大家都知道，溝通是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都需要必備的技能。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目管理過程中一大半的工作都是在進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，這無疑奠定了溝通對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理的重要性。
因此，越來越多的人發(fā)現(xiàn)要想成為一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，是很有必要去學(xué)習(xí)怎樣更好管理溝通問題，讓自己溝通效率更高。這里就通過羅列大家以往經(jīng)驗(yàn)發(fā)現(xiàn)了提高溝通能力的三大要點(diǎn)。
一、規(guī)劃溝通內(nèi)容，明確目的
在進(jìn)行項(xiàng)目管理時(shí)，很多項(xiàng)目經(jīng)理每天忙的不可開交，到處與人溝通應(yīng)付各種問題，但工作效率卻較為緩慢。項(xiàng)目經(jīng)理在責(zé)任大、壓力更大的狀態(tài)下，之所以會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象，部分是因?yàn)轫?xiàng)目中缺乏行之有效的溝通流程與方法，也有部分是因?yàn)檫@些項(xiàng)目管理人員溝通意識(shí)薄弱。
很多人在做溝通時(shí)的問題是沒有做好溝通規(guī)劃，溝通目標(biāo)不清晰，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該承擔(dān)主要責(zé)任;當(dāng)然公司的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))也有些問題，責(zé)權(quán)不清。如果公司項(xiàng)目經(jīng)理能建立信息發(fā)布、績(jī)效報(bào)告的平臺(tái)與系統(tǒng)，區(qū)分了與不同利害關(guān)系者溝通的目的和方法，項(xiàng)目中的溝通問題就會(huì)比較容易理順了。
另外，項(xiàng)目經(jīng)理還要確定項(xiàng)目溝通通常需要的信息，盡可能化繁為簡(jiǎn)，為此項(xiàng)目管理者需要：明確項(xiàng)目組織和利害關(guān)系者職責(zé)關(guān)系，列出項(xiàng)目中涉及的學(xué)科、部門和專業(yè)，列出多少人參與項(xiàng)目、在何地參與項(xiàng)目等后勤物流因素，內(nèi)外部信息需求分析等等。
做好了這些溝通規(guī)劃準(zhǔn)備，項(xiàng)目經(jīng)理再去與各方溝通時(shí)，自己思路也會(huì)格外清晰，溝通的目的也明確，溝通效率會(huì)大大提高。
二、主動(dòng)溝通出擊，把控進(jìn)度
大家可以發(fā)現(xiàn)運(yùn)籌帷幄的管理者一般都不是等問題找上門，而是學(xué)會(huì)“主動(dòng)出擊”。而項(xiàng)目經(jīng)理在主動(dòng)溝通與被動(dòng)溝通上就相當(dāng)于掌握主動(dòng)權(quán)和受制于人。
當(dāng)然，大家自然是不想受制于人的，所以很多項(xiàng)目經(jīng)理都主動(dòng)通過溝通來管理項(xiàng)目進(jìn)度。例如，通過舉行項(xiàng)目例會(huì)，項(xiàng)目經(jīng)理可以與項(xiàng)目組成員、組織內(nèi)部的發(fā)起人、相關(guān)職能部門經(jīng)理等項(xiàng)目利害關(guān)系者進(jìn)行充分地、面對(duì)面地溝通。一方面可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理全面了解項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、范圍的完成狀況，以及項(xiàng)目成員表現(xiàn)和項(xiàng)目在執(zhí)行過程中暴露的問題;另一方面也有助于項(xiàng)目經(jīng)理集思廣益、博采眾長(zhǎng)，充分聽取各方面意見，從而為提升項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、進(jìn)行項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
當(dāng)然主動(dòng)溝通的方式還有很多，比如主動(dòng)檢查，要求項(xiàng)目成員主動(dòng)匯報(bào)等一些正式的溝通渠道，也可以使用吃飯、聊天、微信、QQ等聊天工具交流等一些非正式的溝通渠道。這并不是說，主動(dòng)溝通了，所有的溝通問題都能迎刃而解。溝通不在于形式，而在于它的實(shí)質(zhì)。大家可以從下面兩點(diǎn)做起：
1、將一些日常信息發(fā)布、績(jī)效進(jìn)展報(bào)告納入日常工作，只有重大信息才在例會(huì)上通報(bào)。
