開(kāi)會(huì)是工作中有效的集體溝通形式，這么多年來(lái)通過(guò)會(huì)議傳達(dá)、解決問(wèn)題一直都還是主流方法，未被淘汰。項(xiàng)目管理流程中有許多繁雜事宜存在，從立項(xiàng)、跟進(jìn)度、控風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收等各個(gè)階段都會(huì)組織各種大小會(huì)議來(lái)進(jìn)行工作的匯報(bào)、討論、檢查等。

　　會(huì)議消耗大家的時(shí)間是必然的，但不是開(kāi)了會(huì)事情就一定會(huì)解決，不少人討厭開(kāi)會(huì)，就是因?yàn)樵S多會(huì)議冗長(zhǎng)而無(wú)效，算是一場(chǎng)失敗的會(huì)議。那么導(dǎo)致項(xiàng)目會(huì)議失敗的原因有哪些呢?

　　1、會(huì)前準(zhǔn)備不充分

　　一場(chǎng)有效的項(xiàng)目會(huì)議，參與者是較多的，其干系人涉及項(xiàng)目成員、其他部門(mén)配合者、高層領(lǐng)導(dǎo)及客戶(hù)或外包等。大家并不是時(shí)刻參與或盯著項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行工作，因此在開(kāi)會(huì)前若沒(méi)有進(jìn)行良好的會(huì)前溝通等，很多人可能不會(huì)太清楚會(huì)議上討論的重點(diǎn)。

　　很多時(shí)候，關(guān)聯(lián)具體問(wèn)題時(shí)，肯能會(huì)出現(xiàn)一些專(zhuān)業(yè)的術(shù)語(yǔ)或概念，沒(méi)有提前進(jìn)行說(shuō)明，在會(huì)議上其它項(xiàng)目干系人可能未必能較快理解真正意思，于是一些問(wèn)題討論時(shí)，大家反而不好隨意發(fā)表想法。同時(shí)，沒(méi)有提前說(shuō)明會(huì)議的目的等，一些參與者可能會(huì)云里霧里，容易跑偏，大家還可能為了討論而討論，卻得不到結(jié)果，浪費(fèi)了會(huì)議時(shí)間。

　　2、高層領(lǐng)導(dǎo)主導(dǎo)會(huì)議

　　工作中大家知道，雖然有些決策需要高層領(lǐng)導(dǎo)做選擇，但項(xiàng)目管理過(guò)程實(shí)際的把控和了解者都是項(xiàng)目經(jīng)理。因此當(dāng)召開(kāi)項(xiàng)目管理相關(guān)會(huì)議時(shí)最適合主導(dǎo)會(huì)議內(nèi)容的人不是最高領(lǐng)導(dǎo)而是項(xiàng)目經(jīng)理。

　　高層領(lǐng)導(dǎo)為了展現(xiàn)權(quán)力而主導(dǎo)項(xiàng)目管理會(huì)議時(shí)，可能由于個(gè)人知識(shí)背景的不同、項(xiàng)目管理知識(shí)缺乏，卻又喜歡以個(gè)人經(jīng)驗(yàn)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程進(jìn)行干涉，而導(dǎo)致項(xiàng)目會(huì)議內(nèi)容走偏，直接使得項(xiàng)目會(huì)議沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期的會(huì)議目標(biāo)。

　　而一直跟著項(xiàng)目走的項(xiàng)目經(jīng)理就沒(méi)有這個(gè)困擾，他會(huì)很清楚項(xiàng)目處于何種階段、遇到什么問(wèn)題、需要什么支持......因此也會(huì)格外清晰會(huì)議的目的和重點(diǎn)，會(huì)帶著大家圍繞項(xiàng)目真正需要解決的問(wèn)題走流程，讓一場(chǎng)會(huì)議更高效。

　　3、職位等級(jí)限制發(fā)言

　　現(xiàn)在職場(chǎng)很流行扁平化管理，即以職能劃分大家工作，不設(shè)置過(guò)多崗位等級(jí)，讓大家輕松相處。但很多公司依舊是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員組成多樣，有不同職級(jí)背景。

　　如此環(huán)境下，當(dāng)會(huì)議上遇到問(wèn)題被拋出來(lái)進(jìn)行分析處理時(shí)，成員們往往未必能無(wú)所顧忌暢所欲言，有人不敢隨意表達(dá)想法、有人不敢反駁自己上級(jí)，因此反而導(dǎo)致會(huì)議無(wú)疾而終，團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力尚未發(fā)揮作用，便夭折在沉默中。這也是分了等級(jí)難以避免的情況。

　　4、批評(píng)嘲諷打擊態(tài)度

　　雖然鼓勵(lì)大家自省，但是沒(méi)有人喜歡被嘲諷打擊。開(kāi)會(huì)的時(shí)間若主要用來(lái)追究責(zé)任，直接評(píng)判大家工作哪做的不好，甚至領(lǐng)導(dǎo)層通過(guò)指名道姓的批評(píng)與嘲諷來(lái)加強(qiáng)自身地位的權(quán)威性，這種方式是很愚蠢的。大家會(huì)變得害怕?lián)?dāng)事情，形成推卸責(zé)任的氛圍，反而降低好好工作的心態(tài)。

　　因此項(xiàng)目經(jīng)理可以有效引導(dǎo)團(tuán)隊(duì)成員就問(wèn)題的發(fā)生進(jìn)行自查、自檢、自省，避免在后續(xù)工作中再次出現(xiàn)類(lèi)似的問(wèn)題，吸取教訓(xùn)，并自發(fā)性的提高自身能力，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)做貢獻(xiàn)，就事論事點(diǎn)到即可。同時(shí)，還需賞罰分明，對(duì)于做得好也在會(huì)議上給與肯定。如此大家才能將焦點(diǎn)放在問(wèn)題本身，讓會(huì)議大會(huì)最大作用。

　　讓人“又愛(ài)又恨”的開(kāi)會(huì)有其不可取代的作用，做的好了解決疑難，讓項(xiàng)目進(jìn)度事半功倍;會(huì)議失敗則浪費(fèi)大家工作事情，留下疑慮，更加影響進(jìn)度。因此，會(huì)議的主導(dǎo)者要發(fā)揮好的項(xiàng)目管理能力，讓大家在積極的氛圍里，敢于暢所欲言，讓會(huì)議目的能夠高效解決。