一個項(xiàng)目的收尾,一般從項(xiàng)目的可交付成果得到相應(yīng)相關(guān)方的正式驗(yàn)收之時開始,收尾階段項(xiàng)目管理工作的主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容:
1、促進(jìn)可交付成果的移交
促進(jìn)可交付成果的移交,使得項(xiàng)目交付成果在移交之后能夠正常投入使用,發(fā)揮預(yù)期價值。不管是內(nèi)部項(xiàng)目還是客戶項(xiàng)目,項(xiàng)目移交不僅涉及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目客戶(項(xiàng)目產(chǎn)品的使用者)之間的移交,同時還涉及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和運(yùn)維團(tuán)隊(duì)(項(xiàng)目產(chǎn)品的維護(hù)者)之間的移交。移交工作包括責(zé)任主體的轉(zhuǎn)移、相關(guān)知識的轉(zhuǎn)移、項(xiàng)目資料的轉(zhuǎn)移等,移交過程應(yīng)該簽署正式的移交備忘錄。
2、文檔整理和提交
項(xiàng)目管理辦公室有負(fù)責(zé)企業(yè)中所有項(xiàng)目文檔的保存、管理和利用的職能,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)要求的目錄框架整理并提交全部項(xiàng)目文檔。在項(xiàng)目實(shí)施過程中,如果已經(jīng)要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)定時向組織項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫中同步了項(xiàng)目文檔,那么,此時項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在文檔方面的工作只是拾遺補(bǔ)闕,不會有太多的工作量。另外,在項(xiàng)目啟動和計(jì)劃階段,通常要求項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供項(xiàng)目中指定工作的度量值信息,如活動實(shí)際歷時、活動實(shí)際成本等,那么在項(xiàng)目收尾階段,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要根據(jù)要求及時提供。
3、相關(guān)方滿意度調(diào)查
在項(xiàng)目收尾階段,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)組織的要求,調(diào)查項(xiàng)目相關(guān)方對項(xiàng)目實(shí)施過程和結(jié)果的滿意度,并提交調(diào)查結(jié)果,作為考評項(xiàng)目績效、項(xiàng)目經(jīng)理績效,以及組織流程持續(xù)改進(jìn)的重要依據(jù)。
4、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)
項(xiàng)目經(jīng)理召開項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部會議,回顧整個項(xiàng)目實(shí)施過程,回訪項(xiàng)目中出現(xiàn)的重要問題。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)需提交,作為組織過程資產(chǎn)的補(bǔ)充。
5、績效評價
績效評價的標(biāo)準(zhǔn)和方式應(yīng)有組織統(tǒng)一制定,項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)相關(guān)的要求完成每位項(xiàng)目成員的績效評價,績效評價的結(jié)果在得到項(xiàng)目成員的確認(rèn)之后,由項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行提交,作為員工績效考評的重要依據(jù)之一。
6、解散團(tuán)隊(duì)
項(xiàng)目是一種“臨時性”的管理工作,當(dāng)項(xiàng)目收尾完畢,就可以解散項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),以便將資源返還相應(yīng)的資源池。