按計劃時間完成項目是大家期望的事情,但項目團隊很清楚,多數項目都不是按照一開始設定的時間完成,有些是為了項目的質量或其它進行正常的延期,而有些延期就是項目出現風險或誤差。對于不希望出現的影響項目成敗的延期,就需要大家趕緊采取補救措施,爭取將項目的延期導致的風險挽救,讓項目“活”過來,重新步上正軌。那么有哪些方法是針對項目延期的呢?請看下文。
一、項目的計劃變更
作為項目經理的你,當你發現項目進度已經偏離且到了不可糾正的地步,那么可以考慮走變更流程。要知道,由于項目基準發生變化,項目的目標就會發生改變,這意味著你可以重新實現項目目標,而項目計劃變更可視為是一種補救措施。
但是,值得一提的是,其實項目的計劃變更這種補救措施,我們并不推崇項。因為從項目成功的角度來說,我們在更希望的是,能夠實現項目最初的目標,而不是一有延期就去改變項目目標。如果每次延期項目經理都去改變項目目標,最后績效還很好的話,那受損失的其實是公司。
二、快速跟進
“快速跟進”,也就是我們需要把本來串行的一部分工作,改為并行,這樣可以讓項目的工期縮短。但這種解決項目延期的補救措施有一個弊端在于,雖然縮短了項目工期,但卻會增加項目的風險。比如:B活動,可能原本是依賴于A活動的輸出才能進行的,A活動的輸出還沒有確定的時候,B活動就已經開始在做了。如果B活動做對了還好,如果做錯了,那就需要重新去做,這樣一來,很可能會造成更長時間的延期。
所以,建議各位項目經理們,要慎用“快速跟進”之法去補救項目延期的問題,它更適用于特殊情況下,為了縮短工期,把原本按照先后順序進行的一部分活動,改為同時進行。因為如果一旦項目經理沒用好,就極有可能帶來額外的問題和風險,特別是返工風險。
三、趕工期
這種方法是在造成項目延期的活動中,補充資源來縮短活動完成的時間。因為任何一個活動,只要多投入資源,完成時間肯定是能夠縮短的。那么“趕工期”的資源是哪里來的呢?
有的時候,趕工期的資源相當于增加了你整個項目的成本,通過犧牲項目成本,來增加項目關鍵路徑上的活動資源投入,本質上,你可以理解為就是拿資源和成本去換時間。
還有一類資源,是把非關鍵路徑上的活動資源轉移到關鍵路徑上,因為非關鍵路徑的活動有浮動時間,所以不會受到影響。關鍵路徑上的資源增加了,它的時間就可以縮短。
四、重新談判
這種方法很好理解了,就是通過一些談判技巧,去說服你的客戶或者供應商,接受項目延期的事實。而且要給出及時可行的解決方案。因為客戶可以接受延期,但不會接受遙遙無期。如果客戶認可并且能夠接受目前項目延期的事實并表示理解,那就相當于危機解決了。
五、優先滿足客戶”最想要的“
但是如果客戶不認可,就需要作為項目經理的你要花更多的人力、物力和財力再去說服客戶,還是不行,我們就要采取優先滿足客戶”最想要的“補救措施。
你需要先確認當前項目進度,然后根據MoSCoW法則重新規劃,并在此時對你的客戶/供應商的需求做出判斷,明確客戶最迫切的需求。想清楚這些之后。利用MoSCoW重新規劃需求,用剩下來的時間全身心的投入去滿足客戶最關心,最想要看到的需求。并且,你還可以比如在產品的設計上多下些功夫,給客戶展示你們的專業性、產品價值和用心及誠意,讓客戶放心。
六、果斷“棄車保帥”
項目經理相比項目做的盡善盡美,想法是好的,但是在面臨著項目延期的問題時,最不夠用的就是時間,那么,那些“不那么重要的”需求,就可以跟客戶溝通,將其砍掉。一定要事先和客戶溝通好并達成一致,并簽字蓋章為證“。如果客戶不同意砍需求,則需要跟客戶講明,完成全部需求的時間節點會延后,并給出一個明確的延后范圍。
以上都是在項目延期管理中比較常用的補救措施,但在實際的項目管理中,我們并不期望延期的發生或者是希望它少發生。我們更期望的是項目經理在一開始就能制定一個切實可行的、合理的項目計劃,而不是動不動就延期了,或者偏差越來越大,然后想盡各種辦法去補救,這時候項目經理做的更多的是救火的事情了。
合理制定計劃
其實,項目管理是非常考驗項目經理對整個項目過程預測和控制水平的工作。這意味著,任何一個優秀的項目,它的流程都是被設計出來的。設計的方式就是通過前期對需求的分析,制定合理的計劃,對項目成員進行明確的角色和職責劃分。這樣才能保證在項目后續實施的過程中,所有人都能夠按照項目計劃,有序的去開展工作,項目會減少很多不必要的風險,更好的實現項目預期目標。
所以,對項目來說,時間和計劃的管理是非常重要的。任何一個優秀的項目經理,一定是很擅長做計劃的,尤其是能夠把項目的時間計劃做的很合理。只有把項目計劃做的足夠好的時候,才能減少項目出現問題后救火的時間。不管是什么項目,項目經理都是要花費很多時間和心思去做的。
如果在做項目計劃時,沒有花費什么時間,那前面很多沒有考慮的因素,都會在執行項目時變成各種各樣的問題,也意味著項目經理需要用更多的時間去處理這些問題,很可能就會造成項目延期。
所以,優秀的項目經理都會把更多時間花在做計劃上面,來保證項目實施過程是平穩的,這樣更有利于實現項目的目標。