在進(jìn)行項(xiàng)目業(yè)務(wù)時(shí)，大家會(huì)發(fā)現(xiàn)很多細(xì)則是一步步填充的，并不是一開始就完全清楚要什么、每一步做什么。但同時(shí)這個(gè)作為一個(gè)項(xiàng)目，這個(gè)填充一直都應(yīng)該是在一個(gè)有邊界的范圍內(nèi)進(jìn)行的，不然就是出現(xiàn)了范圍蔓延，可能導(dǎo)致項(xiàng)目變更等。
項(xiàng)目范圍是我們進(jìn)行項(xiàng)目具體工作的依據(jù)，因此其一旦發(fā)生變更，產(chǎn)生的影響既大又麻煩。因此在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，這也是盡可能杜絕發(fā)生的一件事。
所謂知其因才能治其果，為了讓項(xiàng)目不發(fā)生范圍變更的情況，大家應(yīng)該先了解導(dǎo)致范圍變更的原因，從源頭防止威脅的出現(xiàn)。
一、內(nèi)部因素：原先設(shè)定出現(xiàn)錯(cuò)誤
項(xiàng)目管理工作從項(xiàng)目開始就對(duì)項(xiàng)目情況進(jìn)行了實(shí)時(shí)關(guān)注，因此我們最先可以從自身內(nèi)部找找原因。
大家可以發(fā)現(xiàn)，不少項(xiàng)目范圍發(fā)生變更，最可能的就是自己主動(dòng)發(fā)生的變更，這是因?yàn)榘凑枕?xiàng)目原本的范圍計(jì)劃執(zhí)行，發(fā)生了錯(cuò)誤。這些錯(cuò)誤包括產(chǎn)品范圍或項(xiàng)目范圍中的錯(cuò)誤，比如，在原定的項(xiàng)目設(shè)計(jì)中，該項(xiàng)目的產(chǎn)品缺少一項(xiàng)必備的功能，或有一項(xiàng)無法實(shí)現(xiàn)的功能，亦或是用戶表示不需要某個(gè)功能。
如此，為了項(xiàng)目能夠真正完成目標(biāo)，不得不進(jìn)行調(diào)整變更，不讓完成的產(chǎn)品跑偏，項(xiàng)目連存在的意義都沒有了。
二、外部原因：適應(yīng)市場(chǎng)客觀環(huán)境
項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目的同時(shí)，也要留意市場(chǎng)行情和動(dòng)態(tài)，因?yàn)樾袠I(yè)內(nèi)發(fā)生的一些變化會(huì)直接影響到企業(yè)的利益和取舍。
例如，公司正在研發(fā)新產(chǎn)品，作為項(xiàng)目經(jīng)理的你，了解到競(jìng)品公司的產(chǎn)品剛上市，那么你就必須且及時(shí)對(duì)正在研發(fā)的新產(chǎn)品進(jìn)行變更，否則公司的新產(chǎn)品上市后，將不再具備市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。
另外，有關(guān)部門剛剛對(duì)某某行業(yè)/領(lǐng)域發(fā)布了新的、更嚴(yán)格的法規(guī)法規(guī)正好與你的所帶的項(xiàng)目有關(guān)，為了符合法規(guī)要求，就必須要對(duì)在建項(xiàng)目進(jìn)行適時(shí)的適宜調(diào)整。
三、衍生影響：盡量避免進(jìn)行變更
其實(shí)，無論是因?yàn)槭д`造成的變更，還是外部環(huán)境迫使造成的變更，在范圍控制中都要認(rèn)真研究變更是否必要。如果范圍變更不屬上述任何一個(gè)原因，那它很可能是沒必要的，盲目的變更只會(huì)拉長(zhǎng)交付時(shí)間、延誤工期，給項(xiàng)目帶來不利的影響。
項(xiàng)目經(jīng)理管理變更，不是做了計(jì)劃就萬事大吉，也不是做了計(jì)劃以后就不允許變，而是當(dāng)變化將要發(fā)生或正在發(fā)生的時(shí)候?qū)ζ涔芾怼１苊庖恍┎槐匾兏陌l(fā)生，同時(shí)也要推動(dòng)對(duì)項(xiàng)目有利的變更得到批準(zhǔn)執(zhí)行。不管是避免還是推動(dòng)，目的都是要讓變更得到綜合評(píng)估、審批和跟蹤。
如果項(xiàng)目不可避免的發(fā)生了變更，項(xiàng)目范圍計(jì)劃作為項(xiàng)目實(shí)施的參考和依據(jù)也會(huì)發(fā)生改變，這樣一來，項(xiàng)目的時(shí)間、成本、質(zhì)量、采購(gòu)等都會(huì)發(fā)生改變。所以范圍變更會(huì)帶來一系列的連鎖反應(yīng)，這些反應(yīng)會(huì)打亂前期的計(jì)劃和部署，給項(xiàng)目的實(shí)施帶來諸多不便。
項(xiàng)目管理中最難的就是對(duì)“變量”進(jìn)行管理，所以盡可能不讓變量發(fā)生也是最有效的手段之一。項(xiàng)目范圍這種同樣屬于“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的因素，自然是管理的重點(diǎn)。雖然大家不能改變硬性需要的改變，但是如何做好對(duì)于改變中的變化控制管理，是應(yīng)對(duì)變更的最佳方案。