在項目管理中,溝通一直是一個較為感性的環節,它不像其它有明確的標準,多是讓大家根據實際而去選擇應對之策。
而這個實際情況其實就是我們應對的人群的差異性而產生的,人都是不通的,自然對于信息的理解、接受也不同。因此,多數溝通管理的建議多是讓大家在一些態度、交流方式等方面去進行提升。
這也是因為交流本身就是一件主觀的事,所以以下也是一些主觀角度的心得體會,供與參考。
一、信息分享:要全面并及時
也許消息過多會讓人有點煩,但是在項目團隊中,溝通不足產生的后果影響卻遠大于大一點“煩”,這是基本認知。因此,關于項目的所有信息不論好的壞的,成員之間都應該及時與其他人分享,特別是關于客戶第三方的,實時告知才能讓項目組根據最新消息判斷項目是否需要調控。
1、項目成員都要有及時上傳客戶信息等更新信息的習慣,關于項目需求有變動跡象更是應實時告知大家,不然客戶想要的都可能超出項目范圍了,項目團隊還沒有發現給與反饋。
2、當有較大變更信息時,大家可以及時開緊急會議溝通。而即使只是在按部就班的完成項目工作,也有必要讓項目組成員們每周開次例會,互相了解彼此進度、想法,是否有任務上的困難等等。
3、溝通的目的是為了交流最新信息與想法,至于對內的溝通形式在格式規則上,反而沒有過于刻板的講究,讓大家浪費不必要的時間。
二、注意傾聽:發現忽視盲點
每個人都有自己的說話、交流習慣,可能未必都那么善于描述表達,但其所要闡述的事實卻可能對項目意義重大,因此團隊的管理者尤其要擅于傾聽。
現在工作都講究效率,對他人缺少耐心,打斷他人講話是大家都容易犯的一個毛病,不少人時常自作聰明覺得知道別人要說什么而打斷,讓他人不好再說。而在一個好的項目團隊中,應該鼓勵所有成員表達自己的想法,大家互相聽取意見,才能通過他人發現自己忽視的盲點,避免項目中不必要的錯誤。
三、保持客觀:關注事情本身
每個人都會有情緒,但在工作中我們需要做的就是時常要拋棄個人情緒。
項目團隊的組建多是臨時性的,每個人外貌、個性、做事方式都各有差異,不是都會互相喜歡或贊同別人的一些方面。因此,接受與尊重他人是與人交流的根本。
在項目管理工作中,遇事討論時,我們要時刻清楚大家討論的是項目本身問題,而不是去做項目任務的人,我們可以質疑事情本身,卻不能以不喜歡某個同事本人而去質疑他所工作的內容。一旦大家以這種純粹主觀態度工作,反而會影響項目中的決策判斷。
綜上,主要將面對信息時,從分享、傾聽和態度三個方面應注意什么的角度去進行了簡單分析。其實就是教我們在項目溝通中,要注意傾聽他人說話;關于工作的信息告知要快速;同時對于他人要有對事不對人的態度,客觀判斷信息。將這些做好,你的溝通能力一定可以提升一大半。