在項目管理過程中,雖然大家常說風險這個動態因素不好控制,但是最能展現項目管理能力就是風險管理。而我們要做好風險管理,首先需要的就是能夠及時識別風險。
在識別風險的過程中,大家要需要有參照對項目風險進行預判,所以在項目組會提前做好相關進化,以便執行過程中隨時應對風險發生。那么究竟需要做哪幾項計劃呢?
一、風險:明確風險應對細節
風險管理計劃是項目管理計劃的組成部分,主要描述將如何安排與實施風險管理活動,為了讓后期能夠順利進行風險識別操作,首先就需要制定風險管理計劃。
其中包括:確定項目風險管理將使用的方法、工具及數據來源;確定風險管理計劃中每個活動的領導者和支持者,以及風險管理團隊的成員,并明確其職責;根據分配的資源估算所需資金,并將其納入成本基準,制定應急儲備和管理儲備的使用方案;確定在項目生命周期中實施風險管理過程的時間和頻率,制定進度應急儲備的使用方案,確定風險管理活動并納入項目進度計劃中。
風險管理計劃是我們進行風險管理的主要依據,所以在項目開始前就應當寫好計劃書,在項目中、項目驗收階段,我們都要依據計劃書進行風險管控。
二、成本:羅列關聯影響因素
預算成本超支一直是所有項目都會擔憂的地方,因此盡早做好成本管理計劃是必須的。簡單來看,成本管理包含了:計量單位、精確度、準確度、組織程序鏈接、控制臨界值、績效測量規則、報告格式、過程描述等。
通常項目經理接觸設計項目成本的問題不多,因為這大多數是由高層領導考慮的。但是由于當項目發生風險時,可能會對產品的成本造成影響,所以我們也需要對項目的成本進行管控。
三、質量:確定衡量驗收標準
項目經理在項目開發時,就應當同時開始關注項目驗收時的測試環節。多數產品會在開發中不斷修正開發方案,所以項目經理需要在大的質量基準框架下,不斷調整驗收標準。開發前明確質量標準,也有助于開發人員在開發階段進行質量自控。
因此質量管理計劃其實就是規定的質量測量和度量基準。
四、人力:明確職責分配參考
在產品開發中,項目組人員的變動無疑會對成本、進度、以及質量或多或少的產生影響。為了避免發生不確定的影響,項目經理需要對項目組人員的分配進行管理。明確每個人的職責,可以在人員出現離職、請假等狀況時,能夠迅速進行交接工作,也便于新組員接手,將人員變動帶來的風險最小化。
因此人力資源計劃包含了角色與職責、項目組織圖和人員配備管理計劃,為如何定義、配備、管理和最終遣散項目人力資源提供指南。
五、進度:避免時間延期危機
項目管理往小了說就是進度的管理。因此進度管理計劃有助于了解可能受風險影響的項目時間(進度)目標及預期。
作為項目管理人員,最擔心的莫過于項目延期無法按時交工,自研發產品的延期可能會錯失上線的良機,外包產品的延期可能造成違約甚至是賠償,影響進度無疑會造成成本的變動,所以進度管理顯得尤為重要。
要應對問題時,有備無患總是沒錯的,尤其是面對充滿變數的風險問題。所以在風險管理過程中,我們需要將項目中所有可能對項目成敗有影響的事項都找出來,這些都可能成為項目風險。只有將計劃列的越全面,那么面對風險產生的危險就越低。