很多時(shí)候，經(jīng)驗(yàn)越多，可能是犯錯(cuò)多而積累的;大家了解項(xiàng)目管理案例越多，就越發(fā)現(xiàn)多多少少總有不完善之處，項(xiàng)目進(jìn)程中出的問(wèn)題只是大小不同罷了。
但同時(shí)也可發(fā)現(xiàn)，雖然“不幸”各有不同，卻也有不少大同小異的典型性錯(cuò)誤是大家在項(xiàng)目管理過(guò)程中容易觸犯的。這些問(wèn)題涉及管理、目標(biāo)、規(guī)劃等，屬于格局較大的問(wèn)題，所以其對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的影響也大，因此是項(xiàng)目管理者們需要盡量克服的難點(diǎn)。下文就項(xiàng)目管理的四大問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)分析，讓大家盡量規(guī)避。
一、目標(biāo)成功未定義明確
這是項(xiàng)目中最顯性、直接的問(wèn)題。項(xiàng)目自己完美的執(zhí)行了自己工作任務(wù)，自認(rèn)項(xiàng)目很成功，項(xiàng)目經(jīng)理也認(rèn)為自己的管理很早成功，但是項(xiàng)目卻被阻在臨門(mén)一腳：相關(guān)方不認(rèn)可項(xiàng)目成果，無(wú)法完成驗(yàn)收，這個(gè)相關(guān)方可能是客戶(hù)、領(lǐng)導(dǎo)或合作方等。于是項(xiàng)目組不得不意識(shí)到問(wèn)題，這可能是由于前期沒(méi)有明確的定義怎樣才算項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)到了而導(dǎo)致的。
我們知道項(xiàng)目的成功不是指項(xiàng)目組自己項(xiàng)目管理方面做的好，而是因此而達(dá)到的效果的成功，主要指：項(xiàng)目按時(shí)保質(zhì)完成了、項(xiàng)目獲得了企業(yè)所預(yù)估的收益績(jī)效、項(xiàng)目對(duì)企業(yè)產(chǎn)生了好的戰(zhàn)略影響。這三個(gè)方面分別滿(mǎn)足了不同利益相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的期待，即：項(xiàng)目組完成了任務(wù)、客戶(hù)得到了產(chǎn)品、參與者獲得了利益、企業(yè)得到發(fā)展等等。
所以，成功目標(biāo)的不明確，可能是因?yàn)轫?xiàng)目組只考慮了直接的需求目標(biāo)，而沒(méi)有去分析相關(guān)方們需求背后的價(jià)值目標(biāo)與愿景，如此完成的項(xiàng)目目標(biāo)只會(huì)讓大家覺(jué)得乏善可陳。因此，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)從一開(kāi)始就經(jīng)常與提出項(xiàng)目目標(biāo)的各方多溝通、多詢(xún)問(wèn)，引導(dǎo)并挖掘其真實(shí)訴求，讓項(xiàng)目目標(biāo)盡量滿(mǎn)足大家期待的樣子。
二、做計(jì)劃只是“表面功夫”
大家上學(xué)時(shí)總會(huì)要求寫(xiě)新學(xué)期計(jì)劃，上班后也會(huì)時(shí)常要寫(xiě)一些規(guī)劃、總結(jié)等，對(duì)于大多數(shù)人來(lái)說(shuō)，對(duì)于這些是不喜歡、“嫌棄”的，覺(jué)得就是形式主義、浪費(fèi)時(shí)間。所以工作中的不少計(jì)劃等只是當(dāng)作一項(xiàng)工作任務(wù)去完成，并不在意計(jì)劃的內(nèi)容有多少可實(shí)現(xiàn)性，也并未打算按此去執(zhí)行，
如此在實(shí)際項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，項(xiàng)目規(guī)劃也成為了整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中最容易流于形式的工作之一，因此也出現(xiàn)了兩大弊端。
首先，說(shuō)做就做，拍腦袋做規(guī)劃。迫于某些約束或限制條件，輕易得出一個(gè)不具備可行性的管理計(jì)劃，沒(méi)有結(jié)合項(xiàng)目管理其他領(lǐng)域因素統(tǒng)籌考慮，為項(xiàng)目埋下眾多問(wèn)題隱患;其次，該做不做，項(xiàng)目外在環(huán)境寬松，項(xiàng)目規(guī)劃也很隨意。例如：制定的進(jìn)度計(jì)劃極其寬松，項(xiàng)目推動(dòng)力不足，項(xiàng)目成員完全沒(méi)有緊迫感，或者鎖定的項(xiàng)目資源出現(xiàn)無(wú)事可做的情況，造成資源浪費(fèi)。
大家總?cè)菀缀雎砸稽c(diǎn)，就是：項(xiàng)目規(guī)劃的過(guò)程比項(xiàng)目規(guī)劃的輸出更重要。輸出可以據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況做精簡(jiǎn)或內(nèi)容裁剪，但是調(diào)研、分析、推演的過(guò)程必不可少;其次規(guī)劃的過(guò)程要綜合考慮項(xiàng)目管理內(nèi)外部實(shí)際情況及約束限制，謀求時(shí)間、范圍、質(zhì)量、成本多項(xiàng)因素的最優(yōu)平衡;同時(shí)要注意集中團(tuán)隊(duì)智慧，邀請(qǐng)組織專(zhuān)家或項(xiàng)目成員共同參與項(xiàng)目規(guī)劃或者參與項(xiàng)目管理計(jì)劃的評(píng)審，確保項(xiàng)目管理計(jì)劃合理且可行。因此，其實(shí)項(xiàng)目規(guī)劃的這個(gè)過(guò)程才是我們對(duì)項(xiàng)目最了解、熟悉的階段，是讓我們能掌握項(xiàng)目所有情況的關(guān)鍵。
三、管理不應(yīng)該啥事都做
