當(dāng)事情進入即將完結(jié)階段,大家的心情都是最緊張的。一是因為要結(jié)束了,開心;二是害怕最后階段出亂子,擔(dān)憂。同理,項目進入尾聲時,項目組在面對客戶時也格外謹慎。
因為,不少項目在最后時期,客戶似乎也問題越來越多,項目組既擔(dān)心客戶是不是有什么想法故意如此,又在這種心態(tài)下,處理器問題來,愈加不知如何是好。
那么,在項目最后沖刺時期,項目組應(yīng)該怎樣放平心態(tài),分析客戶心理,搞定那些“刁難”呢?
一、前期交流要充分,建立信任感
當(dāng)項目進入尾聲,我們發(fā)現(xiàn)客戶越來越不好說話,方案愈加難通過,為什么呢?
首先,出現(xiàn)此問題,可能是由于客戶不懂,責(zé)任在客戶,但是我們也需要找到自身可能有的問題。如:前期搞定重要干系人,清楚他們的主要需求,就是項目能夠順利成功完成的很重要因素。而搞定這種不懂的干系人,就需要項目經(jīng)理的溝通技巧了。
總的來說,就是如果你項目中提前主動跟客戶進行深入溝通,明確項目深層需求,了解項目的方方面面,提前規(guī)劃,能省去后期的不少麻煩。但是目前很多項目成員,甚至項目經(jīng)理總想偷懶或者僥幸心理,時常覺得沒啥大問題,有些模棱兩可的地方,既然對方?jīng)]提出,那么自己也多一事不如少一事,自然多少會給客戶留下不太負責(zé)人,不太有信任感的印象了,自然在快結(jié)束前遺留了大量的問題需要解決。
二、溝通次數(shù)不嫌多,避免理解失誤
客戶的需求很多時候是不斷疊加的,在項目前期很多需求都處在一個理論階段,想法很多,但實際操作落地的可能性還有待驗證。通常不少項目都會在實施的過程中涌現(xiàn)出很多細節(jié)的問題,這時項目組一定要多與客戶溝通交流,避免自我認識產(chǎn)生的誤差,造成完成的成品不是客戶所期望的。
另外,每個項目經(jīng)理都應(yīng)該在心里時刻有謹記,項目的目標是什么,項目需要在何時達到何種交付成果,嚴控需求,預(yù)見風(fēng)險。同時在與客戶溝通時需耐心的站在他們角度向其闡明項目組這么做的原因,只有交流越多、了解越多,大家才會漸漸站在統(tǒng)一立場上去考慮問題,互相理解。
三、協(xié)商應(yīng)進退有度,調(diào)整需謹慎
前期利益相關(guān)人員溝通都做好了,但是項目馬上就要結(jié)束,客戶還是無休止的提需求,這種情況還有一種可能就是客戶方害怕項目一旦交付,付款之后,我們可能就不大會搭理他們。
面對這種情況,務(wù)必要和客戶保持有效的并且氣氛和緩的溝通,該堅持的必須堅持,拒絕無原則的退讓;必要的調(diào)整可以接受,但是要在可控范圍內(nèi),如果觸犯了一些基本原則,如:范圍、進度、成本,則一定要謹慎評估。
而客戶要求必須變更的話,首先在需求變更時,及時地與客戶溝通,讓其了解變更的影響。在得到授權(quán)后再進行變更,其次明確主次要的功能區(qū)分,在不影響主要功能的前提下,進行少量變更。
雖然社會上確實有些“無理取鬧”的客戶,但是多數(shù)人對項目組要求嚴苛的做法都是有原因的。客戶如何想不是我們主導(dǎo)的,但是確實可以通過我們的表現(xiàn)去影響的。若項目組給與客戶擁有強烈責(zé)任心、做事認真等印象,對項目公司的品牌信任度在交流中得到提升,那么,不論項目處于何種階段,客戶自然都不會對項目組產(chǎn)生不信任感,而是抱著解決問題的姿態(tài),一起協(xié)商處理。