我們說話、做事是需要分場合的，什么環境下做什么、說什么這并不是一種約束，而是一種約定俗成且有規矩的適宜。所以在實際項目工作中，大家常說的溝通并不是沒有目的地閑聊或沒有思考直接訴說工作內容等。

　　多數情況下，大家關于工作的交流是屬于較為正式化的，如：定期發送工作匯報等;在辦公場合開周、例會等;亦或者領導直接談話或詢問等等......這些都是我們會采取的正式溝通方法，也是溝通管理需要研究的方向。

　　一、正式化溝通的形式

　　我們要進行溝通管理，先得了解正式化溝通的形式有哪些。

　　首先，是匯報的形式。這時公司日常工作常使用的方式，不少企業會在每周、沒有規定員工進行自己的工作匯總，同時將匯總內容匯報給相關管理者，可以通過郵件、聊天軟件或是項目工具等等。

　　在做這個匯報工作時，大家要注意做一定的歸納總結與分析，將自己做完成工作直述后，最主要的是向你的上司簡單闡述你工作后得到的結果，即使是沒有什么明顯進展也需要直接表明。同時，將自己做的努力、嘗試也須向領導匯報，會講明自己這么做的原因。這樣匯報，領導才會清晰感受到你的“動態”，知道你在為自己的工作動腦筋，你這樣的良好態度會讓你的領導主動和你一塊分析不足之處或給與幫助。

　　其次，是特定會議的形式，即：當我們遇到風險問題時或是按照日常規律會在固定時間通過會議進行階段的工作總結。這種例會的溝通形式，可以通過對已完成工作的復盤，讓我們可以查找可改良之處。同時，也是一個讓項目成員們可以學習和互通信息有無的一個場合。

　　因此，在會議溝通前，我們需要知曉溝通的目的，根據自己的需要進行腹稿或是更詳細的準備。如此當會議上大家提出什么疑問也不會束手無策;而自己有難題要討論時，自己的講述也會更有理有據、清晰明朗，讓大家較容易理解。

　　二、影響溝通效果的原因

　　不論通過是采用何種形式，溝通都還是人與人的交流，因此首當其沖易產生錯誤，導致溝通效果受影響的原因就是人員自己的傳達失誤。可能是自己表達能力的問題，也可能是自己對所要闡述的內容本來就沒有理解清楚，或者是對他人的描述理解事物等，這些個人因素都屬于主觀原因，需要提升自己的內里能力去解決。

　　另外，大家選擇不同的載體進行溝通也是有講究的。例如，大家討論的項目問題會得出較為正式的決策，如：需求、范圍等，這時就必須將溝通決議通過文檔的溝通形式進行確認，才能具有效力，如果大家只是通過口頭達成，那么可能出現問題時，就屬于有口說不清了;同樣，若是突發較為緊急的狀況，大家就不要過于古板，應趕緊直接縮減流程，直接人員傳達，避免產生損失，有什么章程之后再補即可。

　　上述若是大家提醒也是大家較容易在溝通過程中出錯影響效果的原因，需要大家提高警醒并在工作中靈活處理去避免。

　　三、溝通的規范化管理

　　項目管理之所以是一個整體邏輯規范的過程是因為其各方面都有進行規范化的管理，溝通也是如此。

　　對于項目中的正式化溝通，大家也是有一個應對流程在的。首先當有需溝通的問題時，我們會現進行分析，這個問題主要屬于個人形式還是需要團隊解決，這就決定了我們采取的溝通形式。如果是我們個人責任內的事情，那么要么直接和領導通過郵件、軟件或面對面溝通;若是問題涉及協作，那么，我們則可能需要選擇試都進行小組討論或是思考是否有需進行略正式會議的需要。

　　當我們選擇了大家溝通的形式后，就需要整理清楚需要溝通討論的問題，要弄清楚疑惑或爭議的點在哪，不要讓討論偏了方向，要時刻圍著想要解決的問題而進行。

　　生活中我們都有注意場合說話的禮貌，而工作中同樣要有這樣的”禮儀“。雖然沒有目的的溝通可以一定程度的幫助大家拉近團隊關系，讓交流更輕松，但對實際工作而言最有效的還是做好正式化的有效溝通。