我們以前的工作交流主要工具是QQ，即使現在依然很多人在用;之后，微信開始出現，漸漸不少人用以代替QQ用以交流。不論是QQ還是微信，雖然在上面分享的信息可以是文字、表格、圖片等，但是某種意義上上面的數據都是“靜態”的，當我們在工作中進行項目管理時，無法通過其讓項目團隊提前計劃或監控任務進度。

　　因為這種實時交流工具不是為管理項目而設計的，無法報告或監控流程，你需要人工自己從上面提取信息，形成動態。長此以往，項目團隊成員最終會服務于被無數關鍵信息包圍的過時項目群，這些信息沒有來龍去脈，與各自的任務沒有任何聯系。這會導致更多的中斷和延誤，將會對你的項目預算產生嚴重影響。

　　可見，如果選擇依賴Excel或者微信、QQ等工具，項目經理和項目主管最終會犯較大錯誤，因為他們會在沒有準確了解短期計劃和總體計劃的情況下倉促做出決定。換句話說，項目主管需要一種工具，該工具能讓他們充分了解項目，并對每次與他們合作的人保持不同程度的透明度。若是無法使用合適的工具，你的項目將會產生以下問題。

　　1、問題處理延誤

　　項目團隊如果不能發現自己項目到底是出了什么問題，就無法及時行動并控制損失。所以團隊中能及時識別項目風險問題的成員是項目的力挽狂瀾者，因為在一天結束時，如果你克服了延誤問題，你的預算就是安全的。

　　2、信息共享不及時

　　報告和處理的速度有多快，才能確保不同項目成員之間透明有效的溝通能為項目節省時間和資源。當信息不能盡早讓大家都知道時，成員考慮問題的方向都無法同步。

　　3、利益相關者信息不對等

　　這是前一點的自然延續，為了讓項目按預期發展，所有的團隊都需要達成共識。項目所有要完成的任務、目標、要求，都應該是所有利益相關方通過并確認的。

　　4、項目資料儲存不當

　　論及材料，對計劃的清晰概述最為重要，如果對接下來發生的事以及當前的項目需求缺乏良好的理解，就可能導致材料受損、丟失或放錯地方。此外，這抹殺了建立標準化材料訂購流程的可能性，該流程有助于減少項目成本和浪費。

　　5、任務匯報效率低

　　按照計劃我們做得怎么樣了?這個問題會在每天的現場會議中引發沒完沒了的討論。用清晰簡單的方式裝備團隊并報告進度，使用正確的數字工具，所有的團隊成員都能實時看到他們在項目計劃進度上的位置。

　　可見，要想項目順利進行、保持進度，有效的溝通、實時的信息了解等都必不可少，這也是現在項目管理工具能輔助我們盡快完成的。