當危險發生,我們去解決它是必須的,但是我們對于風險的管理并不是其發生之后才可以,而是從危機還未出現時就已經開始。
項目管理的精髓并不體現在出現某些事后如何去解決,而是如何提前預測它的發生可能并進行預防以及監控。項目風險管理亦是如此,我們建立風險管理機制,成立專門部門,就是為了盡可能在“傷害”造成前將其扼殺在搖籃或降至最低。
接下來就將分享下項目風險管理的最全步驟,怎樣從認識、識別,到預防、發生應對,全面講講應如何做好風險管理。
一、認識風險:羅列所有可能
所謂“知己知彼百戰百勝”,我們為了管理好風險,首先需要做到了解,即:知道哪些屬于風險。不然風險就在那里,項目團隊卻與其“對面不相識”,這就有些尷尬了。
這是我們常說到的風險計劃中的風險列表里應該涉及到的內容。知曉有哪些風險的存在,是之后進行管理的前提條件。所以對于計劃與列表,項目組不能敷衍了事,最好是讓相關的專業人員進行分析羅列,還可以將之前項目資料中的風險情況用以參考,如此才能詳盡的列出齊全的風險列表,讓所有風險可能都無所遁形。
二、識別風險:不能掉以輕心
有了風險列表以后,項目組就有了依據和底氣,在項目管理過程中,大家需要時刻關注項目狀況,即使發現計劃列表中出現的情形,在風險冒頭時就及時發現它。
當然,列表雖然可以幫助我們發現識別大部分甚至全部風險,不代表我們就可以掉以輕心,列表的存在就相當于給項目組的風險管理上了一個保險,但是管理者永遠不能忽視新風險發生的可能性。
因此,往期經驗羅列出的內容能夠幫助我們簡化識別風險的過程,但我們這真正應從中學習的主要還是如何識別風險的方法,如此才能面對任何突發風險都會慌張無措。
三、風險評估:判斷危險等級
就像事情會分輕重緩急一樣,項目中風險的危機程度也是不同的,主要指造成的損傷性與急迫性的不同,所以我們需要對可能發生的風險進行相關的評估分析。
項目組需要從風險可能發生的概率、危險的強度兩方面進行等級的區分。首先我們可以通過歷史項目中的數據分析出風險發生的頻率,以此推測其發生的概率。其次,通過假設風險發生后,對可能出現的損失進行估算,以此將各風險進行危害排序。
當然這個評估風險都是一種可能性的預測,我們不能當作事實數據過于依賴,其主要是幫助我們加強對風險的認識,為之后的預防、控制做鋪墊。
四、預防風險:根據等級關注
當我們對風險的危險等級有了一個大致的概念后,我們就可以分重點的對項目風險進行監控了。大家的時間、精力都是有限的,不可能所有事情放一樣等比的時間心力,因此我們就可以依據風險評估的情況,將損害大、概率高的風險進行重點關注。這樣大家的工作效率才會更高。
這些大家都應該在計劃時就做好規劃,即:分配好相應的資源(人力、財力等)去應對不同風險。這樣大家就能在風險出現、可能發生前,盡可能抓住它,最大程度的弱化對項目的影響。
五、風險發生:主動積極處理
我們知道其實風險發生本身并不是一件可怕的事,我們已經有一個漫長的過程知曉了風險會出現,所以有些管理失敗主要是在事實發生后的依然不知所措,而不是積極處理。其實,對項目組成員而言,面對發生的風險都不應該過去驚訝,大家都應有心理準備,因此采取逃避或是假裝回避都是不可取的。
我們既然在早就做好了風險應對計劃與風險機制,那么當問題發生,大家即使擔憂也可以按照規劃的方案流程先進行“傻瓜似”操作,如此就算是素質一般的成員也可以在這個過程中一邊不忽視風險,一邊讓自己緩過來。之后就可以根據實際情況具體處理了。
通過以上總結,我們可以發現,全面的風險管理既需要前期的完善準備,也需要歷史的經驗支持,還需要面對的沉著實施。如此才能將各個狀態下的風險“一網打盡”,讓項目成功的可能性提升到最高級。