項目相關方也稱為項目干系人、利益相關者、風險承擔者,是指能夠影響項目或會受項目影響的人員、團體或組織。管理相關方的期望,并且平衡相關的不同利益,是項目經理的重要職責。
那么,如何提高項目相關方的管理效果?以下方法供大家參考:
1、 繪制利益相關方地圖
典型的利益相關方地圖是在支持/影響矩陣上標出利益相關方個體或利益相關方群體。繪制利益相關方地圖首先要識別出利益相關方尤其是關鍵利益相關方,然后在矩陣上標識出來。矩陣能圖形化和形象化地顯示主要利益相關方及其對項目的重要性,還能顯示利益相關方的互動關系和應該采取的管理策略,是識別、分析和管理利益相關方的重要基礎。
2、明確利益相關方管理的目標
總體而言,利益相關方滿意度是所有項目利益相關方管理的重要目標。利益相關方滿意度指標的高低,能在一定程度說明利益相關方的管理成效。有效引導利益相關方參與的關鍵是重視與所有利益相關方保持持續溝通,以理解他們的需求和期望、處理所發生的問題、管理利益沖突,并促進其參與項目決策和活動。具體來說,運用動態利益相關方支持/影響矩陣,能為利益相關方個體或群體確定具體目標,進而為實現總體目標而制定利益相關方管理計劃、溝通矩陣以及設計更具體的行動方案。這是利益相關方管理的難點所在,也是確保利益相關方管理效果落地的關鍵。
3、借鑒并提高利益相關方管理技能
3. 1 借鑒銷售人員技能
利益相關方管理的工作本質是說服、影響、賦能、改變和勸阻,與銷售人員管理客戶的技能相同。因此,項目管理者應在利益相關方個體的管理方面向銷售專業人員學習技能和技術。
3. 2 借鑒營銷專業人員技能
營銷專業人員尤其是廣告策劃人員深諳受眾心理、意愿和需要,擅長影響整個群體。
4、 制定詳細可行的計劃
運用上述動態化的利益相關方支持/影響矩陣,結合利益相關方清單和利益相關方登記冊,可以進一步創建一份利益相關方管理計劃。
5、 善用經驗,及時總結
善用個人經驗,并不斷總結改進,有助于提升項目利益相關方管理效果。利益相關方管理技能常常源于管理者自身。同理心和移情( 換位思考) 工具可以幫助理解并運用個人經驗。在有些情況下,項目經理應以利益相關方的思維和角度看問題,了解他們有哪些壓力,在本項目的利益有多大,項目剩余時間,影響力如何,常聽誰的建議和意見,等等。
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