以職能分功的形式，是許多公司從成立開始就存在的工作模式。崗位職能不同，工作內容、承擔職責及擁有的權限都有不同，因此就可以以權限范圍的大小自上而下形成一個等級制的管理模式;從老板-高層管理-中層管理-基層員工，下級需要向上級匯報工作，上級可對員工進行分配安排、考核等。

　　這種至上而下的管理在項目管理中能讓管理者掌控更多的信息，統一管理分配資源，對于人員方便調配;但同時因為是以人的職能為組織方式，所以當有多個項目同時進行時，就會比較容易產生沖突，大家都需要某職能的成員，項目件會不方便協調。

　　領導全局 輕松管理

　　領導者看似手上直接操作的工作最少，但確可能時最耗腦力的，時刻需要關注全局，做關鍵性決策，項目管理也是如此。

　　而使用項目軟件后，管領者可以借用軟件自定計劃，將任務量化展現，劃分給成員;通過軟件直接觀察所有人的工作情況進度，不用耗腦力去記事情進展時間線;需要自己批示、審核的工作內容、流程，也可直接線上操作，不耽誤時間。

　　上行下效 團結一致

　　一根筷子易斷，一把則難度大的多，這是世人都明了的道理;項目要成功，首先，是要整個團隊的團結一新，向著一個目標方向努力使勁。

　　工作中，大家都各有想法，有時未必存在對錯之分，只是大家看待問題的觀點不同，這樣可能因集思廣益而得到更棒的點子;也可能會讓大家產生不必要的爭論，影響項目工作整體進度。

　　因此，自上而下，建立一定的流程規范，讓大家都清楚一致的任務目標，不朝令夕改，確保大家能統一的都是為同樣結果做事，那么只要公司人員都在使用軟件，就可以保持團結性。

　　及時溝通 積極反饋

　　許多問題的產生通常只是話沒有說清楚，在人多的團隊合作時更是如此。因次，在公司開展項目活動時，個人主觀行動各有差異，與人交流溝通和反饋消息未必及時，這是項目管理軟件就很有用了。

　　軟件“強迫”似的讓大家必須及時關注、知道消息，加強必要溝通;同時，任務對應的負責人需要批示和完成的事項會給與直接提示，避免個人忘記回復慢而影響他人工作，甚至項目進程。