很多人進行項目管理時,總是害怕會出現“變化”,因為多數這種情況就會伴隨著風險。但是多數情況困難或是問題都不是繞開或避而不見就不會產生影響的,而且通常你在害怕風險的同時也在于機會失之交臂。
所以關于做好項目風險管理,我們需要從思想、行動、執行等多方面上正確對待,如此才會讓管控產生真正的益處。
一、思想上:機會與風險的平衡
其實不少時候,項目出現變動,帶來不一定就會是危機。風險和機會,就好像你面前擺著的一盤棋,每一個落子背后都是判斷、取舍和平衡。你經常會面對這個難題:這個風險是承擔下來往前走,還是果斷停止冒險。哪個決定更正確?所以需要的是取舍和平衡。
平衡是基于充分思考的決定,而不是簡單的妥協。能找到平衡點,是因為充分了解并理解了利弊。
作為項目管理人員,常常是在各種要素之間進行復雜的平衡。項目越大越復雜,要求你的風險管理水平是層層遞進的,需要統籌、博弈、平衡的能力也越強。
二、行動上:提前識別解決風險
大家都知道越早識別到風險,越早采取措施,效果越好。不過在風險識別和糾正的過程中有些坑我們很容易掉進去。
例如,認知和能力不足,不能在早期識別到風險,錯失最佳解決時機;對風險會造成的負面影響有多大判斷不足,存在僥幸心理,也會錯過控制風險的最佳時機;糾正風險的行動不夠徹底,任何決策都不是完美的,都只是利弊分析中找到當下最平衡的方案,執行時需要勇氣和智慧。
在項目實踐中,早識別、早布局、早解決的最好時機是在銷售階段。對合同的范圍有清晰的澄清,對風險有清晰的認知和應對方案。這也就是越早解決,糾正風險的成本越低;越晚解決,化解風險的空間越少。
打個比方,就像蓋一個大樓,在蓋樓之前解決風險是成本最低的,開工之后再解決,已完成的部分是推倒重來,還是在上面修修補補,不管哪種選擇成本都會提高,越接近完工,成本越大。
三、執行上:跨部門協同合作
所有的公司都會要求員工們能好好的協同合作,但是每個部門都有著各自需要達到的業績要求,合作自然不會那么簡單。因此,想要不同部門人能很好的進行合作,主要需從設定共同目標、項目信息共享、分享經驗教育三點來實施。
項目有什么風險、風險可能性有多大、涉及多少成本、有什么化解風險的行動、誰是責任人、解決的狀態信息等,都是需要在團隊內部共享的信息。信息共享充分激勵了團隊成員的責任感,團隊共創,潛力無限。
項目執行踩過的坑,贏過的翻身仗,要分享到前后端整個大團隊,避免他人再重復以前的錯誤,或重新探索造成無謂的成本。同時,項目關鍵節點復盤分享等多種形式,分享能讓成員探索出的優秀實踐,轉化成組織的能力的提升。
四、決策上:客觀選擇風險方案
優秀的管理者不是善于冒險,而是善于控制風險。在面臨重要的不確定時,個人的風險偏好對控制風險的結果關系重大。沒有所謂的“正確“的風險態度,但你要了解自己的風險偏好,同時也要意識到自己的風險態度并不一定總是合適的。
如果你生性謹慎,但領導的項目是屬于高度創新的,你就需要走出舒適區,敢于冒險。如果你天生就愛冒險,但你負責的項目安全性要求很高,你就要抑制冒險的沖動。做到以上這些需要具備一定程度的情商,自知和改變內在環境的能力,還需要有學習的能力,改變的意愿,和走出舒適區的動力。
為避免由于個人風險偏好導致項目決策不正確的風險,項目的重大風險需要團隊的集體決定。讓不同風險偏好的人都參與到風險識別和管理中。你需要通過多個視角看待風險,共同對項目的重大不確定性風險做出相對正確的決定。
通過以上可以知道,項目風險的管控不是某些人的事,需要的是所有相關人員的共同監督,最好是形成全員意識。
同時,博弈心態有時也是成功路上需要的,事務時常存在兩面性,我們既然“垂涎”機遇的利益,就要敢于接受風險帶來的挑戰。心態越穩,大家在面對項目風險困境時就越能冷靜的處理解決。