在項目實施過程中,大家保持實時監督的目的就是為了保障項目的進度,簡單來講就是規定時間內完成目標。因此進本上進度管理就是在時間管理的基礎上實現的。
項目活動中的時間管理并不是單純的將事情理順,直接按照順序完成即可。項目本身是有其繁雜性的,因此,做項目任務的過程中,為了能夠合理安排時間,弄清楚各種關系邏輯、平衡好各要素之間聯系等都是相當重要的。接下來,就簡單說說應該怎樣做好項目時間管理。
一、羅列任務清單
在項目實施中,要將所有項目事宜列成一個明確的活動清單,并且讓項目團隊的每一個成員能夠清楚有多少工作需要處理。
隨著項目任務分解的深入和細化,工作分解結構(WBS)可能會需要修改,這也會影響項目的其他部分。例如成本估算,在更詳盡地考慮了活動后,成本可能會有所增加,因此完成活動定義后,要更新項目工作分解結構上的內容。
二、理清任務關聯
在產品描述、活動清單的基礎上,要找出項目活動之間的依賴關系和特殊領域的依賴關系、工作順序。
其中,既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優先邏輯關系,也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴關系以及為完成項目所要做的一些相關工作。
同時,設立項目里程碑是排序工作中很重要的一部分。里程碑是項目中關鍵的事件及關鍵的目標時間,是項目成功的重要因素。里程碑事件是確保完成項目需求的活動序列中不可或缺的一部分。比如在開發項目中可以將需求的最終確認、產品移交等關鍵任務作為項目的里程碑。
三、估算合理工期
項目工期估算是根據項目范圍、資源狀況計劃列出項目活動所需要的工期時間。估算的工期應該現實、有效并能保證質量。
所以在估算工期時要充分考慮活動清單、合理的資源需求、人員的能力因素以及環境因素對項目工期的影響。在對每項活動的工期估算中應充分考慮風險因素對工期的影響。
項目工期估算完成后,可以得到量化的工期估算數據,將其文檔化,同時完善并更新活動清單。
四、優化關鍵路徑
關鍵路徑法(CPM)是時間管理中很實用的一種方法,為每個最小任務單位計算工期、定義最早開始和結束日期、最遲開始和結束日期、按照活動的關系形成順序的網絡邏輯圖,找出必須的最長的路徑,即為關鍵路徑。
時間壓縮是指針對關鍵路徑進行優化,結合成本因素、資源因素、工作時間因素、活動的可行進度因素對整個計劃進行調整,直到關鍵路徑所用的時間不能再壓縮為止,得到最佳時間進度計劃。
五、系統軟件輔助
目前項目管理系統正被廣泛地應用于項目管理工作中,尤其是它清晰的表達方式,在項目時間管理上更顯得方便、靈活、高效。
在管理軟件中輸入活動列表、估算的活動工期、活動之間的邏輯關系、參與活動的人力資源、成本,項目管理軟件可以自動進行數學計算、平衡資源分配、成本計算,并可迅速地解決進度交叉問題,也可以打印顯示出進度表。
項目管理系統具備較強的項目執行記錄、跟蹤項目計劃、實際完成情況記錄的能力,并能及時給出實際和潛在的影響分析。
時間不夠是很多人做項目時都會擔憂的問題,好的項目管理并不是說耗費的時間越短越好,項目的質量、目標等也需與時間同時考量,不然項目成果不合格,時間再快也沒意義。