會議是我們工作中不會缺少的集體分享形式，不論是有正式事宜，還是日常討論，會議都是企業必要時候溝通交流不能少的手段。

　　那么在實際工作中，開展會議時，我們應該注意哪些問題，才能保障會議的成功呢?

　　一、明確的會議目的

　　項目會議的種類是很多的，有正式的開啟或驗收會議，也有中間進度跟蹤的中小型會議，還有緊急的風險處理會議，最多的應該算是日常的工作會議等等。

　　許多人使用團隊會議來共享幻燈片上的信息—— 其實這并不需要實時分享，可以在會前直接發給參會人。還有些人只選擇使用虛擬團隊會議，從不考慮其他工作方式。所以，請捫心自問：”為什么需要開團隊會議，并且，僅開一次會就能達到我想要的結果嗎?“

　　二、哪些人參與會議

　　當你想清楚為什么要開會并選擇開會，接下來就要考慮需要參會的人員了。

　　是否需要每個人都參加?他們的角色是什么?他們能給會議帶來什么?他們需要使用何種資源來參加會議(可能需要特定登錄技術或翻譯)?參會人會給你帶來怎樣的復雜的問題需要你處理?在這里回顧一下團隊成員的文化差異、身份背景和相互的信任度等是很有用的。

　　三、考慮成員級別差

　　當你確定了團隊會議的參會人后，需要考慮以下這些問題。

　　參會人在組織中處于不同層級嗎?如果是的話，級別差異會干擾會議嗎?可以考慮通過匿名發言或小組討論得出結論，而不是強調是誰具體貢獻了何種想法。你可以安排一個中立人員收集每位參會人的意見，然后將這些意見公布到共享屏幕上。會議引導者必須保持中立態度，并得到每位參會人的信任，否則思想的流動就會停止。

　　另一種有效方式是安排人們提前匿名提交他們的想法。請記住，如果以電子文件形式提交，有些人可能覺得自己會被追責，從而阻礙他們的參與和投入。匿名提交也可以降低辦公室政治對會議產出的影響。

　　四、會議的交流方式

　　人們說話交流其實包含了三種交流方式：所用詞語本身、說話的語調語氣和肢體語言。如果你看不見肢體語言，單靠說話聲音，就像參加電話會議，那么，最重要的事情是人們既能聽清發言者的每句話，也能聽清所使用的語調語氣。

　　團隊領導者需確保他們開會時的音頻質量盡可能高，無論他們使用哪種技術。

　　五、提前性預防風險

　　可能出現什么問題?在你的會議上，有什么比計劃的會議內容更重要?風險絕對是最需要考慮的不確定因素。它們可以是正面的機會，也可以是負面的威脅，所以，考慮一下可能會發生的問題，以及你的應對方案。是否有其他人能夠比你更好地處理一些風險?回顧一下你面對的風險，看看什么已經改變，什么需要做必要的調整。

　　團隊會議中的許多風險來自參會人(或沒參會的人)和技術。大多數團隊會議都會由于某種技術故障而延遲幾分鐘開始，即使這里有最有經驗的參會人和最可靠的技術。

　　六、注重會議的參與

　　很多時候，團隊會議全都是演講和演示。人們開不了多長時間就離開了，特別是當他們忙著做多個項目的時候。團隊工作回顧會議似乎特別容易發生這種情況，人們往往用太長的時間來展示自己的工作細節。請記住，如果沒有互動，人們很容易喪失注意力，所以，工作細節這類信息可以在團隊內異步共享，而不需要所有團隊成員實時在線聆聽。

　　可以讓人們列出需要得到別人什么支持(需求)，同時，他們還可列出可以為其他團隊成員提供什么支持(貢獻)，這種做法很有用。