃的變更幾乎肯定會發生。因此，軟件項目經理必須是風險管理和應急計劃方面的專家，確保在障礙或變更出現時能夠向前推進項目。

　　軟件內的項目計劃一般都是按照時間節點劃分，并設立項目里程碑。當項目進度到達時間節點時，人員沒有進行完成提交，有產生風險的可能，軟件可對任務相關人員包括管理者進行提醒。如此管理人員就可以去詢問判斷是否任務出現困難，會不會致使項目進度延期等。

　　5、預算成本監控

　　預算成本控制是幾乎所有項目經理在整個項目管控過程中一直在做的事。我們可以在項目管理軟件內通過分析后預估大概的預算，并將其以任務或團隊形式分配給所需人員;然后盡可能嚴格地執行預算，調整支出，并在必要時重新分配資金。

　　涉及預算數據是需要保持零錯誤率的，這就顯示了項目軟件的優勢，軟件工具基本在原始數據沒有輸錯的情況下，后面其自動運算是可以保證正確的，可以讓項目經理隨時知曉自己的預算花了多少、還剩多少。

　　6、成果后期維護

　　最后，當項目的產品或任務已經完成后，項目組成員多數已經算基本完成了自己的工作任務。不過還是會安排相關人員持續的產品測試觀察，以便盡早發現和修復故障，調整最終產品以滿足客戶需求。

　　這個過程中，軟件的設置后可以自動全天候“監視”已完成目標的狀態，一旦有bug出現就可以向大家提出警報，提醒相關人員去做改進處理。