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項目工作執行時,怎樣做好項目范圍變更的應對

  雖然項目團隊與客戶通常是甲方乙方的關系,但是也不能對方說什么就做什么。有的客戶是自己在項目管理方面不專業所以提的需求“超綱”了,而有的客戶則是故意為之,既然沒有書面明文規定,那么要求都先提再說,萬一項目組同意做了呢?

  碰到這樣的客戶,若項目組還不將項目范圍確立清楚,只會讓對方“得寸進尺”,距離項目成功完成時間也會越來越遠。因此,項目范圍是對項目執行者與客戶雙方的保障的和約束。

  范圍執行與任務關聯劃分

  制定了項目的范圍計劃后,在項目具體的執行過程中,因為項目的復雜性,會將其分為階段任務去管理,所以項目范圍的內容也可同時劃分為不同交付成果板塊,形成WBS,這樣機構化更一目了然,項目更好管理。

  較為合適方式的是以項目進度來劃分WBS,在項目目標結果的大框架下,下面分層結構似將工作分解,如此,展現方式直觀,時刻關注進度可更好保障項目時間。

  范圍變更應對要積極主動

  其實,在項目管理的過程中,最讓人擔心的不是變動,而是面對變化時沒有積極應對的措施。

  范圍變更的原因有多種,最可能是客戶需求的改變或增加。在客戶主動發生變更行為前,作為項目的管理者在實時跟蹤的過程中,通過項目目標完成的成果進度、質量,也可先行預判客戶發生行為的可能,那么這時項目組可以提前為這種變更做好準備,甚至提前與客戶交流,讓自己掌握主動權,客戶也更信任。

  任何事即使規劃的再好,完全不出變動是不可能的,認真面對、管理才是化風險為無形的方式。所以在遇到沒有征兆的項目變更要求時,項目團隊要盡量將分析實際情況,站在公司角度看問題,甚至需要將項目重新從頭進行規劃。

  大家工作時雖然是聽領導吩咐,但是每個人都有著對應的崗位要求,即:哪些內容可以算是自己的工作內容范疇內的。而對于項目團隊同樣如此,也必須劃定一個項目范圍,讓大家都清楚知道哪些任務才可以讓項目組去完成。  我們需要知道項目范圍是項目團隊接受任務的考量依據,也是拒絕客戶“無理”要求的憑證,所以做好范圍管理,是后面項目工作順利開展的基礎。

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