項目管理過程中,要論最主要的元素,就是——進度(時間)、質量與成本。不論是什么項目,側重點在何處,這三點的監控都是不肯缺少的。
在項目活動的跟蹤過程中,主要的作用也是對這三點的監控管理。這三大要素要是可以按照項目計劃的大致方向發展,那么項目的成功率也就達到了百分之八九十。因此,做好這三點的管控對項目管理時至關重要的,那么具體應如何做呢?
一、保障進度的手段:計劃、總結、考核
項目進度的跟蹤主要就是時間周期的控制。項目開始階段至關重要的一步就是做項目計劃,即:將整個項目目標分為幾個里程碑任務,根據工作量給與每個任務劃分不同的時間段,整個項目因此自然形成一個時間軸,項目管理就是要監控時間軸上的任務節點,保障所有任務盡量按時完成。
首先,項目所有成員每天需實時上傳項目工作相關信息,讓大家都了解項目的所有情況,如:客戶的最新資料、需求,相關會議記錄、文件等。
其次,項目的工作應進行一定周期內總結,如周報、月報。項目成員應在某時間內完成的任務,在每次總結會議上不論完成情況如何,都應如實告訴項目經理,方便經理了解所有人工作情況,評估完成度,考慮其中困難情況,思考是否需要增加支出或調整人員。同時,管理者也可以在這類總結大會上,將所分析的項目的整體問題與大家一起討論,集思廣益,利用頭腦風暴規避風險,看是否需對項目進行調整。
最后,為保障項目團隊的進度,那么績效的考核是必要的,不然按時完成的人沒有動力,延期任務的人也沒有壓力,久而久之,大家就都不會按時完成任務了。因此,項目進度管理時的時間軸上應記錄好每個人的任務完成情況,根據好壞給與相應的績效獎勵。
二、評判質量的方式:分析對比、階段測試
項目的質量評判對于不同行業形式的項目也是不同,生產類企業是生產的具體產品的品質;工程類企業是建筑符合檢測標準,且成本越低越好;而活動類項目,則是品牌影響力的增加,如:粉絲漲了多少,視頻、新聞瀏覽關注量有多少。行業內對于質量的驗收或判定主要有兩個方式:
一是時常分析對比,項目的開始就制定了項目的驗收評估標準,在項目進行中跟蹤項目時,將項目的
已完成部分質量時刻與驗收要求進行對比,保持完成產品的品質一直在驗收標準之上,那么項目最后完成的目標質量絕對有保障。
二是隨時進行測試,一些軟件開發等項目總是等到所有功能等都完成后,公司才開始安排人測試,導
致問題總是集中式暴發,成員的工作量也會階段式激增。所以在項目管理過程中,其實可以安排測試人員在一定的任務已完成后就可以開始階段式測試了,這樣對已完成的功能提前開始測試,提早發現找出問題,避免錯過項目風險,并項目后期慌亂。
三、控制成本的方法:數據監控、支出規劃
項目的成本包括了:人力、物力、財力、時間,最后獲得的利益也包含了:創新產品、經濟收益、長久影響力等。控制成本的基本是讓項目的實際耗費不要超過項目預算。
因此,在項目管理的監控過程中,需要時刻關注各個階段已經支出了多少成本,實時注意實際消耗成本與預算成本的數據對比,防止項目成本的超值,影響企業的實際利益。
而為了保障實際成本不超支,項目組主要需從人力資源和物資采購兩個方面進行規劃。若是人力不足既可能需要加人增加人力成本,也可能延時增加時間成本;同時,若采購人員在選購物資時,價格過高或是需求判斷誤差過大,要么直接耗費過多資金成本,要么后期臨時加購物資增加支出。
因此,控制成本不只是單單降低物資價格而已,而是需要全方位的計劃,才能在保障項目進度前提下,靈活獲取利益。
保障進度、保證質量、控制成本,基本是一個成功項目的標配。若是這三大方面出現問題,就屬于項目風險了,要對其進行調整。在現在項目管理中,雖然讓項目成功完成的方法越來越多,但對項目進行實時監控跟蹤,無疑還是最有效的、保險的。