大家時(shí)常說(shuō)項(xiàng)目經(jīng)理是“承上啟下”的協(xié)調(diào)角色，特別是“督促”大家干活時(shí)，角色性質(zhì)體現(xiàn)的格外明顯。
從決定做某個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始，項(xiàng)目經(jīng)理就開(kāi)始進(jìn)入“催”大家干活的狀態(tài)：若不是自己做計(jì)劃就盯著團(tuán)隊(duì)出方案;有方案后，團(tuán)隊(duì)成員各司其職，就盯每個(gè)分配任務(wù)的完成情況;節(jié)點(diǎn)里程碑要驗(yàn)收，就去提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)確認(rèn)......總之，進(jìn)入項(xiàng)目管理流程后，項(xiàng)目經(jīng)理就進(jìn)入眼觀四路，時(shí)刻推進(jìn)大家工作進(jìn)度的步伐中。
當(dāng)然，作為協(xié)調(diào)者，項(xiàng)目經(jīng)理自然明白面對(duì)不同人群時(shí)，催大家干活的“招數(shù)”自然是不同的，只有學(xué)會(huì)正確的催活"姿勢(shì)"，才能花最低的溝通成本督促大家按時(shí)完成自己的任務(wù)。
一、流程督促下屬干活
相對(duì)而言，項(xiàng)目經(jīng)理催下屬干活算是難度較低的事情。只是當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理都開(kāi)始催了，說(shuō)明項(xiàng)目的進(jìn)度有些慢了;若大家做的好，項(xiàng)目經(jīng)理也就只用在固定節(jié)點(diǎn)看看，給與鼓勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)就可以了。
1、日常及時(shí)復(fù)盤(pán)
為了讓團(tuán)隊(duì)成員自覺(jué)完成自己工作量，避免進(jìn)入項(xiàng)目經(jīng)理盯人模式，項(xiàng)目經(jīng)理可以組織大家每天花幾分鐘整理一下昨天的工作情況，將遺漏或誤差的工作盡量及時(shí)解決。同時(shí)，還需要根據(jù)項(xiàng)目驗(yàn)收要求，將任務(wù)進(jìn)行劃分，設(shè)立里程碑，規(guī)定好階段性交付時(shí)間，并定時(shí)索要交付結(jié)果、開(kāi)階段復(fù)盤(pán)總結(jié)會(huì)。
2、設(shè)立流程機(jī)制
上面的流程盡量規(guī)范化，形成一個(gè)大家會(huì)自覺(jué)遵守的機(jī)制，而項(xiàng)目經(jīng)理就可以通過(guò)機(jī)制的運(yùn)轉(zhuǎn)，更為簡(jiǎn)便、及時(shí)的了解大家的工作情況，發(fā)現(xiàn)“盲點(diǎn)”可以立即督促。同時(shí)，當(dāng)有人出現(xiàn)超時(shí)交付情況時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理與當(dāng)事人也能估算：會(huì)超時(shí)多少，需要什么幫助，什么資源等等。項(xiàng)目經(jīng)理可就此進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，和需求方確認(rèn)變更項(xiàng)目計(jì)劃，避免產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。如此形成良性循環(huán)，不僅降低了溝通成本，還可以提高工作效率，減少不必要的資源浪費(fèi)。
3、催活態(tài)度適當(dāng)
另外，項(xiàng)目經(jīng)理催下屬的時(shí)候，為了讓團(tuán)隊(duì)成員引起重視，自己語(yǔ)氣態(tài)度要堅(jiān)決，適當(dāng)施壓也是可以的。項(xiàng)目經(jīng)理要讓成員認(rèn)識(shí)到他應(yīng)當(dāng)完成的工作沒(méi)有完成是不合格的，而不積極處理是應(yīng)受罰的。
同時(shí)，也要讓成員認(rèn)為他所處的環(huán)節(jié)是至關(guān)重要的，對(duì)項(xiàng)目的成敗是有影響的，馬虎不得。如此，還能增強(qiáng)大家責(zé)任心和成就感。
二、“小心”提醒領(lǐng)導(dǎo)工作
這是催活的難點(diǎn)對(duì)象——領(lǐng)導(dǎo)。要知道很多項(xiàng)目需要的資源都是在領(lǐng)導(dǎo)手里的，而這些資源可能大大減少你完成項(xiàng)目的難度，提高工作效率。所以，在項(xiàng)目管理工作中，為了能在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作時(shí)，讓領(lǐng)導(dǎo)將你的事記住優(yōu)先處理，了解領(lǐng)導(dǎo)的處事風(fēng)格和喜歡的溝通方式是很有效的手段。
1、領(lǐng)導(dǎo)處事風(fēng)格
人是復(fù)雜的，領(lǐng)導(dǎo)自然有許多自己不同的管理法，今天主要提到兩種較為常見(jiàn)的。
(1)大咧放手型
許多人面對(duì)這類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，開(kāi)始還擔(dān)心其是不是脾氣不好，其實(shí)可能只是不愛(ài)糾結(jié)一些繁瑣的細(xì)節(jié)小事，
習(xí)慣把控大局。因此當(dāng)你總是匯報(bào)一些可有可無(wú)日常時(shí)，他可能會(huì)表現(xiàn)“不耐煩”。
