所謂“讀書(shū)百遍其意自現(xiàn)”，看得多了總能多懂得一些東西。同樣道理，項(xiàng)目管理的外圍步驟——將曾經(jīng)的項(xiàng)目通過(guò)復(fù)盤而分析總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，會(huì)得到比當(dāng)時(shí)做項(xiàng)目時(shí)更多的收獲。
項(xiàng)目復(fù)盤可算是學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理的一個(gè)快速方法。人在項(xiàng)目之外站在“上帝視角”重新觀察項(xiàng)目過(guò)程，能夠更為冷靜清晰的看到其中決策、做事的優(yōu)缺點(diǎn)。下面就講講如何復(fù)盤及其作用等。
一、復(fù)盤的含義
說(shuō)起復(fù)盤，大家都知道這是個(gè)圍棋術(shù)語(yǔ)，也稱 “復(fù)局”，是對(duì)局結(jié)束后的重復(fù)和推演，品評(píng)對(duì)局招法的得失關(guān)鍵。但是復(fù)盤并不是這么高大上，我們生活中一直處于各種復(fù)盤，比如在學(xué)生時(shí)代，糾正錯(cuò)題即是復(fù)盤。
對(duì)于項(xiàng)目而言，復(fù)盤是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要工具，有效的復(fù)盤能夠促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成長(zhǎng)，提升組織的項(xiàng)目管理能力。
二、復(fù)盤的目的
習(xí)近平總書(shū)記的讀書(shū)觀中有一點(diǎn)是“善于用書(shū)”，認(rèn)識(shí)世界的目的在于改造世界。做項(xiàng)目復(fù)盤的目的不僅要對(duì)過(guò)去的工作進(jìn)行回顧，更重要的是找出問(wèn)題及解決方案。問(wèn)題的引申含義是未滿足的需求，也是目的和實(shí)際之間的差距。
復(fù)盤之前最重要的工作是找出復(fù)盤的目的。即以問(wèn)題和目標(biāo)為導(dǎo)向，以項(xiàng)目復(fù)盤方法論為指引，結(jié)合公司的管理提升訴求，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施階段一些關(guān)鍵事件進(jìn)行分析，找出主要矛盾，剖析和探究深層次原因，對(duì)標(biāo)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、管理細(xì)則與策劃方案等目標(biāo)，提出改進(jìn)與提升建議與措施，滿足組織級(jí)項(xiàng)目管理能力提升的訴求。
三、復(fù)盤的方法
在談項(xiàng)目復(fù)盤方法之前，首先要確定復(fù)盤范圍。橫向模塊范圍可以是工期簽證、商務(wù)管理或是整個(gè)項(xiàng)目管理;縱向時(shí)間范圍可以是項(xiàng)目實(shí)施階段、項(xiàng)目全過(guò)程。
最全面的項(xiàng)目復(fù)盤可以基于項(xiàng)目業(yè)務(wù)流程，將項(xiàng)目全過(guò)程分為市場(chǎng)營(yíng)銷、投標(biāo)報(bào)價(jià)、合同談判即交底、項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目實(shí)施和竣后管理六大階段，每個(gè)階段里面包含若干個(gè)子環(huán)節(jié)，以生產(chǎn)履約和商務(wù)成本為兩條主線，融合風(fēng)險(xiǎn)管理鏈，對(duì)項(xiàng)目全流程上的每個(gè)環(huán)節(jié)/管理要素展開(kāi)復(fù)盤分析。
項(xiàng)目復(fù)盤一般遵循四個(gè)步驟：
步驟一：目標(biāo)與關(guān)注點(diǎn)
各個(gè)環(huán)節(jié)/管理要素的目標(biāo)與關(guān)注點(diǎn)設(shè)立的依據(jù)主要包括：《項(xiàng)目目標(biāo)責(zé)任書(shū)》、《項(xiàng)目管理策劃書(shū)》、公司相關(guān)文件等。
步驟二：情景還原與分析
可以從多個(gè)角度分析，如企業(yè)管理和項(xiàng)目管理，內(nèi)部管理和外部管理等，通過(guò)情景還原與分析目標(biāo)與實(shí)際的差異，尋找項(xiàng)目管理過(guò)程中的問(wèn)題和亮點(diǎn)。
在場(chǎng)景還原時(shí)，應(yīng)遵循“STAR”原則：
