項目管理理論與方法在全球范圍內的廣泛應用,已經為推動社會進步發揮了巨大作用。其理論方法雖然經過半個世紀的發展,但在學術界仍然不被認為是一個特有的學科。項目管理是一種實踐還是一門學科的爭論依然存在,這種爭議和組織對項目管理的應用系統性與全面性不足有直接關系,大多數組織還是將項目管理用于時間進度管理及任務分解結構等工具層面的管理實踐。較少的組織能夠全面地利用項目管理理論指導管理實踐。本文將對項目管理軟件應用的多維度集成創新模式進行總結分析,提出基于管理過程、生命周期、知識領域、資源與目標5個維度的項目管理集成創新模式,供項目管理實踐參考。
1、項目管理應用體系的演進
項目管理方法通常被認為是戰爭和軍事競賽對目標實現的高效和精確要求的產物,如第一次世界大戰期問的甘特圖和第二次世界大戰時代的PERT法。在20世紀50年代,CPM和PERT技術的完善和向民用項目管理的普及,標志著近代項目管理學科誕生并逐漸步入成熟期。進入20世紀90年代以后,隨著信息時代的來臨,高新技術產業得到飛速發展并成為支柱產業,項目的特點也發生了巨大變化,管理人員發現許多在制造業經濟下建立的管理方法,到了信息經濟時代已經不再適用。
企業發現項目管理在運作方式上最大限度地利用了內外資源,從根本上提高了中層管理人員的工作效率,于是紛紛采用這一管理模式,并成為企業重要的管理手段。經過長期探索總結,在發達國家中,現代項目管理逐步發展成為獨立的學科體系和行業,成為現代管理學的重要分支。
隨著項目管理的發展,項目管理的內容已經超越了最初的定義。一些新的研究專題正逐漸成為熱點,如基于項目的管理;以項目為對象的管理;組織的項目管理(Organizational Project Management),包括項目管理(Project management)、項目集管理(Program management)和項目組合管理(Portfolio management)的3個層次管理、以及項目管理辦公室(Project Management Office)、組織的項目管理成熟度模型(Organizational Project Management Maturity Model)。Soderlund對項目管理研究的核心雜志《國際項目管理期刊》1993-2002年間的文獻分析發現,關注公司關系(如公司間項目)和單個公司內項目間關系(如多項目組織)的文獻快速增加。
這些研究都是在原有單項目管理的理論及方法的基礎上,通過集成創新不斷衍生的。為了總結項目管理集成創新模式,幫助組織更好更全面地應用項目管理理論與方法。實現組織價值創新的目標,本文總結了關于項目管理的5個維度及其集成創新模式。
2 項目管理的5個維度及其集成創新模式
2.1 管理過程維度——啟動、計劃、執行、監控、收尾
管理的過程一般被認為是“被實踐證明”的標準,即必須遵守的工作范例和流程。項目管理的過程被定義為五大過程組,這些過程組通過所產生的結果相互關聯一個過程的結果或成果往往成為另一個過程的輸入和依據。過程組(processes)和后面將介紹的項目生命期中的階段(phase)概念不同,過程組是針對管理而言,階段是面向產品而言。后面將要提到的一般項目生命期的每一個階段(需求、方案、執行、運營、收尾)都可以依照項目管理五大過程組的模式展開。
以需求分析階段為例,按全面項目管理的觀點,需求分析也可以被看作是一個項目。首先,需求分析的啟動過程要定義需求分析的范圍,是在國內市場上調研,還是在全世界范圍內調研?目標是什么?當范圍清晰后,要為需求分析安排一個計劃,調研的方式是什么?是發郵件還是打電話?計劃完成后,需要實施。過程中,根據計劃進行控制,在規定的時間點是否已完成計劃規定的任務,如果沒能達到計劃要求,就需要加以調整。根據對所收集信息的分析結果,提交調研總結報告,進行最后的收尾工作。
至此,項目需求分析的階段結束了,上級領導要在階段點上決策是否要繼續下一個階段,收尾所提供的報告就是上級領導決策的依據,收尾所做的另外一件事是把這個階段中所有經驗和有價值的東西保存起來,為未來的項目提供參考,即組織過程資產的更新和積累。
從管理過程維度出發的集成創新模式是以細化及規范化流程為基礎的,如房地產企業獲得土地使用權使這一階段的流程細化,從而加快了項目立項流程,如大型水電項目對混凝土澆注流程的細化極大地提高了工程質量等。這種細化與規范化的過程往往是從項目最重要最關鍵的環節或階段開始的,這類關鍵節點的優化創新的投入產出比也相對較大。然而,隨著重要環節的細化與規范化深入,在流程方面細化所產生的創新對于整個項目乃至組織的價值效用就不斷遞減,如部分超大型企業的細節流程的繁雜與規范反而降低了企業運作效率,這個時候生命周期維度的創新將為項目高效運行和組織快速發展提供新的空間。
2.2 生命周期維度——需求、方案、執行、收尾
項目的生命期描述了項目從開始到結束所經歷的各個階段,一般將項目劃分為“需求分析、方案設計、項目執行、項目收尾”4個階段。需求分析是要明確項目要求及目標;方案設計是為實現項目目標制定出一個切實可行的實施計劃,有了設計方案就要嚴格執行;項目執行是實現項目產品并進行監控的階段;收尾階段是將項目產品移交給客戶(或用戶)并將經驗(組織過程資產)進行歸檔。至此,項目圓滿結束。這樣一個最簡單的過程就是項目開發的生命期,或稱為“短周期”,是一個以臨時組織形式集成資源完成任務的周期。與此相對應的概念還有長周期,它還要包括項目前期及產品實現后的運營和維護階段(即投資回收的階段),運營和維護階段通常以永久組織的形式集成資源來履行。長周期(也稱作典型項目生命期)概念的提出,是現代項目管理的重大創新。項目長周期的概念是在短周期的基礎上加上項目前期及項目產品交付后的運行維護階段和產品的廢棄處理階段,它的作用主要是用于對項目的可行性方案分析和對實施項目的多方案評價與優選。大多數政府項目和公眾設施建設項目都采用長周期進行管理。在PMBOK中,長周期可以理解為產品生命周期,短周期可以理解為項目生命周期”。