企業開展一個項目時,參與者時常都不止是自己內部的人員,與之相關的利益相關方可能有好幾撥人。所謂有人的地方就會有江湖,何況大家還擁有不同的立場,自然在項目管理過程中少不了發生矛盾沖突。作為項目中的“潤滑劑”、協調人員,項目經理必須將各相關方“穩”住,保障項目的正常運轉。
下面就來談下,當利益相關方產生矛盾時,優秀的項目經理是如何處理的。
一、“求同存異”轉化為良性競爭
大家常說“求同存異”,也說明了不是所有不同意見都是不好的。項目參與者們首先需要認識到:分歧、沖突,有些是不利于項目的,有些則可能幫助改善項目管理和決策。適當沖突有助于在各方之間形成一定的競爭性以提高項目的效率,還可以保持和提高各參與組織成員的組織認同感和凝聚力。
但是如何讓沖突保持在一個良性的狀態,就需要項目經理的維護和平衡了。可以建立適當的沖突釋放機制,包括建立沖突釋放或意見表達的規范,從而使各相關方能夠更理性地去理解和對待各種沖突及其表達方式。避免大家在沖突剛出現時因一時的情緒而出現不好的應對態度,反而讓不“大”的事情惡化或衍變成觸及原則的沖突,那才是麻煩。
二、采取不同方法應對差異化
許多大型項目涉及的利益相關方較多,甚至不少參與者都是以團隊組織形式加入,也形成了自己的“利益聯盟”。而因各自地域差異或工作處事方式的不同,不同參與組織主體對待自己人和他人的態度是有差異的,這種差異決定了項目各參與方對待和解決沖突的策略與行為傾向。
項目經理想要采取恰當的策略管理沖突,就需要了解大家這種傾向;在此基礎上,按照基于關心他人和自己兩個維度去建立沖突解決和管理模式,并將沖突管理的策略分為競爭、合作、妥協、回避和遷就等進行管理。
其實這就是需要項目經理面對不同“性格”采取不同的方法,讓對方更容易接受你的調節、“安排”,這種靈活的方式應對來自不同組織的相關方才是合適的。
三、環境性因素盡量提早防御
這一點與上面相關聯,尤其是在一些復雜大型的跨國項目中,環境發展變化的影響可能是造成跨國項目各參與組織之間出現沖突的主要原因,也是影響這種沖突的應對和處理策略的主要因素。這些因素包括社會經濟環境、各組織在行業中所處地位、所處文化環境特征,以及跨國項目的微觀環境等方面及其發展變化等。這些環境因素的變化都會對各參與方造成沖突,造成影響。
另外,不同地位和文化環境中的組織會傾向于對組織間的沖突采取不同的策略,如在某些文化中,人們可能盡量避免沖突,而有些人可能更喜歡激化矛盾和沖突。
這種屬于外部客觀存在因素,因此,項目組在項目開始前期就做好調查,提前做好沖突防御措施,盡量讓各方不要在對方的雷點上試探。
四、相關方組織內部矛盾規避
除了項目執行團隊里成員各司其職外,其實各參與方組織也有著不同的角色和參與比重規劃。因此,在項目管理過程中,參與組織的角色模糊或不恰當的角色期望也是造成組織間沖突的重要原因。恰當的角色建設或維護有助于明確各參與方的職責和定位,促進彼此接受各自的角色期望,從而降低沖突的強度。
項目經理既要注重基于合同的參與組織的角色確認,也要注重基于能力和期望的參與組織角色設計,使各方能夠圍繞著遠期或者共同項目目標確定自己的角色和定位,從而改善沖突水平,促進沖突發揮出積極效果。
項目的開展需要不少人的努力,既需要大家協助,那么就要面對人們可能帶來的不好之處。項目經理之所以多數時間都在做協調溝通工作,就是因為項目管理本來就是在管人做什么。只有管好了人,才能讓事情得到保障。