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怎樣讓項目團隊高效運轉起來

  眾所周知項目活動不是個人的工作,是需團隊合作完成的。在項目管理過程中,如果團隊默契各司其職,有完成自己負責任務的責任心與能力,那么貫穿起來,項目整體的成功率也會提高大半。如此可見,項目團隊與成員的管理在項目管理環節上是至關重要的。接下來,就分享下關于項目人員管理的具體操作。

  1、選擇合適的項目經理

  不要聽信不需要項目經理來運行項目的各種說法,沒有項目經理,團隊難以自己運行。讓項目團隊受到嚴格有效的管理才是正確的做法。但是,如果你認為你的大型團隊承擔了項目成敗的責任,那么實際上沒有人會為此負責。

  最重要的是,雇傭那些能夠得到團隊成員的尊重并且理解團隊成員正在做什么的項目經理。其次,項目經理需要有從事相同類型的、類似項目的經驗。

  2、了解團隊的優勢和劣勢

  控制項目最重要的事情是“了解你的馬”。也就是說,你需要知道,在最少監督的情況下,團隊中誰的工作效率最佳,可以任其發展,誰需要受到激勵,誰需要受到約束,并對他們進行相應的管理。

  3、確定項目范圍并剝離

  你應該從頭到尾確定整個項目的范圍。然后,將其削減近50%。從項目那50%中,選出3件可以開始并完成的事,推動項目的成功,基本上是最小可行的產品方法。

  4、確定任務的優先級

  沒有什么東西是同等重要的,必須確定任務的優先級,這就是管理。項目經理應該知道,多任務處理是巨大的生產力殺手,因此應該創建這樣一個環境,個人和團隊可以一次專注于幾項任務。

  5、積極監控項目和團隊

  項目經理必須時刻警惕正在發生的事。在資源級別上監控項目指標,讓其成為始終如一的例行公事,不要讓傳統的項目工具成為唯一的指南。

  6、使用項目管理軟件

  不要將電子郵件或電子表格用于項目管理,因為它們太難跟蹤了。使用項目管理工具更為可靠,通過WBS工作分解結構,實時審計追蹤(區塊鏈)每個項目活動或可交付成果。項目管理工具能向每個項目成員顯示唯一的、一致的、實時精準的項目計劃與執行合二為一的信息視圖,從而能完全消除由多個版本的真相而造成的誤解。

  7、定期舉行總結會議

  舉行簡短、強制的每日會議或每周會議非常必要,每位團隊成員需要花一兩分鐘時間來匯報他們在過去這個周期的工作內容、下個周期的計劃、團隊可以幫助他們解決的障礙。這給團隊中的每個人帶來了緊迫感,并且每周都能有進步。

  8、項目范圍變更管理

  管理最初工作范圍的變更對于控制項目至關重要。使用所選擇的項目管理工具中的變更控制功能,分析變更對時間、成本和本質的影響,這一點非常重要。項目經理還應跟蹤被視為表面(次要)的變更,因為有時候,實施和測試這些變更可能會占用大量的時間。

  9、創建項目里程碑

  在計劃階段為項目團隊創建里程碑,這有助于跟蹤項目進度。在實現每個里程碑時,還會給你帶來成就感。

  10、跟蹤關鍵任務工時

  跟蹤負責完成項目主要部分的關鍵人員所花費的時間。這會在項目初期提醒你留意,最初估計的不準確之處,并帶來更多應對后果的時間。

  不論采用怎樣的手段、方法,都是為了讓項目成員能按時保質完成自己的工作任務,只是其中管理技巧的不同,會讓成員們的能力發揮及積極性有所差異。因此項目管理能力的提升自然而然也會影響項目成員的執行能力,進而加速項目自身進度。

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