項目工作開展過程中耗費的一切都是企業付出的成本,與其它元素不同,對于項目成本的規劃、預測等,是希望盡量可以偏準確的。但事情往往事與愿違的情況居多,在項目成本管理過程中,經常會出現成本超支或難以控制的情形。
而為了更好的管理成本,我們先要了解讓其失控的“元兇”是哪些,如此才能“對癥下藥”,讓成本管理回歸正軌。
一、前期預測結果“不可靠”
這屬于導致項目成本無法掌控的源頭,從一開始的預測階段就出現了不確定或失誤,那么之后建立在不確定預測上的管理自然也就充滿了“危險”。
當然我們開始做分析、計劃時,是抱著嚴謹的態度,希望能夠得到準確數據的。但是即使大家參照以往的數值,將市場背景等影響都考慮其中,但客觀的分析仍然未必能得到客觀的結果。
最主要的原因大家也清楚,項目成本的產生是項目活動中各種行為發生后的產物。而人在實際執行項目過程中充滿了各種變數與意外,這是誰也無法預測的,這個變動大小甚至可能直接導致前期成本預測的全面崩盤。
除此之外,拋開可能的變數不講,大家在做成本預測的步驟本身也可能會產生失誤。例如:我們在羅列影響成本因素時,出現些許遺漏;或者做估算的方法在操作中,出現誤差等。
二、決策層方案的“不靠譜”
好的理論依據是我們執行實施的前提,當我們做的成本計劃中,預測的數據確實較為準確,那么就需要管理者以此進行進行做出相應決策,并制定出可行性的方案。
不過我們發現不少項目成本卻會因管理層做的決定而產生變化,從而導致與預測發生較大偏移,而變得愈加不可控。
項目團隊工作的方向是根據決策領導的戰略走的,當領導在進行成本安排時,哪些流程環節規劃的成本高,自然項目成員在其中花費的心力就會多。而任務所占成本的多少,大家也會根據此調整完成目標的方案,自然質量、時間等都會有所影響。
因此,當我們要保障項目的成功,那么就需要重新對項目成本進行調整,那么之前規劃的成本數據可參考性也會越來越低,自然成本也會更加不好控制。
三、團隊管理機制的“不成熟”
項目團隊雖然時臨時組建的團體,但是依然需要設立相應的組織架構與規章制度等。除了企業本身的制度外,項目組自身會針對性的根據需要進行團隊管理的建設。
這其中包括了項目組溝通反饋機制、風險預警機制、人員職能層級劃分,以及其它流程步驟要求等等。通過這些項目組就可以知道自己可以通過什么途徑去做自己負責的任務;遇到問題時,也知曉應該向誰申請、反饋,如何協調解決;以及,清楚自己所處的位置,知道自己哪些人的要求才應該去執行。
但是并不是所有的項目團隊都有著較為完善的管理機制,不少項目組總會在某些環節上存在多多少少的漏洞與不足。從而導致大家的執行工作出現不順利的狀況,影響大家的工作效果。
同理,項目成本也會在不嚴謹的管理下受到影響,如:有人發現了某個點可能對成本產生影響,但是卻不知向誰反饋最合適,就可能導致信息延誤,有可能產生損失。
總之,上文就是從前期估算、決策方案、執行團隊這三個講解了項目成本受影響變不可控的原因。也讓項目組警醒,任何時候都要對項目保持嚴謹態度,實時做好觀測,從頭到尾防止項目成本可能受的影響。