目標是所有項目都需確立的事,它是大家項目管理工作的指向標,也是讓項目成員行動一致的緣由。因此,制定行之有效的項目目標是項目開始時期的重要事情。
要知道,目標不能是只有美好假面的“假、大、空”,讓成員都無法相信;也不能為了害怕困難,制定一個較好實現的目標,讓團隊覺得被看輕,完成后大家就“偷懶摸魚”;更不能是對公司沒啥意義的,只是為了完成工作而定。
因此,項目管理者在制定目標時,需要考量自己所設的目標是否符合項目目標的五要素,如此才能讓項目進程良性發展。
一、明確性
明確的目標幾乎是所有成功項目的一致特點,所謂明確就是要用具體的語言清楚地描述要達成的目的。很多項目不成功的重要原因之一就因為目標制定的模棱兩可,或沒有將目標有效的傳達給相關的項目成員。
目標設置要有項目、衡量標準、達成措施、完成期限以及資源要求,在對項目目標進行評價時能夠很清晰的看到部門階段性,就是某一個周期內,例如:月、季度、一個迭代周期等,計劃要做哪些那些事情,計劃完成到什么樣的程度。
二、可衡量性
可衡量性就是指目標應該是明確的,而不是模糊的;應該有一組明確的數據,作為衡量是否達成目標的依據。
如果制定的目標沒有辦法衡量,就無法判斷這個目標是否實現。比如,有一天項目經理問:“這個目標離完全實現大概還需多長時間?”團隊成員的回答是:“我們已經實現了啊”。這就是項目經理和團隊成員對目標所產生的一種分歧,原因就在于沒有給他一個定量的可以衡量的分析數據。但并不是所有的目標可以衡量,有時也會有例外,比如說大方向性質的目標就難以衡量。
目標的衡量標準最好遵循“能量化的量化、不能量化的質化”的準則,使制定人與考核人有一個統一的、標準的、清晰的可度量的標尺,杜絕在目標設置中使用形容詞等概念模糊、無法衡量的描述。
三、可實現性
目標是要能夠被執行人所接受的,如果上級利用一些行政手段,利用權利的影響力把自己所制定的目標強壓給下屬,下屬典型的反映是一種心理和行為上的抗拒。一旦有一天這個目標真完成不了的時候,下屬有一百個理由可以推卸責任:你看我早就說了,這個目標肯定完成不了,但你堅持要壓給我。
控制式的領導喜歡自己定目標,然后交給下屬去完成,他們不在乎下屬的意見和反映,這種做法越來越沒有市場。今天員工的知識層次、學歷、自己本身的素質,以及他們主張的個性張揚的程度都遠遠超出從前。因此,領導者應該更多的吸納下屬來參與目標制定的過程,即便是團隊整體的目標。
目標設置要堅持員工參與、上下溝通,使擬定的工作目標在組織及個人之間達成一致。既要使工作內容飽滿,也要具有可達性。可以制定出需要努力拼一下才能夠達成目標,但是不要制定可望不可及的目標。
四、相關性
目標的相關性是指實現此目標與其他目標的關聯情況。如果實現了這個目標,但對其他的目標完全不相關,或者相關度很低,那這個目標即使被達到了,意義也不是很大。畢竟工作目標的設定,是要和角色與職責相關聯的。
目標設置要要考慮目標之間的彼此關聯性,以及不同崗位、角色的職責劃分,不要出現交叉職責的目標。一旦出現,對于這樣工作目標需要進行拆分;如果不能及時進行細化,則需要進行必要的說明和澄清。
五、時限性
目標特性的時限性就是指目標是有時間限制的。例如,某軟件迭代的時間是3個周,將在幾月幾日周幾完成,這個具體時間點就是一個確定的時間限制。沒有時間限制的目標是沒有辦法達成的,未來會產生諸多的誤解。
目標設置要具有時間限制,根據工作任務的優先級、過程管理、事項的輕重緩急。擬定出完成目標項目的時間要求,定期檢查項目的完成進度,及時掌握項目進展的變化情況,以方便對工作內容、工作事項及時進行調整,以及根據工作計劃的異常情況變化及時地進行變更控制。
目標不是一個隨意想象出來的東西,是團隊要真正去實施完成的,因此它的制定需要慎重,確保它的行之有效也是確保項目本身的意義。