雖然在做項目計劃時總是會盡量嚴謹、完善，但是我們很清楚，實際執行時，事情并不會完全按照計劃安排去“復制粘貼”。因此計劃之外的“意外”也會有很多，所以其實我們的項目計劃里還應包含應對計劃之外突發情況的計劃。

　　這里主要將是關于項目資源方面的計劃準備，大家做項目時不能完全預測出項目需要耗費多少預算資源，因此會需要做好計劃中資源儲備工作，并想好超出計劃范疇應如何應對。

　　一、準備好偶然性預算

　　所有的項目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預算來解決估計的不確定問題。如果你相信你的估計有80%的準確性，你就需要20%的偶然性預算。

　　例如，如果你的項目預計要花費10萬元，你可能需要2萬元的偶然性預算來解決估計錯誤以及完成那些應該在范圍以內，但是在你最初的估計中遺漏掉的工作。偶然性預算中剩下來的所有的錢都會在項目結束后歸還給客戶。

　　二、應做好哪些計劃儲備

　　一些項目需要項目經理把對于意外做好更充足的準備。對于一些項目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設備或者補給等。

　　1、應對項目時間緊張狀況

　　在一個典型的項目里，如果你發現項目比你預期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費用預算;但是如果最后期限已經定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經準備好的計劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。

　　例如，一個項目進入最后一個月，而同時又還剩下很多工作，只有你有一個大膽的計劃保證項目能夠按時完成，以及一個在需要的時候能夠獲得額外人手的計劃，你才有機會成功。那么，提前進行內部員工鑒別和備用的準備工作就能夠讓你在需要額外的資源的時候做出快速反應。

　　2、臨時添加物資的高成本

　　在進行物資采購時，你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜，但如果追加采購的話就會比較貴。

　　例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會發現如果你購買的數量比較多的話，單價會比較便宜。假設你估計你會需要100套硬件。由于你估計中的不確定性，你可能會采購110套，留10套作為余量備選。你這樣做是因為你現在購買這10套硬件的價格(作為批量采購的一部分)比以后單獨購買10套硬件要便宜得多。

　　3、提前儲備好專業資源

　　有時候你有足夠的時間來獲得難以尋找的專業資源，你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來尋找專業資源，比如某種難以使用工具的專家，同時你也知道你并不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。

　　三、儲備計劃的風險管理

　　1、承認這種需求。首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認這一點，等到對于額外

　　資源的需求出現以后，你就沒有時間做出反應了。對于儲備資源的需要通常是你風險管理策略的一部分。你可能已經認識到一些項目風險，并且認定降低這些風險的辦法就是保留一定的資源儲備。

　　2、確定費用和收益。顯然保留一些可能會需要的資源會有好處。但是通常這樣也會產生額外費用。確實制定并執行風險計劃需要花費一定的項目管理時間。但是，很多時候還有額外的項目費用。

　　3、獲得贊同。關于風險、費用和收益的信息應該被提交給項目發起人以獲得批準。你需要確保項目發起人同意你的儲備計劃能夠有效地降低項目的風險。你還需要項目發起人認識到增加費用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時候批準你增加項目費用。

　　4、管理風險計劃。和風險計劃有關的行為應該在工作計劃和管理計劃中提前被考慮到。項目經理應該根據進程對于風險進行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項目的風險。

　　多少經驗讓項目人員明白，不論用不用的上，準備著總不會出錯。當我們將項目可能需要的資源，甚至若項目進度不按想象中發展，可能出現的新的資源需求，這些情況都考慮進來，那么項目因為預算成本等發生風險的可能將會降至最低。當出現狀況時，也會有完備的計劃去應對，保障項目進度的順利完成。