企業項目的成敗關系到很多人的利益,因此并不是誰臨時想做什么項目就可以立即開始的。實際上,成熟的企業在開啟項目前是要做詳盡的準備工作的,除了要調查項目的背景、前景,還需確定各個關鍵要素,甚至是否有可實行的具體方案等等,都是項目啟動前需要思考的問題。
如果沒有做好認真的思考,盲目的開始項目,那么冒出層出不窮的問題時,大家就容易束手無策,甚至直接導致項目失敗,造成大損失。下面就簡單說說,我們在項目開啟前具體需要想些什么。
一、思考項目的前景與挑戰
這個是闡明為什么要做這個項目的重要環節,可以從內外兩方面分析。
首先,從企業本身著手。從公司戰略方向變化來看,基于公司戰略必須要有的變化,交代清楚項目背景。有利于相關人員了解清楚為什么要做這個項目,做此事對公司的影響及帶來的利益等。同時,從公司當前現狀與是問題出發,若開啟此項目會遇到什么問題?存在什么風險?會影響公司當前什么業務?從而分析出開啟項目是否值得,風險比重能否承擔。
其次,從外部市場環境變化來分析,了解當前可遇到的機會和挑戰。整體的行業現狀、受眾群體的消費習慣、消費者的喜好變化等,都需進行相關的市場調研,才能知曉自己的項目擁有多大的市場空間,可以進行哪些調整。
二、確認做事的目的與范疇
這是每次講解項目管理流程中都必定會提到的一環——明確項目目標。
項目目標自然就是開啟項目所想要達到的目的,項目目標極為關鍵,只有目標想清楚了,才可能正常開展后期的項目工作。
想要獲悉真正的目標,就需要了解項目各相關方的真正需求,所以最好是在項目開啟前,就積極與各相關方進行溝通,了解其表面需求背后所想要實現的愿景,這才是其想要通過項目達到的目的。
基于背景的分析、目標的闡述,那么接下來就可以確認要做的范圍,即該項目究竟要做什么?這是讓所有人了解項目邊界的一步,也是為了讓項目執行團隊明確自己工作內容范疇,避免客戶方等隨意提出超出項目范圍的新需求。
一般來說,確立的范圍最好體現在項目的簽署合同文本上,既保障互相利益,也免除不必要的扯皮糾紛。
三、了解可用的資源與方案
有了目標,知道要做什么,就可以考慮開啟這個項目大概需要的資源了。項目資源除了基本的人力、資金等,還包括企業內外可提供的支持、配套的硬件資源、技術支持等。在項目獲得成功的過程中,究竟可以需要哪些資源的介入,需要在立項的過程中明確好,從人、財、物多方面進行思考,最大限度在前期為項目爭取資源。
當然,并不是說所有的項目資源都要花費,這只是為項目開啟做最好的后盾準備,后面關于項目管理在成本控制方面的措施就是另外需考慮的問題了。
人力物力財力、目的都已經明確后,自然可開始想將其實施的具體方案了,根據不同的項目資源,方案也會根據不同的成本而進行調整,企業可提供資源的多少,項目團隊則需運用不同的工作方式和項目計劃等。
四、明確各自的任務與責任
項目規劃好方案、選好團隊成員后,就需要根據項目的角色細化每一個角色的職責,以保證大家對自己的工作職責是明確的。項目職責與分工在整個項目管理中是至關重要的,項目團隊成員組成如何?每個人怎樣分工合作?每個任務由誰負責等等,都關系項目每個環節的具體執行與把關。
項目經理或產品經理是一早就要確定好的,如此項目的開展才有人張羅。除了管理者的宣布和項目成員的選取安排,在項目執行過程中,每個子任務的環節還可設置驗收管理員角色,安排人員對自己涉及的相關任務負責、評估。
如此,不論子任務或某個環節出現任何遺落或是好壞情況,都能有人可找,明確相關責任人,快速及時解決問題。
做事情有規劃是成功的有利前提,“謀定而后動”一直是聰明人的行動準則。所以我們在做任何事前都不能頭腦發熱,要清楚自己的目的,這也是項目能夠走下去的關鍵。