1、Situation(情景)：描述本環(huán)節(jié)所發(fā)生的背景狀況;
2、Task(任務(wù))：完成本環(huán)節(jié)，都有哪些工作任務(wù)，每項(xiàng)任務(wù)的具體內(nèi)容是什么;
3、Action(行動(dòng))：如何完成工作，采取了哪些行動(dòng)，所采取的行動(dòng)是如何幫助完成工作的;
4)Result(結(jié)果)：每項(xiàng)任務(wù)在采取了行動(dòng)之后的結(jié)果是什么，是好還是不好，好是因?yàn)槭裁矗缓糜质且驗(yàn)槭裁础?/p>
步驟三：解析項(xiàng)目的亮點(diǎn)與問(wèn)題
對(duì)尋找出的亮點(diǎn)與問(wèn)題進(jìn)行剖析，尋找造成這些問(wèn)題與亮點(diǎn)的深層次原因，并將問(wèn)題進(jìn)行歸類，如按照體系制度、管理和人員三個(gè)維度對(duì)問(wèn)題分類，體系制度又可細(xì)分為制度缺失、制度不健全、制度不適合等。
步驟四：給出改進(jìn)與提升措施
本環(huán)節(jié)旨在針對(duì)項(xiàng)目問(wèn)題改進(jìn)，針對(duì)項(xiàng)目?jī)?yōu)勢(shì)進(jìn)行提升。通過(guò)增加/強(qiáng)化、減少/弱化兩個(gè)大方向歸集項(xiàng)目管理層面需要改進(jìn)和提升的措施。基于前面的分類分級(jí)找到現(xiàn)階段的關(guān)鍵問(wèn)題，給出對(duì)應(yīng)解決/改善/提升的方案。
四、復(fù)盤實(shí)踐總結(jié)
1、樹(shù)立正確的復(fù)盤思維
不要認(rèn)為復(fù)盤只是對(duì)過(guò)去的總結(jié)，對(duì)未來(lái)不確定因素?zé)o用。很多人認(rèn)為項(xiàng)目具備臨時(shí)性的、一次性的特性，所以無(wú)論怎么復(fù)盤都沒(méi)有意義。但這種思維沒(méi)有認(rèn)識(shí)到變化與不變二元辯證關(guān)系。在變化與不變之間必然存在確定性的一般規(guī)律，通過(guò)對(duì)一般規(guī)律的學(xué)習(xí)和總結(jié)，能夠不斷的提升做事的技藝，從而減少不確定性，把經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為能力。
不要等項(xiàng)目結(jié)束或失敗再?gòu)?fù)盤。項(xiàng)目復(fù)盤需要在推進(jìn)過(guò)程中進(jìn)行復(fù)盤，推進(jìn)過(guò)程中的復(fù)盤，能夠讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)了解項(xiàng)目現(xiàn)狀并統(tǒng)一思想，為項(xiàng)目降本增效提供方向，為下次決策提供事實(shí)依據(jù)，最終朝著既定目標(biāo)發(fā)展。
2、復(fù)盤前必須明確復(fù)盤目的和原則
復(fù)盤的目的不是追責(zé)，而是為了總結(jié)和推演，為了現(xiàn)在以及后續(xù)項(xiàng)目做的更好，所以在復(fù)盤之前，需要強(qiáng)調(diào)復(fù)盤的目的。且需要明確“鐵的事實(shí)”的原則，每個(gè)人都能暢所欲言，評(píng)價(jià)事實(shí)必須客觀公正，問(wèn)題可以比較犀利但是氣氛必須緩和，如此才能深入挖掘問(wèn)題以及亮點(diǎn)產(chǎn)生的深層次原因。
3、選好合適的項(xiàng)目復(fù)盤主持人
項(xiàng)目復(fù)盤過(guò)程中必然存在多種情況，合適的主持人極為重要。專業(yè)能力強(qiáng)、反應(yīng)速度快、能夠控制住秩序、總結(jié)和分析能力強(qiáng)等特質(zhì)可以作為合適的參考標(biāo)準(zhǔn)。
4、持續(xù)跟蹤項(xiàng)目復(fù)盤提出的舉措
通過(guò)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員復(fù)盤之后提出的舉措，必須落在實(shí)處，如此才能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目降本增效的目的。對(duì)于給出對(duì)應(yīng)解決/改善/提升的方案，由專人負(fù)責(zé)跟蹤落實(shí)，項(xiàng)目部定期組織會(huì)議評(píng)估方案效果，通過(guò)PDCA的循環(huán)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目復(fù)盤和項(xiàng)目管理的最終目的。