對于一些小型項目，企業一般都不會給與過多的資源與支持，但是雖然小項目沒有那么繁瑣的周期，但是一些流程步驟與項目管理的難點問題也依然存在。

　　因此為了能夠”以小博大“，利用最少資源獲得更多利益，不少管理者都會運用專業的項目管理工具來輔助項目管理的執行過程。

　　接下來，就將簡單說下，小項目運轉中會遇到的一些問題，以及軟件工具對項目的作用。

　　小項目容易出現哪些問題?

　　1、沒有規范流程設置

　　小型項目執行過程中，為了簡單化，一般不會設置統一的規章制度等，如此實施過程中就會缺乏

　　統一的項目工作流程，不知道先做什么再做什么，沒有一個詳細的規劃。

　　這樣就會致使往往等事情發生了才去安排相應的工作，而且項目拖延越久，項目缺陷越多。

　　2、信息無法實時共享

　　大部分小型項目在管理時，人員也不多，一般職能崗位上就一人，甚至一人身兼數職，因此大家就多

　　是幾個人各自為政。

　　同時，大家也沒有一個統一協作交流的平臺來互相溝通協商，自然對接一些結果也無法實施實時文本記錄，于是就導致信息孤島的形成。

　　3、沒有提前合理規劃

　　因為小項目的時間都比較緊張，大家沒有過多的時間對項目整體進度制定合理規劃。如此在具體執行時，大家也是及時根據實際情況做決策，因此對各成員的工作任務也沒有進行提前的分配安排。

　　那么，在這種情況下，大家也就無法實時跟蹤項目的實際進度執行情況，導致進度毫無條理地進行。

　　4、不注意文檔等收集

　　企業對于小型項目的關注與重視度本身就不太高，自然對其項目文檔資料的整理工作等也沒有在意。這樣結果就是對項目過程沒有管理好，無法累計項目經驗，也不利于以后的工作交接。

　　工具能幫助項目管些什么?

　　由上可見，小型項目在管理上是存在著不少問題的，因此引進可用的軟件工具是勢在必行。

　　1、邏輯化整理需求

　　對于任何類型的項目，需求階段都是最重要的階段，需求管理是整個項目管理的重中之重。

　　首先，對于需求收集與分析，需求不明確是最大的風險來源。因此，在需求分析階段，必須多花一些時間，站在客戶立場上設身處地考慮問題，幫助用戶將模糊的需求清晰化，將簡略的需求明細化，將混亂的需求邏輯化、條理化。

　　其次，任何項目都無法承受頻繁的需求變更與需求增加。除了在需求收集階段需要盡可能將需求細化外，還需要在適當階段盡量凍結需求，否則，將會為項目嚴重拖延、開支嚴重超出預算埋下地雷。在需求細化的后期階段，必須與客戶就需求凍結和后期需求增加的費用支付方式達成共識。

　　這些要求大家可以通過項目管理工具進行執行，運用邏輯圖標將需求列清楚，達成共識后存檔確認，避免后期麻煩。

　　2、工具化管理進度

　　有軟件工具后，大家還可以通過WBS等工具將任務進行合理分解，并盡量并行化;并對項目進度控制盡量細致，在實際執行過程中審查要嚴格;另外，針對項目中不容易控制的部分，如技術難點、來自于客戶的時間拖延也可做好充分的準備，在軟件上專門標注。

　　3、提前備風險策略

　　失去對項目風險的有效管理是導致項目失敗最主要原因之一。哪怕是小型項目，都必須在項目的開始階段識別出項目風險并評估出排在最前面的那些風險作為觀察和跟蹤的重點，并在項目進展過程中持續關注那些新出現的風險，提前準備應對方案。

　　4、工作安排合理化

　　對于項目團隊管理，要做到分工明確、因人施用。管理者根據團隊成員各人水平的高低，合理分配工作量，并且關注團隊內部的交流溝通結構，避免“互相等”和“誤解”。

　　我們可以在項目管理軟件幫助下，明朗的看到每個人的工作量與安排，如此就可做到盡量讓每個人的工作量飽和。在項目開始以后，也可盡可能保持團隊穩定，避免人員變更給團隊帶來的協作混亂。

　　相對于其它的預算支出而言，項目管理軟件工具為項目團隊帶來的好處是可以重復性的，因此對于小項目多的企業來說是很高性價比的選擇。因此好好學會利用各種軟件工具，對于管理者來說也是提升項目管理成功率一個有利途徑。