因此，對(duì)于這種不拘泥于小節(jié)愿意放手讓大家自己大膽做事的領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目經(jīng)理要做到“抓大放小”。沒(méi)什么預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)和困難時(shí)，盡量簡(jiǎn)潔匯報(bào)，定時(shí)提醒其檢查工作結(jié)果就好;但是，若遇到關(guān)健節(jié)點(diǎn)或出現(xiàn)問(wèn)題需要決策支持，不要慫，要積極主動(dòng)直接的闡明事情，說(shuō)明需要領(lǐng)導(dǎo)做的決定并屆時(shí)“提醒”他，畢竟這就是領(lǐng)導(dǎo)的工作了。
(2)參與細(xì)節(jié)控
另外這類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)與上面相反，他更希望下屬在工作中能實(shí)時(shí)匯報(bào)，讓其掌握項(xiàng)目進(jìn)程中的每個(gè)細(xì)節(jié)。這樣的領(lǐng)導(dǎo)有個(gè)好處就是不反感你的請(qǐng)教、咨詢，你可以從他那里獲得更多的知識(shí)。
因此，項(xiàng)目經(jīng)理與這種愿意參與團(tuán)隊(duì)之中并看重細(xì)節(jié)的領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)，要注意一定要讓他時(shí)刻知道項(xiàng)目組都做了些是么，他讓能看到你們的努力、切身體會(huì)你們的困難。如此，當(dāng)有困難風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理可以及時(shí)讓領(lǐng)導(dǎo)“加入”處理過(guò)程中，畢竟他都知道為什么會(huì)出現(xiàn)這種情形。你的態(tài)度越積極，領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)越主動(dòng)關(guān)注幫忙，當(dāng)有涉及領(lǐng)導(dǎo)的要做的工作時(shí)，你不又過(guò)多提醒，他也會(huì)盡快配合處理。
2、領(lǐng)導(dǎo)的溝通類(lèi)型
我們?cè)谙蝾I(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作和“提醒”其處理工作時(shí)，溝通的方式也是有講究的，因?yàn)橛械念I(lǐng)導(dǎo)喜歡與人面對(duì)面交流，而有的則是希望下屬能將內(nèi)容以文字整理清晰，自己直接看就好。
(1)交流派
有些領(lǐng)導(dǎo)描述能力本身就挺好，與大家交流部署工作時(shí)，若用文字反而要寫(xiě)太多較為麻煩，所以也更希望大家直接口述工作。
因此，面對(duì)這類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)，項(xiàng)目經(jīng)理大可不必準(zhǔn)備一些文字過(guò)多的材料讓領(lǐng)導(dǎo)看，文檔資料有關(guān)鍵信息就好。關(guān)于項(xiàng)目的難處，需要領(lǐng)導(dǎo)配合之處最好自己提前理清描述思路，方便直接向領(lǐng)導(dǎo)講述，在這當(dāng)中還可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的即時(shí)反應(yīng)來(lái)調(diào)整自己的口述內(nèi)容。
在這種面對(duì)面問(wèn)答交流中，也許這類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)還會(huì)給予你意想不到的支持。而項(xiàng)目經(jīng)理在需要“提醒”領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)可以直接去找他，簡(jiǎn)短的向他說(shuō)出在等他的決策時(shí)，也許他會(huì)直接當(dāng)時(shí)處理了。
(2)內(nèi)斂派
有許多領(lǐng)導(dǎo)是不喜歡別人話太多的，他可能有著更好的理性邏輯思維，善于提煉書(shū)面信息。
因此，在面對(duì)這類(lèi)領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理一定不要“話癆，盡量將自己要匯報(bào)的工作通過(guò)各項(xiàng)數(shù)據(jù)、分析等報(bào)告發(fā)給他;而后在有書(shū)面材料的情況下，盡量簡(jiǎn)明扼要的向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)出自己的目的要求。
你的書(shū)面材料準(zhǔn)備的越充分，可能獲得領(lǐng)導(dǎo)的好感越多，你提出支持申請(qǐng)時(shí)成功的幾率也越大;反之如果你只是口頭說(shuō)一堆，即使事情是有道理的，可能領(lǐng)導(dǎo)根本沒(méi)聽(tīng)進(jìn)多少，達(dá)不到目的。
同樣，這樣的領(lǐng)導(dǎo)多有經(jīng)常查看文件的習(xí)慣，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理有需要其配合的工作時(shí)，就簡(jiǎn)潔的向其發(fā)送郵件或及時(shí)消息提醒，他就會(huì)看到處理。
不論是督促下屬工作，還是提醒領(lǐng)導(dǎo)“干活”，其實(shí)只要項(xiàng)目經(jīng)理是站在誠(chéng)心誠(chéng)意想要好好完成項(xiàng)目的角度上，真實(shí)向大家說(shuō)明，多數(shù)人都會(huì)愿意配合保障項(xiàng)目進(jìn)度的。