付出不一定會(huì)百分百有回報(bào)，但不做就多數(shù)不會(huì)得到好的結(jié)果。對(duì)于項(xiàng)目管理者來(lái)說(shuō)，最大的目的就是希望項(xiàng)目最后能夠成功落地，只要有增加成功幾率的機(jī)會(huì)都因該被抓住。因此不少項(xiàng)目組在項(xiàng)目開(kāi)始前期就開(kāi)始進(jìn)行一系列的準(zhǔn)備工作。
這個(gè)準(zhǔn)備不只是指我們需要做策劃、填充計(jì)劃，主要還包括要學(xué)習(xí)往期經(jīng)驗(yàn)，分析關(guān)鍵環(huán)節(jié)，留住關(guān)鍵人才，以及集思廣益收羅創(chuàng)意等等。這些都是優(yōu)秀的項(xiàng)目管理人員會(huì)在項(xiàng)目前期做的準(zhǔn)備工作，接下來(lái)就具體說(shuō)說(shuō)，這么是為什么。
一、分析以往項(xiàng)目——學(xué)經(jīng)驗(yàn)，避免重復(fù)錯(cuò)誤
開(kāi)始新項(xiàng)目時(shí)，確保反思中的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)有運(yùn)用到實(shí)踐中并定期檢查，以避免人們遺忘這些建議，從而導(dǎo)致同樣的問(wèn)題再次發(fā)生。
想從錯(cuò)誤中學(xué)習(xí)，必須對(duì)所有項(xiàng)目進(jìn)行事后分析，尤其是那些被取消的項(xiàng)目。這個(gè)過(guò)程必須不留余地、全面深刻地反思什么是對(duì)的、什么是錯(cuò)的以及今后如何改進(jìn)。相關(guān)人員撰寫(xiě)完總結(jié)報(bào)告并一致同意通過(guò)后，應(yīng)該把它提供給企業(yè)的全體成員，最好放在公司內(nèi)部網(wǎng)站上，確保成員們能夠輕松找到并查閱它，隨時(shí)學(xué)習(xí)。
二、制定長(zhǎng)期計(jì)劃——保大局，注意實(shí)時(shí)更新
項(xiàng)目剛啟動(dòng)時(shí)存在許多未知數(shù)，制定一個(gè)長(zhǎng)期計(jì)劃是必要的。在項(xiàng)目初期，長(zhǎng)期計(jì)劃包含了許多關(guān)鍵日期，如正式啟動(dòng)日期、什么時(shí)候進(jìn)入前期開(kāi)發(fā)、什么時(shí)候開(kāi)始制作、什么時(shí)候提交項(xiàng)目等等。
在這個(gè)階段，必須制定預(yù)算、時(shí)間表。計(jì)劃確立后，可以進(jìn)一步估算其它事物，如果日期發(fā)生變動(dòng)，計(jì)劃也隨之而變。要注意的是，長(zhǎng)期計(jì)劃不只是為了取悅利益相關(guān)者而匆匆制定出來(lái)的一個(gè)概況，直到項(xiàng)目嚴(yán)重滯后時(shí)才被重新審視。保持敏捷開(kāi)發(fā)的同時(shí)遵循并實(shí)時(shí)更新長(zhǎng)期計(jì)劃，這對(duì)于保持功能相關(guān)性來(lái)說(shuō)尤為重要，因?yàn)槿绻覀儍H以不同階段審視產(chǎn)品功能，可能會(huì)遺漏關(guān)鍵方面。
三、角色定位清晰——明責(zé)任，崗位職能明確
對(duì)于任何團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)，各個(gè)成員們了解自己的責(zé)任以及如何融入團(tuán)隊(duì)是很重要的。如果團(tuán)隊(duì)成員的角色是模糊的，人們不清楚公司對(duì)他們的期望是什么，也不知道團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)是怎樣運(yùn)作的，許多事情會(huì)因此被忽略，某些崗位的責(zé)任會(huì)被稀釋。因此必須明確誰(shuí)負(fù)責(zé)方向指導(dǎo)、誰(shuí)負(fù)責(zé)審查等等。
在項(xiàng)目交替、不可避免地出現(xiàn)崗位變動(dòng)時(shí)，最好與團(tuán)隊(duì)成員共同商議。如果出現(xiàn)了崗位空缺，開(kāi)放這些崗位，讓所有人都可以來(lái)應(yīng)聘。當(dāng)然，崗位說(shuō)明無(wú)法涵蓋所有工作責(zé)任，人們常常會(huì)突破崗位職責(zé)的限制，但讓人們自由選擇承擔(dān)職責(zé)會(huì)引發(fā)很多不必要的問(wèn)題。
對(duì)于團(tuán)隊(duì)以外的利益相關(guān)者，如：管理高層、發(fā)行商、授權(quán)方等，這一點(diǎn)尤為重要。參與審批的人太多是一件危險(xiǎn)的事，這會(huì)導(dǎo)致簽字確認(rèn)、處理矛盾反饋的責(zé)任人不明確。因此，應(yīng)該一開(kāi)始就確定分工，反饋流程以及周轉(zhuǎn)時(shí)間。
四、加強(qiáng)全員參與，集想法，篩選最佳方案
一般來(lái)說(shuō)，最好不要一股腦地投入到第一個(gè)想法中，全然不考慮其它替代方案。它或許是個(gè)好主意，但可能存在更好的想法，并且在不權(quán)衡其它可能性的情況下，一個(gè)想法的缺點(diǎn)可能會(huì)被暫時(shí)掩蓋，直到最終凸顯出來(lái)。
設(shè)計(jì)之初，允許任何團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者貢獻(xiàn)自己的想法，但具體的責(zé)任和決定權(quán)仍然在首席設(shè)計(jì)師手中，首席設(shè)計(jì)師應(yīng)該對(duì)這些想法進(jìn)行篩選。這個(gè)過(guò)程將大大提高團(tuán)隊(duì)的認(rèn)可度和參與度。
從人際關(guān)系策略的角度來(lái)看，讓利益相關(guān)者加入其中是明智的。特別是客戶(hù)，因?yàn)槿绻麄儏⑴c到這個(gè)過(guò)程中，他們將更可能同意某個(gè)方案。
關(guān)于有備無(wú)患的道理已經(jīng)是老生常談的事了，大家都已明白。因此，在項(xiàng)目管理前期的難點(diǎn)主要在于了解到底應(yīng)該做哪些準(zhǔn)備才算是真正有用的準(zhǔn)備，避免大家做無(wú)用功。同時(shí)，可以發(fā)現(xiàn)作為需要團(tuán)隊(duì)執(zhí)行的活動(dòng)——項(xiàng)目，其準(zhǔn)備工作并不是只靠領(lǐng)導(dǎo)者就可以完成的，最主要還需要整個(gè)團(tuán)隊(duì)成員們的配合與思維散發(fā)。