項目范圍管理是保障項目成員合理工作的前提。范圍確立后,項目的工作就可以通過目標劃分為階段式任務去完成。因此,為了讓項目能順利完成,項目企業應控制好項目范圍,在不超出范圍的情況下,保質按時完成項目。
制定范圍計劃
做范圍計劃需要考慮的因素很多,如產品描述,簽訂的相關合同文檔等。在項目開啟時,通過項目的目標、需求等,已經可以粗略將項目范圍的大概約定確立出來;隨后,就需要項目經理通過具體的實施性,在實際工作中的將其完成的可能性,以此來制定項目范圍的計劃范圍,最大與最小值分別是什么,以此劃之后項目成員工作的范圍。
同時,范圍計劃里需要較為詳定的說明項目論證、項目產品、項目可交付成果和項目目標等。項目可交付成果一般最好要列一個概括表,任何沒有明確要求的結果,都意味著它在項目可交付成果之外;項目目標是要考慮到項目的成功性,至少要包括成本、進度表和質量檢測。
項目范圍劃分
制定了項目的范圍計劃后,在項目具體的執行過程中,因為項目的復雜性,會將其分為階段任務去管理,所以項目范圍的內容也可同時劃分為不同交付成果板塊,形成WBS,這樣機構化更一目了然,項目更好管理。
較為合適的是以項目進度來劃分WBS,在項目目標結果的大框架下,下面分層結構似將工作分解,如此,展現方式直觀,關注進度可更好保障項目時間。
項目范圍的變更
其實,在項目管理的過程中,最讓人擔心的不是變動,而是面對變化時沒有積極應對的措施。范圍變更的原因有多種,最可能是客戶需求的改變或增加。在客戶主動發生變更行為前,作為項目的管理者在實時跟蹤的過程中,通過項目目標完成的成果進度、質量,也可先行預判客戶發生行為的可能。
任何事即使規劃的再好,完全不出變動是不可能的,認真面對、管理才是化風險為無形的方式。
做項目時,首先需確定所做事情的范疇,即項目范圍,這也是項目經理需和客戶提早確認的事情。不然,什么該做、什么不該做,沒有明確規定的話,客戶的需求是沒有定量的,自然愿意服務方能做的需求功能越多越好。