項(xiàng)目管理是一個(gè)周期較長(zhǎng)的過(guò)程，其實(shí)施起來(lái)步驟也較為復(fù)雜。項(xiàng)目前期以確認(rèn)目標(biāo)需求、做計(jì)劃為主，中間則重點(diǎn)在監(jiān)控調(diào)控，后期則更看重質(zhì)量完成度;可以說(shuō)前期的準(zhǔn)備步驟是后面實(shí)施的基礎(chǔ)前提。因此，好好對(duì)項(xiàng)目前期進(jìn)行管理是保障項(xiàng)目后期進(jìn)度、質(zhì)量的關(guān)鍵。那么，項(xiàng)目前期需要做些什么呢?

　　定義項(xiàng)目的范圍和目標(biāo)

　　要想成功地完成一個(gè)項(xiàng)目，你必須要知道這個(gè)項(xiàng)目想要實(shí)現(xiàn)的是什么。假想說(shuō)你的老板要求你去組織一個(gè)讓員工獻(xiàn)血的活動(dòng)。這個(gè)活動(dòng)的目的是要向血站盡量捐獻(xiàn)更多的血嗎?或者，這個(gè)活動(dòng)是為了提高公司在當(dāng)?shù)厣鐓^(qū)的形象?正確地決定項(xiàng)目的根本目標(biāo)能夠幫助你確定如何去規(guī)劃和管理這個(gè)項(xiàng)目。

　　項(xiàng)目經(jīng)理還需要設(shè)定項(xiàng)目所涉及的范圍。還那上面的例子來(lái)說(shuō)，安排交通工具把員工送到血站這個(gè)活動(dòng)是不是在項(xiàng)目范圍之內(nèi)?或者，員工應(yīng)該自己設(shè)法到達(dá)血站?決定哪些活動(dòng)在或者不在項(xiàng)目的范圍之內(nèi)對(duì)于完成一個(gè)項(xiàng)目所需的工作量有很大影響。

　　如果你想要得到一個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者的支持，那么你一定要知道他們是誰(shuí)，以及他們想從這個(gè)項(xiàng)目中得到什么。當(dāng)你確定了項(xiàng)目的目標(biāo)和范圍之后，你要做的就是讓那些利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且得到他們的認(rèn)可。因此，確定目標(biāo)和范圍是項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的重中之重。

　　識(shí)別交付物

　　為了能夠獲得預(yù)期的成果，你一定要識(shí)別出項(xiàng)目竣工后的交付物。如果你的項(xiàng)目是關(guān)于一個(gè)新巧克力棒產(chǎn)品的廣告戰(zhàn)，那么可能的交付物之一就是一個(gè)報(bào)紙廣告。那么你就要決定要交付的實(shí)體產(chǎn)品是什么，并且將這些產(chǎn)品詳細(xì)具體地記錄下來(lái)。到最后一定會(huì)由某人來(lái)完成這些實(shí)體產(chǎn)品，所以對(duì)產(chǎn)品的描述一定要詳細(xì)準(zhǔn)確。

　　同樣的，當(dāng)你識(shí)別出交付物之后，你需要讓關(guān)鍵的利益相關(guān)者來(lái)檢閱并且確認(rèn)這些交付物準(zhǔn)確無(wú)誤地反映出他們對(duì)這個(gè)項(xiàng)目的期望成果。只有確認(rèn)以后你才可以開(kāi)始對(duì)項(xiàng)目做具體規(guī)劃;很多項(xiàng)目在后期出現(xiàn)問(wèn)題，歸根結(jié)底都是因?yàn)槠鹣葲](méi)有對(duì)交付物給出足夠具體的定義。

　　項(xiàng)目規(guī)劃

　　現(xiàn)在我們來(lái)說(shuō)說(shuō)項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第三步：項(xiàng)目規(guī)劃。

　　在這一步，你需要考慮的問(wèn)題是怎樣來(lái)獲取項(xiàng)目的交付物，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)從而獲得項(xiàng)目預(yù)期的成果。規(guī)劃首先要求項(xiàng)目經(jīng)理考慮完成這個(gè)項(xiàng)目需要哪些人力、物力以及多少預(yù)算。你要決定是否需要將此項(xiàng)目分解成多個(gè)易于管理的階段，并且識(shí)別出每個(gè)階段完成的交付物，然后決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組成。因?yàn)橹澳阋呀?jīng)確定了交付物，所以你一定要具體分配實(shí)現(xiàn)每一個(gè)交付物的必要活動(dòng)。

　　你可以使用一些如任務(wù)分解結(jié)構(gòu)(WBS)之類(lèi)的工具來(lái)幫助你實(shí)現(xiàn)規(guī)劃。你需要估算出完成每一項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間和人力，了解活動(dòng)之間的依賴(lài)關(guān)系，然后確定一個(gè)實(shí)際可行的工期表。在這里最好能夠讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員也參與進(jìn)來(lái)，特別是估計(jì)完成每項(xiàng)活動(dòng)所需的時(shí)間，因?yàn)樗麄儾攀且ネ瓿蛇@些活動(dòng)的人。把所有這些信息放在一個(gè)項(xiàng)目規(guī)劃文檔中。同樣，你可能也需要讓利益相關(guān)者來(lái)審閱并且確認(rèn)你的規(guī)劃是現(xiàn)實(shí)可行的。

　　在規(guī)劃過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理常常會(huì)在壓力之下做出一些不切實(shí)際的計(jì)劃來(lái)迎合利益相關(guān)者的期望。計(jì)劃的可行性非常重要，因此屈服于壓力之下而做出的不切實(shí)際的工期是對(duì)誰(shuí)都沒(méi)有什么益處的。

　　溝通及項(xiàng)目溝通計(jì)劃

　　團(tuán)隊(duì)成員之間如果沒(méi)有有效的交流溝通，那么再好的項(xiàng)目規(guī)劃也是徒勞無(wú)功。每一個(gè)成員都要清楚地明白他自己對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目的價(jià)值和職責(zé)所在。在我曾經(jīng)參與過(guò)的一個(gè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理常常坐在自己的辦公室里，埋沒(méi)在自己的項(xiàng)目規(guī)劃的藍(lán)圖中。可是他的團(tuán)隊(duì)中沒(méi)有其他人知道要完成哪些任務(wù)，因?yàn)樗麖膩?lái)沒(méi)有與大家分享過(guò)他的計(jì)劃。不用說(shuō)，這個(gè)項(xiàng)目后來(lái)遇到了各種各樣的問(wèn)題，大家開(kāi)始做那些他們自己認(rèn)為重要的工作，而不是項(xiàng)目經(jīng)理安排他們?nèi)プ龅摹ｍ?xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐的第四個(gè)重要部分。

　　一個(gè)項(xiàng)目溝通計(jì)劃其實(shí)很簡(jiǎn)單，你只需要用一個(gè)矩陣表格列出每一個(gè)利益相關(guān)者、在項(xiàng)目過(guò)程中他們需要得到的信息、提供這些信息的團(tuán)隊(duì)成員的姓名、以及交流溝通的頻率和方式等。例如，某一個(gè)關(guān)鍵的受益人可能會(huì)需要書(shū)面的每周項(xiàng)目進(jìn)程報(bào)告。那么這個(gè)報(bào)告應(yīng)該由項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)完成，并且通過(guò)電子郵件發(fā)送給相關(guān)的受益人。好的項(xiàng)目溝通計(jì)劃可以確保每個(gè)利益相關(guān)者能夠及時(shí)地從相關(guān)的團(tuán)隊(duì)成員那里獲取準(zhǔn)確的信息。