大家發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理雖然也是領(lǐng)導(dǎo)，但卻屬于“服務(wù)型”管理者，需要為成員、領(lǐng)導(dǎo)、客戶(hù)等之間進(jìn)行協(xié)調(diào)并解決問(wèn)題。然后項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)發(fā)現(xiàn)，自己確實(shí)“服務(wù)”的很忙碌，但事情依然越來(lái)越多，自己時(shí)間越來(lái)越不夠用。其實(shí)出現(xiàn)這樣的情況，主要是項(xiàng)目經(jīng)理自己在管理、處事上出現(xiàn)了一些問(wèn)題。
首先，不論事情大小，項(xiàng)目經(jīng)理都去過(guò)問(wèn)，養(yǎng)成項(xiàng)目成員依賴(lài)心理甚至滋養(yǎng)了項(xiàng)目成員惰性，大家會(huì)像成一種有事就直接找項(xiàng)目經(jīng)理，都不會(huì)自己試著先解決。
其次，在矩陣式結(jié)構(gòu)的項(xiàng)目中，項(xiàng)目成員及其職能部門(mén)上級(jí)可能都在項(xiàng)目組內(nèi)，部分項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)因?yàn)閾?dān)心職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者不具備足夠的項(xiàng)目管理能力，而直接指導(dǎo)或監(jiān)督每個(gè)成員的項(xiàng)目工作，甚至要求每個(gè)成員直接向自己做項(xiàng)目工作匯報(bào)。這種行為雖然可以解決一時(shí)的問(wèn)題，卻會(huì)引發(fā)諸多不良后果。例如：破壞項(xiàng)目的治理結(jié)構(gòu)，所有信息或問(wèn)題阻塞在項(xiàng)目經(jīng)理這個(gè)單點(diǎn)上;影響職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者在其部門(mén)內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，破壞垂直組織結(jié)構(gòu)的工作流程，甚至可能導(dǎo)致職能部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)者因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)權(quán)威被破壞而抵觸項(xiàng)目管理。
所以，項(xiàng)目經(jīng)理需及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目管理思路，在項(xiàng)目初期通過(guò)項(xiàng)目治理，明確項(xiàng)目工作流程，必要時(shí)開(kāi)展項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn)，有效指導(dǎo)職能部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行項(xiàng)目工作監(jiān)控，同時(shí)盡可能協(xié)助職能部門(mén)負(fù)責(zé)人，做好垂直組織結(jié)構(gòu)的建設(shè)，推動(dòng)組織整體管理能力的提升。
四、只埋頭做事不找領(lǐng)導(dǎo)
組織高層領(lǐng)導(dǎo)的支持是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，是項(xiàng)目管理的共識(shí)。但許多項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目啟動(dòng)階段高層領(lǐng)導(dǎo)明明很重視，做著做著，高層領(lǐng)導(dǎo)卻仿佛對(duì)這個(gè)項(xiàng)目失去了興趣。沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)定期不定期的過(guò)問(wèn)，職能部門(mén)的資源或技術(shù)支持越來(lái)越弱，影響項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成甚至導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。
造成這個(gè)現(xiàn)象，一是項(xiàng)目經(jīng)理埋頭做項(xiàng)目，沒(méi)有與高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行定期溝通，高層領(lǐng)導(dǎo)忙于其他事務(wù)遺忘項(xiàng)目;二是項(xiàng)目經(jīng)理不聚焦項(xiàng)目收益達(dá)成情況，或者使用大量專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)匯報(bào)，高層領(lǐng)導(dǎo)看不到關(guān)注的信息失去對(duì)項(xiàng)目的興趣。
要解決這一問(wèn)題，首先應(yīng)在項(xiàng)目規(guī)劃階段邀請(qǐng)高層領(lǐng)導(dǎo)共同參與，組織高層通常多很樂(lè)意于為重要項(xiàng)目繪制發(fā)展藍(lán)圖;其次要保持與高層領(lǐng)導(dǎo)的溝通，結(jié)合高層領(lǐng)導(dǎo)者在規(guī)劃過(guò)程中表現(xiàn)出的關(guān)注點(diǎn)，定期同步信息給高層領(lǐng)導(dǎo)，包括階段績(jī)效報(bào)告、存在的問(wèn)題，重要決策事項(xiàng)的溝通記錄等。同時(shí)務(wù)必注意使用高層領(lǐng)導(dǎo)者的“語(yǔ)言”與其溝通，避免使用大量項(xiàng)目執(zhí)行層級(jí)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，確保高層領(lǐng)導(dǎo)能恰當(dāng)理解你所傳達(dá)的信息。
典型性的問(wèn)題解決起來(lái)不是一件容易的事，往往需要項(xiàng)目管理者將項(xiàng)目進(jìn)行整體梳理，甚至很多自己的方式都要打破從來(lái)，但是不破不立，一旦發(fā)現(xiàn)自己項(xiàng)目出現(xiàn)上述問(wèn)題而不及時(shí)解決，爆發(fā)出的問(wèn)題無(wú)疑對(duì)項(xiàng)目打擊是很?chē)?yán)重的。