就像大家做事擔心出錯一樣,項目風險多是項目出現失誤時會產生的問題。因此,它一直是項目管理的難點所在,也對項目的成敗又舉足輕重的影響。
為了更好的消滅風險這個“敵人”,項目管理者學習了解什么算是項目風險?什么原因導致的?如何識別它等知識都是至關重要的功課。
什么是項目風險?
項目風險是指不確定的事件或條件可能會發生并對項目結果產生影響。這種影響可以是積極影響,也可以是消極影響。
在任何項目中,風險是難以避免的。項目經理比大多數人更了解如何降低風險,并將其作為項目管理的核心策略。
要了解項目風險可能來自哪里,常常從三重制約的視角開始。當你記錄風險時,請記下什么地方可能會對時間、成本和質量產生影響。一旦發現風險,你最好可以和你的團隊一起制定策略,以便在風險出現時加以應對。
你也可以將利害關系人納入進來,因為他們能夠識別其他風險,這些風險他們可能會意識到,比如市場條件或其他尚未傳達的制約條件。使用在線項目計劃工具的風險功能,識別和跟蹤風險,這樣你就能評估風險對整個計劃的影響。
項目風險管理流程
風險始于可能發生的不確定事件或條件。所以,我們要認清這些事件,確定這些事件是否會發生。如果不確定事件發生了,那么它就可能會對項目目標產生積極或消極的影響。舉個消極事件的例子,一家企業推出了一個新產品,市場對產品的接受度很高,但企業無法滿足需求。這可能聽起來不錯,因為銷售量增加了,產品適應了市場。但企業沒有為需求做好準備,那么增加的銷售量可能會帶來消極的影響。企業也許不能完成訂單,他們無法滿足需求,他們實際上失去了客戶,那些客戶可能不會再回頭。積極事件可能是,這個產品確實適應了市場。企業能夠完成訂單,這可能是一件積極的事。
如何確定項目這些不確定事件或條件從何而來?當我們試圖為一個項目識別不確定事件或條件時,我們應該看哪里?我們可以從項目計劃的幾個方面來看。
1、看三重制約條件
例如,查看范圍、成本、時間、進度、質量和基線。因為很多時候,這些因素確實會發生變化,三重制約條件中任何一項的變化不僅會相互影響,而且會給項目的其他領域帶來風險。
2、看項目管理計劃
項目管理計劃包含一系列子計劃,包括范圍管理計劃、項目成本管理計劃、進度和質量管理計劃。這些子計劃包括基線、我們為項目記錄的內容,以及我們正在查看的內容。我們還可以看看子計劃的流程,以及管理子計劃的方式。如果沒有有效管理子計劃的流程,這也會給項目帶來風險。
3、看利害關系人
我們想與利害關系人見面或交談,看看他們能否識別出其他風險,這些風險他們可能知道,可能發生或可能正在發生。其他需要注意的地方是項目文件,看看能否識別可能招致風險的因素。還要看看環境因素、企業環境因素等等。
不同的業務單位或公司內部發生的不同事情可能會帶來組織變化,這可能會帶來風險。當我們試圖識別風險時,以上是我們可以關注的領域。它能幫助你理解風險,了解風險和問題的區別。
一款好的項目管理工具能幫項目經理從源頭開始管控風險,可以指導你完成風險管理流程,幫助你跟蹤風險管理行動。項目管理工具能自動檢測項目各種系統性風險及其影響,包括項目計劃,成本,資源以及質量的風險,并且能根據現有影響自動推測最終的影響,項目人員可清楚地知道若不及時恰當地管理這些風險的嚴重性。
同時,項目管理工具支持記錄用戶自定義風險并跟蹤風險從開始到結束的整個過程。系統會自動根據風險發生幾率的高低和采取行動前后風險的的影響來分類和評估每個風險,以便項目人員更快速有效地確定行之有效的方案來避免風險。
總體而言,成功的項目風險管理,一方面有助于確定項目范圍以及最優項目,另一方面也有助于改進已選項目的效益與效率。