我們知道，項(xiàng)目源頭初始需要做的最重要一件事就是——確認(rèn)需求。這是之后確定項(xiàng)目目標(biāo)與范圍的依據(jù)，是大家項(xiàng)目工作的目的。而項(xiàng)目需求的確定卻不是那么簡(jiǎn)單的，可能需要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)、客戶，溝通、理解等人或事的各方阻力。
因此，提前分析清楚在溝通項(xiàng)目需求的過(guò)程中可能遇到的問(wèn)題，提前進(jìn)行準(zhǔn)備或規(guī)避，可以幫助我們更好的制定好項(xiàng)目需求。
一、找錯(cuò)人——對(duì)接人不清楚真正需求
一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始，你和客戶的一位對(duì)接人談了很久，確定了項(xiàng)目的詳細(xì)需求，并形成了文檔。但是，當(dāng)文檔上報(bào)給客戶總經(jīng)理的時(shí)候，卻被全部推翻了，一切得從頭再來(lái)。項(xiàng)目相關(guān)工作文檔，上報(bào)給高層領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，有調(diào)整可以理解，但全部推翻是怎么回事呢?
這說(shuō)明你談項(xiàng)目需求的時(shí)候找錯(cuò)了人。比如客戶要做一個(gè)研發(fā)類項(xiàng)目，不能去找客戶的技術(shù)經(jīng)理談。
多數(shù)情況下，需求并不來(lái)自技術(shù)部門，而是來(lái)自業(yè)務(wù)部門。作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)選擇和對(duì)方業(yè)務(wù)層面的人員直接進(jìn)行溝通對(duì)話。而業(yè)務(wù)層面的需求往往是模糊的、不確定的，甚至有些人自己也不知道想要的是什么。業(yè)務(wù)層面的需求還會(huì)牽扯到各方的利益，紛繁復(fù)雜，需要項(xiàng)目經(jīng)理一一去梳理、溝通、協(xié)調(diào)、妥協(xié)，最終達(dá)成互相認(rèn)同共識(shí)。
所以項(xiàng)目經(jīng)理談需求時(shí)，一定要找對(duì)人。即使不容易見(jiàn)面，也要通過(guò)線上方式取得聯(lián)系。
二、會(huì)錯(cuò)意——客戶有需求外其他顧慮
在需求溝通過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要耐心、技巧和深層次的溝通，了解客戶內(nèi)心的真實(shí)需求，而不是從技術(shù)層面去說(shuō)服對(duì)方。在很多情況下，問(wèn)題都不是技術(shù)層面的。
例如，在項(xiàng)目執(zhí)行，確認(rèn)計(jì)劃方案時(shí)，雙方出現(xiàn)了分歧。項(xiàng)目經(jīng)理覺(jué)得A方案簡(jiǎn)單，成本還低，可以滿足您的要求;客戶覺(jué)得成本高沒(méi)關(guān)系，關(guān)鍵是要穩(wěn)定、可靠，建議選擇更復(fù)雜點(diǎn)的方案。即使項(xiàng)目組強(qiáng)調(diào)這種技術(shù)也很可靠的，做了好幾個(gè)這種項(xiàng)目了，沒(méi)出現(xiàn)問(wèn)題;客戶依然“初心不變”。項(xiàng)目經(jīng)理心里納悶：怎么說(shuō)不通呢?錢多花不完嗎，放著簡(jiǎn)單省錢的不用非得用那費(fèi)勁的?
而后來(lái)你了解到，客戶公司以前的系統(tǒng)都是用的這種方案，你的對(duì)接人只是不想做第一個(gè)吃螃蟹的人，他考慮的首先是安全，其次才是項(xiàng)目。
三、被嚇退——領(lǐng)導(dǎo)不會(huì)輕易簽字確認(rèn)
最后，經(jīng)過(guò)溝通，完成了項(xiàng)目的需求文檔，把它交給高層管理者。這個(gè)時(shí)候，老板會(huì)直接通過(guò)你的需求嗎?一般情況下是不會(huì)的，因?yàn)檫B他自己也沒(méi)有想好到底確不確認(rèn)，可能就是讓項(xiàng)目經(jīng)理自己定著、先做著。
而你是項(xiàng)目經(jīng)理，不是客戶，更不是老板，決定不了項(xiàng)目需求。其實(shí)讓老板簽字通過(guò)并不是非簽不可，而是讓他對(duì)項(xiàng)目認(rèn)真思考清楚，很多時(shí)候老板是不會(huì)替你考慮問(wèn)題的，最后出了問(wèn)題還是項(xiàng)目經(jīng)理“背鍋”。
不管是簽字，還是軟磨硬泡，亦或是動(dòng)之以情曉之以理，總之要讓重要相關(guān)方認(rèn)真考慮你的項(xiàng)目，讓他們對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)、需求達(dá)成一致。不管他們是否強(qiáng)勢(shì)，項(xiàng)目經(jīng)理都不能退縮。
所以由上可知，其實(shí)在溝通需求的過(guò)程中，并不是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)一心為項(xiàng)目好而去溝通就可以達(dá)到好的結(jié)果。人是復(fù)雜、微妙的，因此項(xiàng)目經(jīng)理需要善于”察言觀色“，盡可能多做了解的探查事情背后原因，才能盡可能摸索出有利于多方的可行知道。如此才能讓項(xiàng)目組盡快得到自己想要的，讓項(xiàng)目需求盡早確定。