2、例會(huì)以解決問題、制定和落實(shí)糾偏措施為核心，把問題和偏差分為三類，推動(dòng)糾偏和問題解決：上期以來的糾偏進(jìn)展和問題解決、當(dāng)期發(fā)生的問題和偏差、下期可能出現(xiàn)的問題和偏差。
只有主動(dòng)地有效地解決問題和糾正偏差，項(xiàng)目溝通管理的效率才會(huì)得到提高，項(xiàng)目溝通就納入到良性循環(huán)的軌道中來。
三、立場(chǎng)換位思考，推動(dòng)溝通
出于人的本能，人們考慮問題往往首先站在自己的角度，用自己的標(biāo)準(zhǔn)去衡量溝通各方，這樣難免會(huì)使人考慮問題主觀片面，在溝通時(shí)各說各的。
項(xiàng)目經(jīng)理身處項(xiàng)目的信息中心，每一天都要接收大量的信息，也要傳遞大量的信息，并且要處理項(xiàng)目中隨時(shí)發(fā)生的問題。如果在處理這些問題和傳遞信息的時(shí)候過于主觀，不能換位思考，就可能會(huì)犯主觀判斷上的錯(cuò)誤，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的互相猜忌、互不信任，結(jié)果就是整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通效率低下，各方面工作的開展都會(huì)受到很大影響。
溝通要以解決問題或者推進(jìn)事物進(jìn)展為核心，而不是以表明立場(chǎng)的談判為核心，這就要求項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目進(jìn)展中要養(yǎng)成換位思考的好習(xí)慣，在溝通中尋求解決辦法或者推動(dòng)進(jìn)展。換位思考，就是站在對(duì)方立場(chǎng)考慮問題，以先理解他人進(jìn)而尋求他人理解的一種處理人際關(guān)系的思考方式;有了換位思考，溝通各方達(dá)成一致或者達(dá)成妥協(xié)，推動(dòng)溝通進(jìn)展才會(huì)變得更容易。
四、避免經(jīng)驗(yàn)主義，集思廣益
很多公司在招聘項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)都會(huì)要求應(yīng)聘者需有一定工作經(jīng)歷，豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)?zāi)茏岉?xiàng)目管理起來更得心應(yīng)手。但有的時(shí)候經(jīng)驗(yàn)主義也會(huì)害人，這是因?yàn)榄h(huán)境是在不斷變化的，有些經(jīng)驗(yàn)在變化的環(huán)境中已經(jīng)不具備太多的參考價(jià)值，如果處理問題只憑經(jīng)驗(yàn)，就會(huì)容易犯錯(cuò)。一個(gè)人的智慧是有限的，項(xiàng)目經(jīng)理如果能集中項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所有成員的智慧，思考并廣泛吸取有益的意見，溝通必然高效，工作也必然會(huì)卓有成效。
項(xiàng)目管理不同于運(yùn)營(yíng)，項(xiàng)目有著三個(gè)主要特征，分別是：
1、獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果;
2、臨時(shí)性;
3、漸近明細(xì)。
正是由于項(xiàng)目這三個(gè)主要特征，項(xiàng)目溝通管理也因?yàn)轫?xiàng)目漸近明細(xì)的特征及人員的臨時(shí)性變得復(fù)雜起來。而且不同的項(xiàng)目之間差異性也相當(dāng)大，比如修一條路與建一棟樓的區(qū)別、開發(fā)一個(gè)軟件與建一個(gè)網(wǎng)站的區(qū)別，這種差異性會(huì)進(jìn)一步導(dǎo)致項(xiàng)目溝通的復(fù)雜性。正是因?yàn)轫?xiàng)目的這些特點(diǎn)，導(dǎo)致項(xiàng)目管理只靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人或者少數(shù)管理人員的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)與智慧是很難管好的，在客觀上集思廣益也是相當(dāng)必要的。
對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言，溝通是一門工作必修課，是一門藝術(shù)。項(xiàng)目經(jīng)理需要養(yǎng)成溝通的好習(xí)慣，關(guān)心成員的心理健康，發(fā)揮他們的自身特長(zhǎng)，提高其技術(shù)能力，締造團(tuán)隊(duì)和諧氣氛，同時(shí)保持與外部的有效聯(lián)絡(luò)溝通。只有這樣，才能事半功倍。
對(duì)于項(xiàng)目而言，提高項(xiàng)目靜的溝通效率，也就是在提升其項(xiàng)目管理能力，相對(duì)的，好的溝通也就會(huì)利于項(xiàng)目進(jìn)程的良性發(fā)展，讓項(xiàng)目更快實(shí)施完成。