大家在工作中都少不了與他人合作溝通，而在項(xiàng)目管理過程中，協(xié)調(diào)好與各方的關(guān)系更是項(xiàng)目人員的主要事項(xiàng)之一。
我們知道與項(xiàng)目相關(guān)的人員有時(shí)是有很多的，例如：客戶、領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行成員、合作企業(yè)等，而這些人或組織都會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生或大或小的影響。因此，做好這些干系人的管理，有利于為項(xiàng)目爭取更多支持，成功率也會(huì)更高。
第一步：干系人矩陣式分類管理
干系人分類是借助于已完成的干系人登記冊(cè)，對(duì)干系人在項(xiàng)目中產(chǎn)生的能動(dòng)效果進(jìn)行量化分層，以便對(duì)干系人進(jìn)行分類管理的一類模型。
權(quán)力利益矩陣是比較常用的干系人分類模型，根據(jù)干系人的權(quán)力、利益、影響等對(duì)干系人進(jìn)行分類，每個(gè)方格矩陣采用不同的管理策略。
干系人分析應(yīng)該聚焦于干系人的利益點(diǎn)分析其立場與觀點(diǎn)。通常基于干系人所處組織、項(xiàng)目中角色、與項(xiàng)目的利害關(guān)系、期望、對(duì)項(xiàng)目支持情況等方面進(jìn)行綜合分析，記錄到干系人登記冊(cè)，是對(duì)干系人進(jìn)行定性分析的一個(gè)過程。以往歷史項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)或者類似干系人的相關(guān)信息，也可做適當(dāng)參考后一并記入干系人登記冊(cè)。
第二步：持續(xù)性識(shí)別所有干系人
項(xiàng)目干系人，顧名思義就是與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的利益相關(guān)方。想要管理相關(guān)方，首先要做的是識(shí)別所有的利益相關(guān)方。
先通過內(nèi)部、外部，直接、間接兩個(gè)維度識(shí)別干系人，這兩個(gè)維度也是最直觀最簡單的劃分方式，一般能完成60%的干系人識(shí)別。
再通過對(duì)已識(shí)別干系人的訪談、環(huán)境(組織)因素分析等方法識(shí)別“暗藏”的可能干系人，完善補(bǔ)充識(shí)別結(jié)果。
通過兩輪識(shí)別，目的是盡可能的防止干系人識(shí)別遺漏，對(duì)后續(xù)干系人管理帶來麻煩。當(dāng)然干系人識(shí)別并非一勞永逸，隨著項(xiàng)目實(shí)施推進(jìn)還要持續(xù)識(shí)別。
第三步：爭取一切可調(diào)動(dòng)干系人
根據(jù)干系人的需求、期望、利益和對(duì)項(xiàng)目的影響，結(jié)合干系人登記冊(cè)中記錄的信息和分類模型矩陣，制定不同的干系人爭取策略，目的是團(tuán)結(jié)一切可團(tuán)結(jié)力量，調(diào)動(dòng)一切可調(diào)動(dòng)干系人，使項(xiàng)目干系人期望得到最大程度滿足的同時(shí)最大程度支持項(xiàng)目，促使項(xiàng)目成功。
需要值得注意的是，負(fù)面干系人的爭取往往容易忽略，他們的關(guān)系如果不能及時(shí)處理，他們將會(huì)成為項(xiàng)目的阻力。因此盡早積極的尋求解決負(fù)面干系人的問題就顯得尤為重要，充分理解他們的期望和處境，將負(fù)面影響降低到最低或者轉(zhuǎn)換為動(dòng)力。
第四步：管理干系人的常用方法
通過對(duì)干系人參與的管理，確保干系人明確了解項(xiàng)目目標(biāo)、收益和風(fēng)險(xiǎn)，以及他們的貢獻(xiàn)將如何促進(jìn)項(xiàng)目成功，以提高他們對(duì)項(xiàng)目的支持，并盡可能降低負(fù)面影響。
其中，管理干系人參與，常用的方法包含：在項(xiàng)目關(guān)口階段邀請(qǐng)核心干系人參與，確保在后續(xù)階段得到他們的支持和對(duì)項(xiàng)目成功的持續(xù)承諾;建立干系人期望和實(shí)際偏差模型，對(duì)偏差情況進(jìn)行分析、應(yīng)對(duì)和溝通，確保期望偏差在干系人可承受范圍以內(nèi);建立有效的信息同步機(jī)制，確保項(xiàng)目執(zhí)行過程中的信息有效性和透明性;通過制定人而宜的溝通策略，滿足干系人獲取各自所需的相關(guān)信息的同時(shí)，又不會(huì)被過多的冗余信息所困擾。
懂得運(yùn)用一切可用資源本就是管理的能力之一。因此管理好項(xiàng)目中的各相關(guān)方，也會(huì)連鎖反應(yīng)的讓項(xiàng)目的需求、溝通等管理起來更為容易。很多事情的成敗都是人為因素，只要大家將人管好了，那么事也會(huì)成功大半。