我們進行項目的各項規劃時,其中每個環節都與項目資源管理掛鉤,例如:任何時候都需要的人力資源與資金支持等。可以說資源一直項目運轉不可或缺的“養料”。
而一旦項目在資源的規劃或分配上出現失誤,那么項目就會出現各種影響成敗的問題。因此,如何管好資源是項目管理環節中的重中之重。
一、進行資源評估,部署儲備
在項目資源管理中,首要步驟是評估內部資源和外部資源的需求。項目中的每一個任務都需要納入評估范疇,這樣資源才能以最有效的方式進行部署。
資源評估的常用技巧之一是參照早期項目中獲得的經驗進行評估。此外,從特定任務中收集的硬數據也可用來進行更準確的評估,這些特定任務是針對早期項目開展的。
二、羅列數據信息,整合參考
要做好正確的資源評估,需要有效數據做參考。這些數據包括以下內容信息:可用資源、資源需求、
資源如何才能滿足需求等。
項目經理可根據以往項目,羅列出類似任務需要預備怎樣的人員、資金等;再結合當前實際,二者相整合就可以得出既依據事實又有經驗的參考資料。
三、資源級別排序,有序執行
基本每個項目開啟時都會制定項目計劃,其中也包含了單獨的資源計劃。資源計劃包括從項目開始到項目結束的資源需求、資源分配和資源利用的各個方面。
在資源計劃中,項目經理需要創建項目從頭到尾所需資源的層級列表,并將所需資源進行排級,即:從頭貫穿到位都需要的、某階段需要的、某些任務分別需要的資金等等。
大家計劃越詳細清楚,執行時越能有備無患,讓項目開展更加有序可循。
四、磨練談判技巧,爭取資源
對于企業來說,規模較小的項目一般只利用內部資源,如果想要獲取外部資源,項目經理需要說服企業管理者給予支持。
在爭取外部資源的時候,項目經理扮演關鍵的角色。項目經理必須磨練自己的談判技巧,讓企業管理者能了解你要的資源對應帶來的利潤價值,以及所需資源對于整個項目的重要性,讓其能承諾提供必要的資源。
五、避免過度分配,合理安排
項目經理任何時候都要確保資源分配要合理化。例如,資源分配給某項任務,可能人員分配不足或是其它原因,但這些工作無法在正常工作時間內完成,資源過度分配就出現了。
而一旦過度分配就可能帶來一些連鎖反應,例如,為了不影響工期,需要員工持續加班加時,投入更多的人力資源,這可能會導致財政資源的超支或人員的抱怨離職等。
不論是參考往期經驗,還是羅列分類真實數值進行有據分析,都可窺見項目資源管理是需要相對嚴謹的規劃的。主要是因為項目評估的利益結果,也是依據項目資源等的支出進行評估預測的,若是資源分析不靠譜,那么項目是否能夠有所收獲就成為了不可定因素,也就加大了項目失敗的風險。