開(kāi)會(huì)一直是職場(chǎng)上領(lǐng)導(dǎo)與多人溝通的有效形式，在項(xiàng)目工作中，為了實(shí)時(shí)了解大家工作的進(jìn)度，保持信息的分享透明度，管理者就需要帶領(lǐng)大家進(jìn)行各種階段性的總結(jié)會(huì)議。
當(dāng)然會(huì)議若是沒(méi)有準(zhǔn)備，只是盲目的將人聚在一起，走個(gè)形式主義，那么就是完全在浪費(fèi)大家的時(shí)間。因此，管理者要充分利用總結(jié)會(huì)議的作用與優(yōu)勢(shì)，讓項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)更為順暢。下面，就簡(jiǎn)單說(shuō)說(shuō)什么樣的總結(jié)會(huì)議才算是一場(chǎng)成功的總結(jié)會(huì)議。
一、會(huì)議內(nèi)容——總結(jié)過(guò)往好壞，沉淀經(jīng)驗(yàn)
既讓組織大家開(kāi)會(huì)，那么首先要做的就是明確會(huì)議的內(nèi)容，知道我們需要總結(jié)些什么，如此才能讓參會(huì)者提前做好匯報(bào)準(zhǔn)備等。
總的來(lái)說(shuō)會(huì)議內(nèi)容主要包含三個(gè)方面。
一是，對(duì)項(xiàng)目當(dāng)進(jìn)度的匯報(bào)總結(jié)，評(píng)估項(xiàng)目成本、工作狀態(tài)、進(jìn)度和范圍;二是已完成部分質(zhì)量檢測(cè)，檢查產(chǎn)品、服務(wù)、軟硬件設(shè)計(jì)，是否符合項(xiàng)目需求;三是，工作過(guò)程總結(jié)，回顧項(xiàng)目進(jìn)程，提出并討論過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題制定解決方案作出改進(jìn)。
進(jìn)度總結(jié)和質(zhì)量總結(jié)是針對(duì)客觀已成事實(shí)的事務(wù)的，所以并沒(méi)有多少爭(zhēng)議與麻煩。而過(guò)程總結(jié)會(huì)議則是對(duì)過(guò)往錯(cuò)誤的認(rèn)知和討論，用來(lái)沉淀項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，在這個(gè)部分還是需要一定的技巧來(lái)保證總結(jié)會(huì)議的有效性的。
二、會(huì)議目的——明確要做什么，把握方向
所謂會(huì)議目的，其實(shí)就是會(huì)議要有一個(gè)明確的主題，才能讓整個(gè)會(huì)議方向明確得到一個(gè)正確的清晰的結(jié)果。比如明確的告訴大家針對(duì)存在的問(wèn)題做出討論，制定解決方案，而不是沒(méi)有任何章程的把大家聚集起來(lái)說(shuō)我們開(kāi)一個(gè)總結(jié)會(huì)吧。
這樣大家才會(huì)有思考的方向，圍繞目的進(jìn)行討論，才會(huì)讓問(wèn)題有個(gè)真正的解決結(jié)果，不然大家就會(huì)感覺(jué)事沒(méi)有結(jié)束似的，放不下。
三、會(huì)議問(wèn)題——正確表達(dá)機(jī)制，客觀發(fā)聵
不是所有人都有好的表達(dá)能力，這點(diǎn)是在過(guò)程總結(jié)中就會(huì)體現(xiàn)出來(lái)，例如：當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員想要反饋的問(wèn)題會(huì)涉及一些關(guān)鍵人物的時(shí)候，他們可能會(huì)隱晦的提出問(wèn)題來(lái)，比如研發(fā)團(tuán)隊(duì)一個(gè)產(chǎn)品需求的變更未通知所有人而導(dǎo)致有人出現(xiàn)返工。這個(gè)時(shí)候如果反饋問(wèn)題的人員只是說(shuō)“我覺(jué)得團(tuán)隊(duì)缺少溝通”，那么對(duì)于整個(gè)團(tuán)隊(duì)其他成員來(lái)說(shuō)獲得的只會(huì)是全盤(pán)否定的負(fù)面情緒，并不會(huì)什么實(shí)質(zhì)性的作用。
因此，為了讓團(tuán)隊(duì)成員能夠清楚的反饋問(wèn)題，項(xiàng)目管理者需要建立團(tuán)隊(duì)成員正確的表達(dá)想法的方式或機(jī)制。例如說(shuō)：“因?yàn)槟硞€(gè)需求的變更沒(méi)有通知到我，導(dǎo)致我的工作出現(xiàn)了誤差，花費(fèi)的工時(shí)超出了預(yù)期，希望下次可以通過(guò)某種方式將變更公之于眾”。這種問(wèn)題反饋不僅表明了現(xiàn)象，并且用該現(xiàn)象造成的后果來(lái)說(shuō)明這是客觀的反饋而不是不友善的針對(duì)，當(dāng)然能加上最后的改進(jìn)建議會(huì)更好。這里的原則就是明確的觀點(diǎn)和客觀的闡述，讓大家能夠認(rèn)同問(wèn)題和接受建議，而不是懼怕指責(zé)和懲罰產(chǎn)生抵觸。
四、會(huì)議記錄——做到全員分享，受益警醒
會(huì)議結(jié)束后，總結(jié)會(huì)的結(jié)果應(yīng)該被記錄下來(lái)發(fā)送給每一個(gè)成員查看，讓所有人都可以從總結(jié)會(huì)中受益，用已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題來(lái)警醒自己，實(shí)施新制定的方式來(lái)解決再次出現(xiàn)的問(wèn)題。并且可以將問(wèn)題列成清單，在下一次總結(jié)會(huì)的時(shí)候進(jìn)行復(fù)查，去除已經(jīng)改正的問(wèn)題，討論未得到改進(jìn)的問(wèn)題采用的方式是否合理。
有效的總結(jié)會(huì)可以讓團(tuán)隊(duì)打破墨守成規(guī)的項(xiàng)目流程，一點(diǎn)點(diǎn)的磨合出最適應(yīng)當(dāng)下環(huán)境最適合自己團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目開(kāi)展方式，突破新的成績(jī)效果。
有些時(shí)候，我們做某些事的過(guò)程中未必能收獲多少成長(zhǎng)，但是當(dāng)我們回溯經(jīng)歷時(shí)，反而能從中吸取真正的失敗教訓(xùn)與成功經(jīng)驗(yàn)，讓我們內(nèi)里真正得到提升。而項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議不只是可以讓我們看到自己的得失，還能學(xué)到他人的經(jīng)驗(yàn)，互相彌補(bǔ)，這才是更有意義的交流。