現在，項目管理工具基本已經成為許多企業項目工作中必不可少的幫手。工具的運用不只是讓人工工作量得到銳減、數據類工作減少誤差，同時還能進行進度管理、預警提醒、文檔存儲等。從多方面讓項目工作變得便捷。

　　下面就將和大家簡單歸納下，我們常用的項目管理工具，應該需要哪些功能?

　　一、全局展現項目規劃，根據實際調整

　　許多項目的失敗其實早在它前期做計劃時就已經有端倪，畢竟計劃不對，執行力再強也是在走錯誤的路。

　　所以項目的前期計劃是項目成功的基本要素之一。因此，項目管理工具在項目規劃的運用上，需要能將項目大致的預算成本、時間周期、人力資源等都有一個很好的展現，讓管理者能全局了解，并可根據實際需求調整。

　　如此，項目執行團隊也能通過工具知道自己需在怎樣的條件下完成事情，可以預判自己能否完成，或是要想完成項目任務對于計劃中的設定要進行怎樣的修改或增減。這樣才能得到集體認可的行之有效的計劃方案，讓項目變得切實可行而不好高騖遠。

　　二、分解劃分工作任務，按輕重緩急管理

　　有了規劃自然就要實施，因此，接下來就需要項目團隊做具體任務了。而在項目管理過程中，大家可以發現，項目管理工具存在的最主要功能之一就是——管理項目任務。

　　所以一款項目工具必須具備將任務以獨立或兼并的形式創建的功能;其次，項目工具需要能夠靈活的對任務進行排期，并為其分配相應的人力、物力等適配資源。

　　這里所謂的靈活管理不只是直接在任務下畫資源，最主要的難點還在于根據任務難以、大小，要再分析是否需要在此分解小任務;另外，關于人力資源部份還要根據其具體工作量、重疊任務等，看看安排是否合理，如此才好知道是否有需要加班或增加人手的可能。

　　三、項目進度實時提醒，保障任務按時完成

　　所有項目的執行過程中都需要實時監控，最直接就是時間的監管，因為整個項目就是將一個大的時間周期劃分為各個小的周期去完成。所以對于時間的監控管理，了解每個小時間段任務的完成情況，才能保障整個項目整體順利度。

　　所謂的時間管理簡單來說就是保障任務能在規定時間內完成，不要超時延期。那么項目管理工具最好除了規劃時間線的功能外，還具有任務提交與提醒等功能。

　　當某板塊的任務時間節點快到期時，管理工具可以對相關責任人合管理者進行消息預警，提醒任務執行人員盡快完成工作，同時讓管理者知曉情況，可以提前了解實際狀況，杜絕風險。另外任務提交后，系統可以提醒下一環節執行成員進行工作銜接;同時，發送給管理者進行任務評審，保障項目質量。

　　四、文檔分門別列存儲，方便檢索查找

　　一個項目中所包含的文檔資料不只是訂單、合同，還有大家需求的討論、會議的內容，每個任務的提交記錄等等，這是一個大量的數據儲備，是對以后工作的參考。

　　所以項目管理工具，既需要能專門為大家儲存資料還需要有讓大家隨時快捷找到資料的功能，發揮最大使用價值。具體來說就是，文檔資料可以進行分門別類保存與檢索，我們可以設定各類條件進行查找，精準鎖定自己要找的線索資料。

　　五、風險危機實時預警，規避或及時調整

　　做任何事情都有出現錯誤的可能，在項目管理過程中其實就包含了發現這些風險問題并規避的需求。

　　因此就需要項目管理工具在記錄企業整個的項目活動的實現過程中，通過跟蹤如果發現用戶出現完成內容與計劃目標內容不符亦或完成時間與規劃周期有誤差時，可以實時提醒項目管理者，判斷這些因素是否會產生風險，影響項目進度。

　　若是風險不了避免會發生，那么項目組需要對項目進行調整，運用工具對之前的計劃安排、時間線等等進行修改，同時所有修改內容工具中應該有明顯標注，同時需要通知到所有項目成員知曉。

　　綜上所述，項目管理工具主要就是為了項目的順利進展而出現的，自然功能也是圍繞其需要而制定。因此功能總的來說就是以解決項目的時間、規劃、任務、監管等需求為主，不同的企業項目根據自己的實際需要會對工具有另外的需求，那么只要根據自己需要去選擇，定能讓項目工具為自己項目管理工作提高效率。