現在辦公早已脫離了傳統的“好記性不如爛筆頭”時代，純線上、無紙化辦公已經覆蓋了百分之九十的市場，同時各類便捷的辦公軟件也是早已霸占了大家電腦的半壁江山。

　　對于需要項目管理的行業，專業工具更是早就被大家運用的爐火純青。接下來我們就來看看，專業的項目管理系統工具，可以為我們的項目管理流程起到怎樣的作用。

　　一、規范化流程的制定

　　有了工具后，項目管理者在前期可以運用工具進行項目的整體規劃。可以在軟件上定義項目范圍、羅列可分配的資源、建立時間周期內的日程表單;同時，還可以制定執行計劃、溝通流程方案、測試和維護所需的步驟等。

　　軟件與人工不同，有了軟件的幫助，我們可以設立一定明確的規章制度和預警措施，讓軟件在成員們觸及這些時會出現自動提醒，這樣避免了人為的忽略和忘記，保障了項目執行力。

　　二、崗位與職能的劃分

　　我們知道項目團隊的組成需要各種職能崗位人員的加入，因此，在匹配相應成員前可以運用軟件工具根據項目任務劃分出項目組所需要的具體職能和領導崗位。

　　一個團隊里可能有開發人員、分析人員、測試人員、平面設計師和文案等，通過軟件的WBS進行曾今劃分，就可以清晰知道每個任務大概需要多少人多長時間完成，如此就可以清楚知道需要多少人力資源。管理者還可以詳細羅列出每個崗位的詳細技能要求等，讓公司的人事部門配合協作參照推薦合適人員。

　　三、監控查看當前狀態

　　項目管理進行中，項目經理會參與和監督項目各階段的成功執行，包括監督進度、頻繁的團隊登記和創建工作進度表。這個監督過程純依靠人力自己不定時去查看或記錄是一個較大的工作量，并容易出現誤差的。

　　而項目軟件在這方面的功能是很強大的，它可以實時記錄大家的工作進度，方便管理者直接隨時想看就看，進度細節一目了然。同時各類數據信息都可以在軟件系統內自動生成不同樣式的表單圖標，讓項目經理可以隨時通過總結的數據對項目情況進行分析，規避風險。

　　四、設里程碑管理時間

　　我們都希望所有項目可以完全按計劃被執行，但隨著項目的發展，對原始計劃的變更幾乎肯定會發生。因此，軟件項目經理必須是風險管理和應急計劃方面的專家，確保在障礙或變更出現時能夠向前推進項目。

　　軟件內的項目計劃一般都是按照時間節點劃分，并設立項目里程碑。當項目進度到達時間節點時，人員沒有進行完成提交，有產生風險的可能，軟件可對任務相關人員包括管理者進行提醒。如此管理人員就可以去詢問判斷是否任務出現困難，會不會致使項目進度延期等。

　　五、分配預算控制支出

　　預算成本控制是幾乎所有項目經理在整個項目管控過程中一直在做的事。我們可以在項目管理軟件內通過分析后預估大概的預算，并將其以任務或團隊形式分配給所需人員;然后盡可能嚴格地執行預算，調整支出，并在必要時重新分配資金。

　　涉及預算數據是需要保持零錯誤率的，這就顯示了項目軟件的優勢，軟件工具基本在原始數據沒有輸錯的情況下，后面其自動運算是可以保證正確的，可以讓項目經理隨時知曉自己的預算花了多少、還剩多少。

　　以前大家自己做規劃、預算、監控等的時候，因為人工誤差出現過數據錯誤，因為大腦局限有過遺漏點，因為精力有限未發現風險征兆......總之，純人力確實需要耗費大家過多的人力、心力，但失敗的幾率卻更高。但是，項目系統的廣泛使用，不僅減少了大家錯誤率，同時也讓大家工作變得輕松的同時效率也更高，從而也能創造出更大的價值。